A guide to project portfolio management (PPM)

What is project portfolio management?

Project portfolio management (PPM) ensures that all projects in the portfolio adhere to strategic goals. While project management focuses on nurturing a specific project, PPM takes a holistic view. Every project is subject to review by the PPM team.

As companies grow, they often commit to too many projects. Initiatives pile on each other until employees feel overloaded, and production suffers.

PPM stops this problem. Capacity planning is integral to a PPM expert’s role, and every project across the company enters the calculations.

Key components of project portfolio management

Mature PPM requires at least four elements:

• Portfolio governance: The rules governing your portfolio should address project selection, review, and prioritization. To create these rules, determine your company’s long—and short-term goals.
• Resource management: Careful resource planning maximizes opportunities by allocating help where it’s most effective. Within a PPM framework, resources flow to critical projects.
• Risk management: Identify potential risks by creating a plan that considers important industry factors. For example, the cost of computer chips matters if you run a data center. A price increase could devastate cash flow.
• Performance management: Your team needs to define success for each project and monitor performance. For more in-depth insights, utilize regular status reports or a sophisticated PPM tool such as Jira.

Strategies for effective project portfolio management

An effective PPM project will look different for everyone. Some companies want to reduce their current project load, while others want to launch new ideas continuously. Whatever your ultimate goals are, there are actionable strategies you can implement if you want your company to follow PPM principles.

Align portfolios with business strategy

Project portfolio management becomes more manageable when all projects support the same overarching goals, though the support method may differ. For instance, one project might focus on improving software quality while another looks at reducing customer service response time. Both projects encourage more sales and better reviews.

To see if a project contributes to company goals, identify its objectives and compare them to the guiding rules. It’s also smart to identify success metrics such as increased market share.

Prioritize projects

When selecting projects for the portfolio, consider specific criteria, such as potential risks, costs, potential ROI, success indicators, and the overall goal.

After analyzing available projects, the next step in project planning is prioritization. Determine which projects receive the most resources by examining their strategic value and inherent risks.

A project prioritization matrix can provide more clarity—the grid plots projects against criteria such as cost, time to completion, and revenue potential. A weighted scoring model adds more value to the factors your team cares about the most.

Balance the portfolio

A portfolio stuffed with high-risk, high-reward projects, such as creating new software, could pay off. However, it could also deplete your funds and lead to payroll troubles.

Avoiding risky endeavors might save the company from catastrophe, but this plan also cuts off the disproportionately large rewards. The best portfolios balance riskier projects with more predictable ones.

Running a simulation can help you delve into the nuances of individual project risks.

Continue to monitor and adjust

PPM success hinges on continuous monitoring and adjustment. Goals fluctuate due to competition, technology, and other changes. While the project timeline for your portfolio may be correct, it’s a good idea to remain flexible. New competition could mean that your prioritization matrix needs tweaking.

Conducting a review outlining project goals, costs, and earnings will help you assess whether a specific project needs more or less attention. A project realignment may also be necessary to stay connected to business objectives. Specific project-related metrics like ROI and ad engagement let you track performance over time.

Benefits of project portfolio management

Companies that embrace PPM can experience transformative benefits, from better resource use to increased team cooperation. PPM’s all-encompassing approach keeps every project tied to company ideals, increasing the odds of success.

Dies sind einige klare Vorteile von PPM:

Verbesserte Ressourcennutzung

Wenn ein Projektmanager nur den Umfang seiner eigenen Arbeit kennt, kann es passieren, dass er während der Sprintplanung zu viele Ressourcen zuweist. Das ist unvermeidlich, da Unternehmensprojekte aus demselben begrenzten Ressourcenpool schöpfen. Der Manager eines Programmiererteams möchte das Sprint-Backlog leeren. Dabei sind die Finanzierung des Forschungsteams oder die Festlegung des Produktentwicklungsbudgets nicht Teil seiner Berechnung.

PPM präsentiert das Gesamtbild und ermöglicht eine optimale Ressourcenzuweisung.

Optimierte Entscheidungsfindung

Die besten Entscheidungen werden getroffen, wenn alle Informationen verfügbar sind. Agile Workflows generieren ständig Daten über deine Projekte und Prozesse. PPM-Strategien ermöglichen es dir, diese Daten zu aggregieren und die gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen. Du erhältst die Fakten, die du brauchst, um über die nächsten Schritte zu entscheiden.

Zum Beispiel kann das PPM-Team beurteilen, ob das Unternehmen über die nötigen Ressourcen verfügt, um neue Projekte zu initiieren. Mit den gesammelten Daten kannst du auch kleinste Leistungsveränderungen verfolgen.

Risk management

Die meisten Unternehmen überwachen Projektrisiken bereits. Wenn du eine Risikostrategie auf Portfolioebene einführst, wird die Resilienz deines Unternehmens gestärkt. Ist deine Produktlinie von einer unsicheren Lieferkette abhängig? Mit PPM kannst du die Fallstricke vorhersehen und die Reaktion der Vertriebs-, Finanz- und Lagerteams vorbereiten. Ein einfacheres Projektmanagementsystem führt eher zu Stückwerk.

Strategische Ausrichtung

Mithilfe von PPM kannst du spezifische Projektbeiträge identifizieren und mit den Unternehmenszielen verknüpfen, um sie besser aufeinander abzustimmen. Weil kontinuierliche Überprüfungen Teil der Strategie sind, weißt du sofort, wenn Projekte nicht mehr zum Unternehmensethos passen. Diese strenge und kontinuierliche Überprüfung maximiert den Geschäftswert.

Best Practices für das PPM

Die Einführung und Pflege einer PPM-Umgebung erfordert konzentrierten Einsatz, unabhängig von der Größe deines Unternehmens. Folgende Best Practices sind zu empfehlen:

• Etabliere ein PPM-Framework: Definiere vor der Implementierung deine PPM-Strategie. Denke über Projektauswahlkriterien und Metriken zur Priorisierung nach. Richte alle Projekte an deinen erklärten Zielen aus.
• Nutze PPM-Tools und -Software: Die PPM-Funktionalität ist ein entscheidendes Merkmal von Projektmanagement-Plattformen wie Jira. Standardsoftware für Unternehmen, wie Quickbooks, beinhaltet oft PPM-Tools. Diese Software-Hilfsmittel sind von Vorteil, wenn du ein Agile-Portfolio verwaltest und verschiedene Projekte in Einklang bringen musst.
• Baue ein PPM-Team auf: Ein Portfoliomanager kann die täglichen Abläufe gestalten, benötigt aber ein Team zur Optimierung seiner Bemühungen. Stelle sicher, dass jedes PPM-Team klare Verantwortlichkeiten hat, um Verwirrung zu vermeiden. Fördere stets eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit – die unterschiedlichen Perspektiven des Teams sind Teil eines erfolgreichen PPM.
• Implementiere eine effektive Governance: Die Einhaltung von Unternehmensprozessen kann aus vielen Gründen ins Stocken geraten, unter anderem aufgrund von mangelndem Verantwortungsbewusstsein und unklaren Anweisungen. PPM in Kombination mit soliden Governance-Protokollen beseitigt diese Risiken, indem sichergestellt wird, dass alle Projekte denselben Richtlinien folgen und den Unternehmenszielen entsprechen.
• Kontinuierliche Verbesserung: PPM-Praktiken sollten sich natürlich weiterentwickeln, damit sie weiterhin zu den sich ändernden Geschäftszielen passen. Veränderungen können aufgrund des veränderten Marktdrucks, neuer Produktlinien usw. auftreten. Wenn du regelmäßig wichtige Leistungsindikatoren wie die Abschlussquoten von Projekten überprüfst, kannst du den Zustand des Portfolios beurteilen und aus Fehlern in früheren Projekten lernen.

Die Jira-Funktion "Plans" erleichtert strategisches PPM, indem sie eine zentrale Informationsquelle schafft, die Arbeitsplanung, Zuordnung von Abhängigkeiten und mehr ermöglicht. Du kennst Jira Plans vielleicht noch als Advanced Roadmaps, dem ursprünglichen Namen der Funktion.

Maximaler Erfolg mit strategischem Projektportfoliomanagement

PPM hilft dabei, dein Unternehmen auf Kurs zu halten. Projekte, bei denen Geld verloren geht oder die von definierten Standards abweichen, werden PPM-Überprüfungen nicht bestehen. Die Anwendung von PPM-Methoden hilft, den Erfolg zu maximieren, indem Projekte mit der besten Leistung hervorgehoben werden.

Die Verwendung von Jira zur Verwaltung deines Projektportfolios bietet noch mehr Vorteile. Die Software hilft bei Folgendem:

• Compliance und Koordination
• Anpassung deiner Pläne an neue Regeln
• Reaktionen auf Veränderungen in der Branche
• Nutzung von Daten zur Simulation möglicher Ergebnisse

Möchtest du herausfinden, welche Auswirkungen PPM auf deine Arbeitsvorgänge haben kann? Starte noch heute kostenlos mit Jira Plans durch.