Fournir des produits de qualité plus rapidement et plus fréquemment peut être difficile pour les entreprises proposant de nombreux produits, pour des parties prenantes issues de disciplines interfonctionnelles et pour des dates limites sur lesquels les clients comptent. Un calendrier de projet efficace comprend tout ce qui est nécessaire pour terminer le projet dans les délais impartis, y compris les dates de début et de fin, les étapes importantes, les dépendances et les mises à jour d'état en temps réel. Cela simplifie l'exécution globale du projet et permet d'obtenir de meilleurs résultats.
Ce guide explique les avantages de l'utilisation d'un calendrier de projet, les étapes à suivre pour en créer un et les techniques à suivre pour optimiser la réalisation du projet.
Qu'est-ce qu'un calendrier de projet ?
Un calendrier de projet fournit un état d'avancement clair et actualisé de votre projet, y compris les tâches, les assignations, les dépendances et les étapes importantes. Un logiciel de planification de projets, tels que Jira, aide les équipes à décomposer des blocs de travail complexes en tâches plus petites et plus faciles à gérer, améliorant ainsi la cartographie des dépendances, la planification des ressources et la précision des dates de livraison.
Composantes d'un calendrier de projet
Le calendrier de projet est essentiel au cycle de vie du projet. Il communique efficacement les informations importantes en un coup d'œil, à l'aide d'éléments visuels faciles à comprendre :
- Les chronologies visuelles, comme les diagrammes de Gantt, permettent à tout le monde de rester synchronisé. La chronologie interactive de Jira vous permet d'ajouter des epics, de cartographier les tâches, d'identifier les dépendances et de suivre les versions.
- Les tâches et les étapes importantes détaillent le travail nécessaire pour mener à bien le projet. Regrouper les tâches dans un ordre logique avec des dépendances vous permet de fixer des étapes importantes et de maintenir le projet sur la bonne voie.
- Les durées et les dépendances aident les chefs de projet à estimer les étapes importantes et les dates d'achèvement globales. Le suivi des dépendances peut aider à identifier et à surmonter les goulots d'étranglement au début du cycle de vie du projet.
- Les résumés budgétaires montrent les dépenses effectuées depuis le début du projet par rapport au budget. Lier le résumé du budget au plan du projet aide à gérer les dépenses et permet aux chefs de projet de les ajuster selon les besoins tout au long du calendrier.
- Le suivi des ressources indique les membres de l'équipe affectés à chaque tâche du calendrier, ce qui permet de s'assurer que les ressources sont suffisantes et ne restent pas inutilisées.
- Les liens vers le plan du projet aident les membres de l'équipe à faire référence aux objectifs, au périmètre, au processus et à la méthodologie.
Pourquoi utiliser un calendrier de projet ?
Les calendriers de gestion de projet aident à maintenir le projet sur la bonne voie. Parmi les avantages de l'utilisation d'un calendrier de projet, citons :
- La clarté et l'orientation permettent à l'équipe de se concentrer sur l'objectif et sur la manière dont un résultat positif profite aux clients et à l'entreprise.
- La gestion du temps s'améliore grâce à un travail séquencé et défini, ce qui augmente la production.
- L'allocation des ressources devient plus simple grâce à des tâches plus petites et séquencées qui ne surchargent pas les membres de l'équipe.
- La gestion des risques est plus efficace, car il est plus facile de détecter les obstacles et les tâches en retard à un stade précoce du projet.
Étapes pour créer un calendrier de projet
Comprenez les objectifs du projet avant de créer un calendrier de projet. Votre plan de projet comprend des informations importantes sur le produit que vous construisez et pourquoi. Au cours de ce processus, qui est une valeur fondamentale de la gestion de projet Agile, la collaboration entre les membres de l'équipe permet de s'assurer que tous les travaux sont inclus, d'identifier les dépendances et d'établir des estimations précises. Utilisez cette base pour créer le calendrier de projet en suivant les étapes ci-dessous.
Identifier les tâches et les étapes importantes
Décomposez les gros blocs de travail en tâches plus petites que vous pouvez facilement estimer. Identifiez les dépendances de chaque tâche, ce qui facilitera le séquençage. Regroupez les tâches similaires en étapes importantes, mais soyez prêt à les réorganiser ultérieurement.
Séquence des tâches
Déterminez l'ordre dans lequel les tâches doivent être accomplies. Tenez compte des dépendances. Utilisez des outils de planification de projet pour visualiser le déroulement du projet du début à la fin. Parfois, les équipes travaillent à contre-courant pour séquencer les tâches.
Estimer la durée des tâches
Il peut être difficile d'estimer la durée d'une tâche, mais il est plus facile de la diviser en tâches plus petites. Collaborez en équipe pour vous assurer que vos estimations ne sont ni agressives ni trop libérales. Les membres expérimentés de l'équipe ont généralement une bonne idée de la durée d'une tâche.
Attribuer des tâches aux membres de l'équipe
Affectez les membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. Soyez prêt à déplacer les tâches pour éviter de tout confier à une ou deux personnes. Identifiez les tâches sur lesquelles travailler simultanément plutôt que séquentiellement. Par exemple, réorganisez une tâche autonome sans dépendance qui fait partie de la dernière étape importante si des ressources sont disponibles dans la première étape importante.
Finaliser le calendrier
Avant de finaliser le calendrier et de commencer le travail, soumettez-le au sponsor de projet pour examen. Si le calendrier est plus court, ce processus peut impliquer de réduire le périmètre du projet pour répondre à la demande du marché ou de le diviser en phases supplémentaires.
Après avoir ajusté le planning pour répondre aux besoins de l'entreprise, le projet passe de la planification à l'exécution, et l'équipe se met au travail.
Partager et surveiller
La dernière étape avant le début des travaux consiste à partager le calendrier de projet avec les parties prenantes. Cela permet de s'assurer que tout le monde est d'accord sur le calendrier et sait comment se tenir au courant.
Surveillez en permanence les avancements. Les outils de planification de projets tels que Jira permettent d'identifier facilement les tâches terminées ou en retard. Encouragez l'ensemble de l'équipe à surveiller le calendrier du projet et à signaler rapidement les tickets. Ajuster le calendrier pour les tâches imprévues ou manquées dès qu'elles surviennent permet de faire avancer le projet.
Techniques de planification des projets
Les outils et modèles de planification de projets permettent de diviser les grands projets en tâches faciles à gérer et à suivre. C'est un moyen efficace et efficient de créer et de suivre le calendrier de vos projets.
Jira fournit les éléments de base pour vous aider à mener le projet à bien :
- Les tableaux aident l'équipe de projet à planifier, visualiser et gérer le travail en affichant des cartes individuelles, ou des éléments du travail, que vous pouvez déplacer dans différents domaines du workflow.
- Les tableaux de bord fournissent une vue unique de tous les projets, missions et réalisations afin de suivre efficacement les avancements.
- Les modèles, tels que le modèle de calendrier de projet préconfiguré, fournissent des éléments essentiels pour passer rapidement du plan de projet au calendrier de projet.
Voici quelques techniques pour planifier efficacement les projets.
Graphiques de Gantt
Les chefs de projet utilisent souvent des diagrammes de Gantt parce qu'ils fournissent une représentation visuelle du calendrier du projet. Le graphique indique le début et la fin de chaque tâche, ainsi que ses dépendances, afin d'offrir une vision globale de l'ensemble du projet.
Listes des tâches
Les listes des tâches constituent un moyen simple mais efficace d'identifier tous les travaux nécessaires et d'organiser les activités pour les mener à bien.
Calendriers
Les calendriers permettent de gérer les tâches urgentes et les dates limites, tels que les réunions avec les parties prenantes, les livraisons de matériel prévues et les tests d'acceptation par les utilisateurs. Bien que les calendriers n'incluent pas les affectations et les dépendances des ressources, ils permettent de maintenir les processus de haut niveau sous contrôle.
Créer un calendrier de projet dans Jira
Comprendre les éléments et les techniques d'un calendrier de projet efficace vous aide à faire aboutir vos projets. Tenir les parties prenantes informées, jongler avec de multiples flux de travail et respecter les délais ne doivent pas être des tâches fastidieuses. La fonction de chronologie de Jira aide les équipes à planifier des projets, à définir le travail et à suivre l'avancement, de l'idée à la livraison.
Avec Jira, les membres de l'équipe savent sur quoi ils travaillent, comment cela s'inscrit dans les objectifs de l'entreprise et dans quelle direction va le produit. Vous bénéficiez de la flexibilité nécessaire pour répondre à l'évolution des priorités tout en maintenant les projets sur la bonne voie. Jira a été spécialement conçu pour relever les défis liés aux calendriers des projets, et ce avec succès.
Calendrier de projet : FAQ
Quelle est la différence entre un calendrier de projet et un plan de projet ?
Un plan de projet décrit les objectifs, les politiques, les méthodologies et les procédures du projet. C'est un document général qui sert de base au calendrier du projet. Le plan de projet inclut généralement le périmètre, le coût et le calendrier général.
Le calendrier du projet comprend toutes les étapes importantes et les tâches nécessaires pour mener à bien le projet prévu dans un ordre établi, avec des dépendances et des tâches.
Quels sont les défis les plus courants liés aux calendriers de projet ?
Les défis courants liés aux calendriers de projet incluent l'estimation de la durée des tâches et le séquençage des tâches, de manière à ce que certaines ressources ne soient pas surchargées pendant que d'autres doivent patienter.
Les chronologies visuelles vous permettent de voir le projet dans son ensemble et d'ajuster le calendrier pour optimiser les ressources. Favoriser un environnement d'équipe collaboratif permet d'identifier les dépendances, et tirer parti de l'expérience collective de l'équipe permet d'affiner les estimations.
Comment le calendrier d'un projet contribue-t-il à sa réussite ?
Un calendrier de projet bien élaboré identifie les tâches nécessaires pour mener à bien le projet, facilite le suivi de l'état d'avancement et des étapes importantes et permet aux équipes d'identifier les obstacles le plus tôt possible. Par exemple, si une tâche dépend de la mise en œuvre d'une nouvelle technologie, mais que l'intégration est retardée en raison de problèmes de qualité, vous pouvez voir le risque dès qu'il apparaît. Cela vous permet de prendre des décisions plus rapidement, ce qui augmente vos chances de respecter le calendrier du projet.