A guide to project portfolio management (PPM)

What is project portfolio management?

Project portfolio management (PPM) ensures that all projects in the portfolio adhere to strategic goals. While project management focuses on nurturing a specific project, PPM takes a holistic view. Every project is subject to review by the PPM team.

As companies grow, they often commit to too many projects. Initiatives pile on each other until employees feel overloaded, and production suffers.

PPM stops this problem. Capacity planning is integral to a PPM expert’s role, and every project across the company enters the calculations.

Key components of project portfolio management

Mature PPM requires at least four elements:

• Portfolio governance: The rules governing your portfolio should address project selection, review, and prioritization. To create these rules, determine your company’s long—and short-term goals.
• Resource management: Careful resource planning maximizes opportunities by allocating help where it’s most effective. Within a PPM framework, resources flow to critical projects.
• Risk management: Identify potential risks by creating a plan that considers important industry factors. For example, the cost of computer chips matters if you run a data center. A price increase could devastate cash flow.
• Performance management: Your team needs to define success for each project and monitor performance. For more in-depth insights, utilize regular status reports or a sophisticated PPM tool such as Jira.

Strategies for effective project portfolio management

An effective PPM project will look different for everyone. Some companies want to reduce their current project load, while others want to launch new ideas continuously. Whatever your ultimate goals are, there are actionable strategies you can implement if you want your company to follow PPM principles.

Align portfolios with business strategy

Project portfolio management becomes more manageable when all projects support the same overarching goals, though the support method may differ. For instance, one project might focus on improving software quality while another looks at reducing customer service response time. Both projects encourage more sales and better reviews.

To see if a project contributes to company goals, identify its objectives and compare them to the guiding rules. It’s also smart to identify success metrics such as increased market share.

Prioritize projects

When selecting projects for the portfolio, consider specific criteria, such as potential risks, costs, potential ROI, success indicators, and the overall goal.

After analyzing available projects, the next step in project planning is prioritization. Determine which projects receive the most resources by examining their strategic value and inherent risks.

A project prioritization matrix can provide more clarity—the grid plots projects against criteria such as cost, time to completion, and revenue potential. A weighted scoring model adds more value to the factors your team cares about the most.

Balance the portfolio

A portfolio stuffed with high-risk, high-reward projects, such as creating new software, could pay off. However, it could also deplete your funds and lead to payroll troubles.

Avoiding risky endeavors might save the company from catastrophe, but this plan also cuts off the disproportionately large rewards. The best portfolios balance riskier projects with more predictable ones.

Running a simulation can help you delve into the nuances of individual project risks.

Continue to monitor and adjust

PPM success hinges on continuous monitoring and adjustment. Goals fluctuate due to competition, technology, and other changes. While the project timeline for your portfolio may be correct, it’s a good idea to remain flexible. New competition could mean that your prioritization matrix needs tweaking.

Conducting a review outlining project goals, costs, and earnings will help you assess whether a specific project needs more or less attention. A project realignment may also be necessary to stay connected to business objectives. Specific project-related metrics like ROI and ad engagement let you track performance over time.

Benefits of project portfolio management

Companies that embrace PPM can experience transformative benefits, from better resource use to increased team cooperation. PPM’s all-encompassing approach keeps every project tied to company ideals, increasing the odds of success.

PPM には次に示すようないくつかのメリットがあります。

リソース利用率の向上

プロジェクトマネージャーが、自分の業務のスコープしか把握していない場合、スプリント計画の際にリソースが過剰に割り当てられる可能性があります。会社内のプロジェクトは限られた同一のリソースプールから引き出されるため、これは避けられない問題です。プログラマーのチームを監督するマネージャーが主に関心を持っているのは、スプリント バックログを完了することです。調査チームへの資金提供や製品開発予算に関する判断は、考慮されていません。

PPM により全体像を把握することができ、最適なリソース配分が可能になります。

意思決定の強化

十分な情報があれば、適切な判断を下しやすくなります。アジャイルワークフローでは、プロジェクトとプロセスに関するデータが継続的に生成されます。PPM 戦略では、そのデータを集約し、インサイトを活用できます。次のステップを判断するために必要な事実を把握できます。

例えば PPM チームは、新しいプロジェクトを開始するためのリソースが企業にあるかどうかを評価できます。収集されたデータから、パフォーマンスの微細な変化を追跡することもできます。

リスク管理

ほとんどの企業はすでにプロジェクトのリスクを監視しています。ポートフォリオレベルのリスク戦略を組み込むことで、回復力を強化できます。現在の製品ラインは不確実なサプライチェーンに依存しているでしょうか。PPM を使用することで、落とし穴を予測し、営業、財務、倉庫の各チームの対応を調整できます。より単純なプロジェクト管理システムの場合、アプローチがより断片的になる可能性があります。

戦略的整合性

PPM により、特定のプロジェクトへの貢献を識別して企業の目標に結び付け、連携の強化を図ることができます。戦略の一部として継続的なレビューが組み込まれているため、プロジェクトが会社の方向性と合致しなくなった場合に、それを把握できます。この厳格で継続的な審査により、ビジネス価値を最大化できます。

PPM のベストプラクティス

PPM 環境の導入と維持には、企業の規模に関わりなく、集中的な取り組みが必要です。ここでは、考慮できるベスト プラクティスをいくつかご紹介します。

• PPM フレームワークを確立する。実装の前に、PPM 戦略を定義します。プロジェクトの選択基準と優先順位付けのメトリックについて考慮しましょう。設定した目標を中心にすべてのプロジェクトの方向性を定めます。
• PPM ツールとソフトウェアを使用する。PPM 機能は、Jira のようなプロジェクト管理プラットフォームの定義的な特徴です。Quickbooks などの標準ビジネスソフトウェアには、多くの場合、PPM ツールが含まれています。これらのソフトウェアツールは、アジャイルポートフォリオを管理していて、多様なプロジェクトのバランスをとる必要がある場合に役立ちます。
• PPM チームを構築する。ポートフォリオマネージャーを活用することで、日常業務を構成できますが、その取り組みを最適化するにはサポートチームが必要です。混乱を避けるため、すべての PPM チームに明確な責任があることを確認しましょう。常に部門横断的なコラボレーションを促進するようにします。チームの多様な視点が PPM の成功要因の 1 つです。
• 効果的なガバナンスを導入する。説明責任の欠如や不明確な指示など、さまざまな理由で企業のプロセスの遵守に問題が生じる場合があります。強固なガバナンスプロトコルを基盤とする PPM は、すべてのプロジェクトが同じガイドラインに従い、企業の目標に沿ったものになるようにサポートして、これらのリスクを排除できます。
• 継続的な改善。PPM のプラクティスは、変化するビジネス目標に合わせて自然に進化していくはずです。これらの変化は、市場圧力の変遷、新しい製品ラインなどにより生じるかもしれません。プロジェクト完了率などの重要な業績指標を定期的に調べることで、ポートフォリオの健全性を測定し、過去のプロジェクトの失敗から教訓を得ることができます。

Jira のプラン機能により、仕事のスケジューリングや依存関係マッピングなどを可能にする、信頼できる単一の情報源を作成できます。これにより、戦略的な PPM を促進できるでしょう。Jira のプラン機能は、Advanced Roadmaps としても知られています。これは、この機能の本来の名称です。

戦略的なプロジェクトポートフォリオ管理で成功を最大化する

PPM は企業を正しい軌道に乗せるのに役立ちます。無駄な支出が含まれていたり、定義された標準から逸脱していたりするプロジェクトは、PPM レビューを通過できません。PPM メソッドを採用することで、最もパフォーマンスに優れたプロジェクトをハイライトして成功を最大化できます。

Jira を使ってプロジェクトポートフォリオを管理することには、さらに多くの利点があります。このソフトウェアは、次のサポートを提供します。

• コンプライアンスと調整。
• 計画を新しいルールに合わせる。
• 業界の変化への対応。
• データを活用して考えられる結果をシミュレートする。

PPM が業務にどのような効果をもたらすか確認してみましょう。Jira プラン機能は無料ですぐにご利用いただけます。