Die schnellere und häufigere Bereitstellung von hochwertigen Produkten kann für Unternehmen mit mehreren Produkten, für Stakeholder aus funktionsübergreifenden Disziplinen und für die Einhaltung von Fristen, die Kunden erwarten, eine Herausforderung darstellen. Ein effizienter Projektzeitplan besteht aus allem, was für den Abschluss des Projekts in einem bestimmten Zeitrahmen notwendig ist. Dazu gehören beispielsweise Start- und Enddaten, Meilensteine, Abhängigkeiten und Statusaktualisierungen in Echtzeit. Er vereinfacht die Projektausführung insgesamt und führt zu besseren Projektergebnissen.
In diesem Leitfaden wird beschrieben, welche Vorteile die Verwendung eines Projektzeitplans hat, welche Schritte zur Erstellung eines solchen Zeitplans erforderlich sind und welche Techniken zur Optimierung des Projektabschlusses angewendet werden müssen.
Was ist ein Projektzeitplan?
Ein Projektzeitplan zeigt den aktuellen Status deines Projekts deutlich an und umfasst Tasks, Zuweisungen, Abhängigkeiten und Meilensteine. Software zur Erstellung von Projektzeitplänen wie Jira hilft Teams, komplexe Aufgabenblöcke auf kleinere, einfacher handhabbare Tasks herunterzubrechen und so die Zuordnung von Abhängigkeiten, die Ressourcenplanung und die Genauigkeit der Liefertermine zu verbessern.
Bestandteile eines Projektzeitplans
Der Projektzeitplan ist für den Projektlebenszyklus von entscheidender Bedeutung. Er liefert wichtige Informationen effizient und auf einen Blick mithilfe leicht verständlicher visueller Elemente:
- Visuelle Zeitleisten, wie Gantt-Diagramme, halten alle auf dem Laufenden. Die interaktive Zeitleistenfunktion von Jira ermöglicht es dir, Epics hinzuzufügen, Aufgabenelemente zuzuordnen, Abhängigkeiten zu identifizieren und Releases zu verfolgen.
- Aufgaben und Meilensteine gliedern Aufgaben auf, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Wenn du Tasks in einer logischen Reihenfolge mit Abhängigkeiten gruppierst, kannst du Meilensteine festlegen und das Projekt auf Kurs halten.
- Zeiträume und Abhängigkeiten helfen Projektmanagern dabei, Meilensteine und allgemeine Fertigstellungstermine abzuschätzen. Die Nachverfolgung von Abhängigkeiten kann helfen, Engpässe früh im Projektlebenszyklus zu erkennen und zu umgehen.
- Budgetzusammenfassungen zeigen die bisher angefallenen Projektkosten im Vergleich zum Budget an. Wenn du die Budgetzusammenfassung mit dem Projektplan verknüpfst, kannst du Ausgaben einfacher verwalten. Projektmanager können bei Bedarf Anpassungen innerhalb der Zeitleiste vornehmen.
- Die Ressourcenverfolgung zeigt die jeder Task zugewiesenen Teammitglieder in der Zeitleiste an, sodass du sicher sein kannst, dass die Ressourcen ausreichen und niemand untätig herumsitzen muss.
- Links zum Projektplan helfen den Teammitgliedern dabei, die Ziele, den Umfang, den Prozess und die Methodik im Auge zu behalten.
Warum sollte ich einen Projektzeitplan verwenden?
Zeitpläne für das Projektmanagement helfen dir dabei, das Projekt auf Kurs zu halten. Ein Projektzeitplan bietet unter anderem folgende Vorteile:
- Klarheit und Richtungsvorgaben sorgen dafür, dass das Team den Zweck im Auge behält und zeigen, wie Kunden und das Unternehmen von einem guten Ergebnis profitieren können.
- Das Zeitmanagement wird durch die Sequenzierung und Definition von Aufgaben besser, wodurch auch die Produktion gesteigert wird.
- Die Ressourcenzuweisung wird einfacher mit kleineren, sequenzierten Tasks, die die Teammitglieder nicht überfordern.
- Das Risikomanagement ist effektiver, weil Hindernisse und Task-Verzögerungen im Projekt frühzeitig erkannt werden.
Schritte zur Erstellung eines Projektzeitplans
Setze dich zunächst mit den Projektzielen auseinander, bevor du einen Projektzeitplan erstellst. Dein Projektplan beinhaltet wichtige Informationen darüber, welches Produkt du entwickelst und warum. Während dieses Prozesses hilft dir die Teamzusammenarbeit, ein entscheidendes Element des agilen Projektmanagements, sicherzustellen, dass du alle Aufgaben berücksichtigen, Abhängigkeiten identifizieren und korrekte Einschätzungen vornehmen kannst. Nutze diese Basis, um den Projektzeitplan zu erstellen, indem du die folgenden Schritte befolgst.
Tasks und Meilensteine definieren
Teile große Aufgabenblöcke in kleinere Tasks auf, die du leicht abschätzen kannst. Identifiziere die Abhängigkeiten der einzelnen Tasks, was dir bei der Sequenzierung helfen wird. Fasse ähnliche Tasks zu Meilensteinen zusammen, aber stelle dich darauf ein, dass du sie später neu anordnen musst.
Tasks sequenzieren
Lege die Reihenfolge fest, in der die Tasks erledigt werden. Betrachte die Abhängigkeiten. Verwende Tools zur Erstellung von Projektzeitplänen, um den Projektablauf von Anfang bis Ende zu visualisieren. Manchmal arbeiten Teams in umgekehrter Reihenfolge, um Tasks zu sequenzieren.
Die Dauer für die Bearbeitung von Tasks einschätzen
Manchmal ist es schwierig, die Dauer einer Task zu schätzen. Wenn du Aufgaben jedoch in kleinere Tasks unterteilst, wird es einfacher. Arbeitet als Team zusammen, um sicherzustellen, dass deine Schätzungen weder zu ehrgeizig noch zu großzügig sind. Erfahrene Teammitglieder haben normalerweise eine gute Vorstellung davon, wie lange eine Task dauern wird.
Teammitgliedern Tasks zuweisen
Weise Teammitglieder basierend auf ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit zu. Stelle dich darauf ein, dass Tasks verschoben werden müssen. So vermeidest du, dass nur eine oder zwei Personen die ganze Arbeit machen. Finde heraus, an welchen Tasks gleichzeitig und nicht sequentiell gearbeitet werden kann. Ordne zum Beispiel eine eigenständige Task ohne Abhängigkeiten neu an, die Teil des letzten Meilensteins ist, wenn im ersten Meilenstein Ressourcen verfügbar sind.
Den Zeitplan fertig ausarbeiten
Bevor du den Zeitplan fertigstellst und mit der Arbeit beginnst, reiche den Plan beim Projektsponsor zur Überprüfung ein. Wenn der Zeitleiste kürzer ist, muss für diesen Prozess eventuell der Projektumfang verkleinert werden, um den Marktanforderungen gerecht zu werden, oder das Projekt in weitere Phasen aufzuteilen.
Nachdem die geplanten Aufgaben an die Geschäftsanforderungen angepasst wurden, geht das Projekt von der Planungsphase zur Ausführung über und das Team macht sich an die Arbeit.
Die Stakeholder informieren und den Fortschritt überwachen
Der letzte Schritt vor Arbeitsbeginn besteht darin, die Stakeholder über den Projektzeitplan zu informieren. So stellst du sicher, dass alle mit der Zeitleiste einverstanden sind und wissen, wie sie auf dem Laufenden bleiben können.
Überwache kontinuierlich den Fortschritt. Tools zur Erstellung von Projektzeitplänen wie Jira machen es einfach, abgeschlossene oder verzögerte Tasks zu identifizieren. Ermutige das gesamte Team, den Projektzeitplan zu überwachen und Probleme frühzeitig anzusprechen. Wenn du den Zeitplan für unerwartete oder ausgelassene Tasks anpasst, sofern diese anfallen, läuft das Projekt trotzdem weiter.
Techniken für die Erstellung von Projektzeitplänen
Tools und Vorlagen zur Erstellung von Projektzeitplänen helfen dabei, große Projekte auf überschaubare, nachverfolgbare Tasks herunterzubrechen. Das ist eine effektive und effiziente Methode, deinen Projektzeitplan zu erstellen und zu überwachen.
Jira stellt dir die Bausteine zur Verfügung, die du für den erfolgreichen Abschluss deines Projekts benötigst:
- Boards helfen dem Projektteam dabei, die Aufgaben zu planen, zu visualisieren und zu verwalten, indem einzelne Karten (oder Bestandteile der Aufgaben) angezeigt werden, die du in verschiedene Bereiche des Workflows verschieben kannst.
- Dashboards bieten eine zentrale Ansicht aller Projekte, Aufgaben und erzielten Ergebnisse für eine effiziente Fortschrittsüberwachung.
- Vorlagen, wie die vorkonfigurierte Vorlage für den Projektzeitplan, enthalten wichtige Elemente für die schnelle Überführung des Projektplans in den Projektzeitplan.
Hier sind einige Techniken für eine effiziente Erstellung von Projektzeitplänen.
Gantt-Diagramme
Projektmanager verwenden häufig Gantt-Diagramme, weil die Projektzeitleiste damit visuell dargestellt werden kann. Das Diagramm zeigt, wann eine Task beginnt und endet und die dazugehörigen Abhängigkeiten, und bietet damit einen umfassenden Überblick über das gesamte Projekt.
Task-Listen
Task-Listen bieten eine einfache, aber effektive Möglichkeit, alle notwendigen Aufgaben zu identifizieren und die Aktivitäten zu organisieren, die erledigt werden müssen.
Kalender
Kalender helfen dabei, zeitkritische Tasks und Fristen zu verwalten, wie etwa Meetings mit Stakeholdern, erwartete Materiallieferungen und Nutzerakzeptanztests. Kalender beinhalten zwar keine Ressourcenzuweisungen und Abhängigkeiten, sie helfen aber dabei, übergeordnete Prozesse auf Kurs zu halten.
Erstellung eines Projektzeitplans in Jira
Wenn du die Elemente und Techniken effizienter Projektzeitpläne kennst, kannst du Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen. Stakeholder auf dem Laufenden halten, mehrere Arbeitsabläufe unter einen Hut bringen und Fristen einhalten – all das kann man auch ohne großen Aufwand erreichen. Die Zeitleistenfunktion von Jira hilft Teams dabei, Projekte zu planen, Aufgaben zu definieren und Fortschritte von der ersten Idee bis zum Release nachzuverfolgen.
Mit Jira wissen die Teammitglieder, an welchen Aufgaben sie arbeiten, wie dadurch Geschäftsziele erreicht werden und wohin sich das Produkt entwickelt. Die Lösung bietet ausreichend Flexibilität, um auf sich ändernde Prioritäten reagieren zu können und gleichzeitig die Projekte auf Kurs zu halten. Jira wurde speziell dafür konzipiert, die Herausforderungen von Projektzeitplänen noch erfolgreicher zu bewältigen.
Projektzeitplan: häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Projektzeitplan und einem Projektplan?
Ein Projektplan beschreibt die Projektziele, Richtlinien, Methoden und Verfahren. Es handelt sich dabei um ein übergeordnetes Dokument, das den Projektzeitplan beeinflusst. In der Regel enthält der Projektplan Informationen zum Umfang, zu den Kosten und zur Zeitleiste im Allgemeinen.
Der Projektzeitplan umfasst alle Meilensteine und Tasks, die für die Abwicklung des geplanten Projekts in einer vorgegebenen Reihenfolge nötig sind. Auch alle Abhängigkeiten und Aufträge werden hierbei berücksichtigt.
Welches sind die häufigsten Herausforderungen beim Erstellen des Projektzeitplans?
Zu den häufigsten Herausforderungen beim Erstellen des Projektzeitplans gehören die Schätzung der Dauer von Tasks und die Festlegung der Aufgabenreihenfolge. Damit wird vermieden, dass einige Ressourcen überlastet werden, während andere warten müssen.
Mit visuellen Zeitleisten kannst du das Projekt als Ganzes betrachten und den Zeitplan anpassen, um die Ressourcen zu optimieren. Die Förderung einer auf Zusammenarbeit ausgerichteten Teamumgebung erleichtert es dir, Abhängigkeiten zu erkennen, und die Nutzung der gesamten Teamerfahrung hilft, Schätzungen zu verfeinern.
Wie trägt ein Projektzeitplan zum Projekterfolg bei?
In einem gut ausgearbeiteten Projektzeitplan werden die Tasks identifiziert, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Er erleichtert die Überwachung des Status und der Meilensteine und ermöglicht es den Teams, Hindernisse frühzeitig zu erkennen. Wenn zum Beispiel eine Task von der Einführung einer neuen Technologie abhängt, die Integration aber aufgrund von Qualitätsproblemen verzögert wird, kannst du die ersten Anzeichen für dieses Problem sofort erkennen. Dadurch kannst du schneller Entscheidungen treffen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird.