A guide to project portfolio management (PPM)

What is project portfolio management?

Project portfolio management (PPM) ensures that all projects in the portfolio adhere to strategic goals. While project management focuses on nurturing a specific project, PPM takes a holistic view. Every project is subject to review by the PPM team.

As companies grow, they often commit to too many projects. Initiatives pile on each other until employees feel overloaded, and production suffers.

PPM stops this problem. Capacity planning is integral to a PPM expert’s role, and every project across the company enters the calculations.

Key components of project portfolio management

Mature PPM requires at least four elements:

• Portfolio governance: The rules governing your portfolio should address project selection, review, and prioritization. To create these rules, determine your company’s long—and short-term goals.
• Resource management: Careful resource planning maximizes opportunities by allocating help where it’s most effective. Within a PPM framework, resources flow to critical projects.
• Risk management: Identify potential risks by creating a plan that considers important industry factors. For example, the cost of computer chips matters if you run a data center. A price increase could devastate cash flow.
• Performance management: Your team needs to define success for each project and monitor performance. For more in-depth insights, utilize regular status reports or a sophisticated PPM tool such as Jira.

Strategies for effective project portfolio management

An effective PPM project will look different for everyone. Some companies want to reduce their current project load, while others want to launch new ideas continuously. Whatever your ultimate goals are, there are actionable strategies you can implement if you want your company to follow PPM principles.

Align portfolios with business strategy

Project portfolio management becomes more manageable when all projects support the same overarching goals, though the support method may differ. For instance, one project might focus on improving software quality while another looks at reducing customer service response time. Both projects encourage more sales and better reviews.

To see if a project contributes to company goals, identify its objectives and compare them to the guiding rules. It’s also smart to identify success metrics such as increased market share.

Prioritize projects

When selecting projects for the portfolio, consider specific criteria, such as potential risks, costs, potential ROI, success indicators, and the overall goal.

After analyzing available projects, the next step in project planning is prioritization. Determine which projects receive the most resources by examining their strategic value and inherent risks.

A project prioritization matrix can provide more clarity—the grid plots projects against criteria such as cost, time to completion, and revenue potential. A weighted scoring model adds more value to the factors your team cares about the most.

Balance the portfolio

A portfolio stuffed with high-risk, high-reward projects, such as creating new software, could pay off. However, it could also deplete your funds and lead to payroll troubles.

Avoiding risky endeavors might save the company from catastrophe, but this plan also cuts off the disproportionately large rewards. The best portfolios balance riskier projects with more predictable ones.

Running a simulation can help you delve into the nuances of individual project risks.

Continue to monitor and adjust

PPM success hinges on continuous monitoring and adjustment. Goals fluctuate due to competition, technology, and other changes. While the project timeline for your portfolio may be correct, it’s a good idea to remain flexible. New competition could mean that your prioritization matrix needs tweaking.

Conducting a review outlining project goals, costs, and earnings will help you assess whether a specific project needs more or less attention. A project realignment may also be necessary to stay connected to business objectives. Specific project-related metrics like ROI and ad engagement let you track performance over time.

Benefits of project portfolio management

Companies that embrace PPM can experience transformative benefits, from better resource use to increased team cooperation. PPM’s all-encompassing approach keeps every project tied to company ideals, increasing the odds of success.

Voici quelques avantages distincts de la PPM :

Meilleure utilisation des ressources

Un chef de projet qui ne connaît que le périmètre de son travail risque de sur-allouer les ressources lors de la planification du sprint. C'est inévitable, car les projets de l'entreprise proviennent du même pool de ressources limité. Un responsable qui supervise une équipe de programmeurs tient à terminer le backlog de sprint. Financer l'équipe de recherche ou déterminer le budget du développement produit ne fait pas partie de ses calculs.

La PPM donne une vue d'ensemble, permettant ainsi une allocation optimale des ressources.

Amélioration de la prise de décision

Les meilleures décisions se prennent lorsque vous avez toutes les informations. Les workflows Agile génèrent en permanence des données sur vos projets et vos processus. Les stratégies PPM vous permettent d'agréger ces données et d'en tirer parti. Vous avez les informations dont vous avez besoin pour décider des prochaines étapes.

Par exemple, l'équipe PPM peut évaluer si l'entreprise dispose des ressources nécessaires pour lancer de nouveaux projets. Les données collectées vous permettent également de suivre les moindres changements de performance.

Gestion des risques

La plupart des entreprises surveillent déjà les risques liés aux projets. Lorsque vous incorporez une stratégie de risque au niveau du portefeuille, votre résilience s'accroît. Votre gamme de produits dépend-elle d'une chaîne d'approvisionnement incertaine ? La PPM vous permet de prévoir les pièges et de trouver une solution pour les équipes commerciales, finances et entrepôts. Un système de gestion de projet plus simple peut mener à une approche plus fragmentaire.

l'alignement stratégique ;

La PPM identifie les contributions spécifiques à des projets et les associe aux objectifs de l'entreprise afin de mieux les aligner. Comme les revues continues font partie de la stratégie, vous saurez quand les projets ne correspondent plus à la philosophie de l'entreprise. Ce contrôle rigoureux et continu maximise la valeur commerciale.

Les bonnes pratiques en matière de PPM

La mise en place et la gestion d'un environnement PPM demandent des efforts concentrés, quelle que soit la taille de votre entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte :

• Mettre en place un framework PPM. Avant la mise en œuvre, définissez votre stratégie PPM. Pensez aux critères de sélection des projets et aux métriques de priorisation. Orientez tous les projets en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés.
• Utiliser les outils et les logiciels PPM. La fonctionnalité PPM est une caractéristique essentielle des plateformes de gestion de projet telles que Jira. Les logiciels professionnels standard, tels que Quickbooks, incluent souvent des outils PPM. Ces outils logiciels sont utiles si vous gérez un portefeuille Agile et que vous devez trouver un équilibre entre différents projets.
• Constituer une équipe PPM. Un gestionnaire de portefeuille peut influencer les opérations quotidiennes, mais a besoin d'une équipe de support pour optimiser ses efforts. Pour éviter toute confusion, veillez à ce que chaque équipe PPM ait des responsabilités claires. Favorisez toujours la collaboration interfonctionnelle. Les points de vue variés de l'équipe contribuent en partie à l'excellence de la PPM.
• Mettre en œuvre une gouvernance efficace. Le respect des processus de l'entreprise peut être remis en cause pour de nombreuses raisons, notamment le manque de responsabilité et des instructions peu claires. La PPM, renforcée par de solides protocoles de gouvernance, élimine ces risques en veillant à ce que tous les projets suivent les mêmes directives et restent en phase avec les objectifs de l'entreprise.
• Améliorer en continu. Les pratiques PPM devraient naturellement évoluer pour s'adapter aux objectifs changeants de l'entreprise. Des changements peuvent survenir en raison de l'évolution des pressions du marché, de nouvelles gammes de produits, etc. Si vous examinez régulièrement des indicateurs de performance critiques tels que le taux d'achèvement des projets, vous pouvez évaluer l'état de santé du portefeuille et tirer des leçons des erreurs commises dans le passé.

La fonctionnalité Planifications dans Jira facilite la PPM stratégique en créant une source de référence unique qui permet de planifier le travail, de cartographier les dépendances, etc. Vous connaissez peut-être Planifications Jira en tant qu'Advanced Roadmaps, le nom original de la fonctionnalité.

Maximiser le succès grâce à la gestion stratégique de portefeuilles de projets

La PPM aide votre entreprise à rester sur la bonne voie. Les projets qui font perdre de l'argent ou qui s'écartent des normes définies échouent aux évaluations PPM. L'adoption de méthodes PPM contribue à maximiser le succès en mettant en avant les projets les plus performants.

Utiliser Jira pour gérer votre portefeuille de projets présente encore plus d'avantages. Le logiciel vous aide :

• à la conformité et la coordination.
• à l'adaptation de vos planifications aux nouvelles règles.
• à répondre à l'évolution du secteur.
• à l'exploitation des données pour simuler les résultats possibles.

Prêt à découvrir l'effet que la PPM peut avoir sur vos opérations ? Lancez-vous avec Planifications Jira sans plus attendre.