RACI-Diagramme zur Verbesserung von Product Ownership und Teamzusammenarbeit nutzen

Was ist ein RACI-Diagramm?

Ein RACI-Diagramm beschreibt die Rollen der Teammitglieder in einem bestimmten Projekt: Responsible, Accountable, Consulted, and Informed.

Das RACI-Diagramm ist auch als Verantwortungszuweisungsmatrix (Responsibility Assignment Matrix, RAM) oder Projektzuweisungsmatrix (Project Assignment Matrix, PAM) bekannt. RACI ist eine einfache Tabelle, die in allen Details darlegt, wer in einem Projekt oder einer Kampagne was zu tun hat.

Mithilfe von Projektmanagement-Frameworks wie dem RACI-Modell kannst du einen Workflow erstellen, bei dem jeder von Anfang bis Ende über seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten Bescheid weiß.

Das RACI-Modell

Wann solltest du eine RACI-Matrix verwenden? Keine Angst, es wäre wenig sinnvoll RACI für alltägliche Aufgaben wie das Abrufen von E-Mails oder das Beantworten von Kundenanrufen zu verwenden. Aber wenn ein Projekt Unterstützung seitens der Stakeholder und das Potenzial für langfristige Auswirkungen hat, wie die Verbesserung einer App-UI oder die Einführung eines neuen Produkts, kann dich ein RACI-Diagramm von Anfang an auf Kurs halten.

Betrachten wir die vier Rollen der RACI-Matrix: Responsible, Accountable, Consulted und Informed.

The benefits of RACI charts

RACI charts offer many benefits to businesses, including:

• Enhanced clarity in roles and responsibilities: RACI charts clarify roles by identifying who is responsible, accountable, consulted, and informed for each task, minimizing confusion and overlap.
• Centralized communication: RACI charts are a central hub for role-related information and streamlining communication.
• Increased accountability: RACI charts clarify accountability by assigning a specific party for each task and subtask.
• Better project planning and management: Clear roles and responsibilities help create realistic timelines and allocate resources effectively. Knowing who is responsible for each project part allows managers to address potential bottlenecks proactively.

The limitations of RACI charts

While RACI charts offer many benefits, they do have some limitations. 

• Teams may rely too much on them, neglecting other crucial communication and project management aspects.
• RACI charts clarify task involvement but don't offer guidance on performing tasks, resulting in inconsistencies caused by varied interpretations of responsibilities.
• RACI charts outline responsibilities but don't account for the dynamic nature of projects.

To address these limitations, you should use RACI charts with other agile practices, such as daily standups, retrospectives, and continuous improvement. You can supplement them with detailed process documentation or RACI templates for specific project phases or deliverables.

Ein RACI-Diagramm erstellen

Jetzt, wo du weißt, was ein RACI-Diagramm ist und wofür es verwendet wird, lass uns gemeinsam eines erstellen. Nehmen wir an, bei unserem Projekt geht es um die Erstellung einer Webseite für eine neue Servicelinie. Wer ist bis Projektabschluss für welche Tasks zuständig?

Schritt 1: Tasks und Workload identifizieren

Was muss auf dem Weg zum Projektziel erledigt werden? Hier einige wichtige Tasks in einem Projekt wie zum Beispiel dem Start einer neuen Website:

• Wireframe für Homepage entwerfen
• Grafikdesign und Animationen erstellen
• SEO-Suchbegriffe ermitteln
• Domain und Server einrichten
• Text für Homepage verfassen

Im Rahmen dieser Haupt-Tasks sind vielleicht kleinere Sub-Tasks zu erledigen, beispielsweise das Genehmigen von Wireframes oder das Einrichten von Abrechnungsinformationen für den Domain-Host. Identifiziere diese Sub-Tasks zusammen mit deinem Team, damit nichts Unvorhergesehenes euren Workflow beeinträchtigt und die Fertigstellung verzögert.

Schritt 2: Rollen identifizieren

Deine Grafikdesigner sind nicht für das Recherchieren von SEO-Suchbegriffen zuständig und die Texter werden nicht deinen Domain-Host einrichten. Setze dich mit deinem Team zusammen, damit ihr gemeinsam diese Rollen identifizieren könnt. Die Grafikdesign-Task und die zugehörigen Sub-Tasks könnten beispielsweise wie folgt aussehen:

Grafikdesign und Animationen erstellen: Ariel

• Hero-Bild für Website erstellen: Natalie
• Hero-Bild für Website überprüfen und genehmigen: Tessa
• Hero-Bild animieren und in MP4-Datei konvertieren: Anji
• Fertiges Hero-Bild im Wireframe platzieren: Ariel

Bei diesen Sub-Tasks sind Natalie und Anji für einzelne Tasks zuständig, die zum Ziel der Erstellung des Designs und der Animationen beitragen. Tessa wird konsultiert, um das anfängliche Bild zu überprüfen und zu genehmigen und sicherzustellen, dass es den Markenrichtlinien entspricht. Ariel ist verantwortlich für die Arbeit der anderen drei und stellt sicher, dass das Endprodukt im Wireframe bereitgestellt wird.

Step 3: Build your chart

With a clear understanding of each person's responsibilities, you can organize these tasks and roles into a chart to properly communicate with the team and track your progress.

Schritt 4: Diagramm analysieren und Lücken ermitteln

Halte eine Arbeitssitzung mit deinem Team ab, um alle Lücken oder Überschneidungen innerhalb des Diagramms zu identifizieren – sowohl um Doppelarbeit zu vermeiden als auch um Hindernisse zu erkennen, bevor sie dich ausbremsen. Befolge allgemeine Richtlinien für das RACI-Modell, beispielsweise um Lücken und Überschneidungen zu ermitteln oder das Verhältnis zwischen den zugewiesenen Personen zu analysieren.

Du wirst sehen, dass es im Diagramm einige Überschneidungen und Abhängigkeiten gibt. Zum Beispiel muss Jenna, die SEO-Managerin, die SEO-Suchbegriffe für die Homepage identifizieren, bevor Edwin mit dem Texten beginnen kann. Für Edwins Task wird also Jenna konsultiert, aber Jenna ist für ihre eigene Task zuständig.

Du wirst auch feststellen, dass pro Task nur eine verantwortliche Person vorhanden ist. Stell dir diese Person als "Projektleitung" auf Task-Ebene vor, die das Boot steuert – es soll nicht mehrere Kapitäne gleichzeitig geben.

Du solltest auch Möglichkeiten finden, die Anzahl der zuständigen und der konsultierten Personen zu begrenzen. Wenn du zu viele Rs (Zuständige) hast, ist vielleicht nicht klar, wer genau was erledigen soll. Dann bleiben Tasks auf der Strecke, weil sich niemand zuständig fühlt.

Zu viele Cs (Konsultierte) bedeutet, dass zu viele Personen möglicherweise widersprüchliche Meinungen und Informationen liefern. Achte darauf, dass deine Zuständigen eine klare Vorgabe erhalten, die sie bei ihrer Arbeit leitet.

Wenn nicht genügend Is (Informierte) vorhanden sind, deutet dies darauf hin, dass innerhalb deiner Organisation zu wenig Kommunikation nach oben stattfindet oder es an Transparenz mangelt. Sorge dafür, dass das Management und deine Stakeholder das Projekt voll und ganz unterstützen und verstehen, damit es ohne Zwischenfälle genehmigt und umgesetzt werden kann.

So verwendest du ein RACI-Diagramm in Confluence

Nachdem du nun die grundlegenden Best Practices zur Verwendung eines RACI-Diagramms kennst, ist es an der Zeit, eines mit Confluence zu erstellen. Durch eine RACI-Matrix in deinen Confluence-Dokumenten verbesserst du die Projektkommunikation und die Verantwortlichkeit.

So fügst du eine RACI-Matrix in Confluence hinzu:

1. Klicke in der Symbolleiste oben auf "Einfügen", und wähle aus dem Drop-down-Menü die Option "Tabelle" aus.
2. Wähle im Dialogfeld "Tabelle" die Anzahl der Zeilen und Spalten aus, die du für dein RACI-Diagramm benötigst. Wenn du zum Beispiel ein RACI-Diagramm für ein Projekt mit vier Tasks erstellen möchtest, kannst du eine Tabelle mit fünf Zeilen und fünf Spalten erstellen.
3. Die erste Zeile sollte die Überschriften für das RACI-Diagramm enthalten. Du kannst die folgenden Überschriften verwenden: Task, Zuständig, Verantwortlich, Konsultiert und Informiert.
4. Beginne, die entsprechenden Informationen in der Tabelle einzutragen. Fülle für jede Task oder jede Aktivität das entsprechende Feld mit dem entsprechenden RACI-Code für das jeweilige Teammitglied aus.
   1. Profitipp: Verwende Farben oder Symbole, um das Diagramm besser lesbar zu machen. Du kannst zum Beispiel Grün für Zuständige verwenden, Gelb für Konsultierte, Blau für Informierte und Rot für Verantwortliche.

Du kannst diese Tabelle dann auf jeder relevanten Confluence-Seite für Projekte verwenden, von Projektaufträgen über Agenden für das Meeting zum Projektstart bis hin zum Hinzufügen der Seite als Trello-Karte oder innerhalb eines Jira-Vorgangs. Dies hilft deinen Teammitgliedern, ihre Rollen und Zuständigkeiten unabhängig vom verwendeten Atlassian-Tool zu verstehen. Wenn du die Kommunikation und Verantwortlichkeit förderst, steigerst du damit die Teamleistung und trägst zu erfolgreichen Ergebnissen bei.

Erweiterte RACI-Techniken in Confluence

Dein RACI-Modell kann sich im Verlauf deines Projekts ändern und erweitern. Daher ist es wichtig, dass du dein Diagramm auf dem neuesten Stand hältst. Hier einige Best Practices im Detail:

Regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Überprüfe und aktualisiere deine RACI-Diagramme regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Stand des Projekts genau wiedergeben. Vergewissere dich, dass die Rollen aktuell sind, Tasks als abgeschlossen markiert wurden und Abhängigkeiten gekennzeichnet sind. Verwende Confluence, um einen Zeitplan für die Überprüfung und Aktualisierung des Diagramms aufzustellen, und beauftrage ein zuständiges Teammitglied mit der Überwachung des Prozesses.

Teammitglieder in den Prozess einbeziehen

Kennzeichne alle Teammitglieder, die am Projekt beteiligt sind, wenn du das Diagramm aktualisierst. Auf diese Weise sind sich alle der Änderungen bewusst und können sich vergewissern, dass sie ihre Rollen und Zuständigkeiten kennen. Verwende Kommentare in Confluence oder Direktnachrichten, um den Teammitgliedern Aktualisierungen und Änderungen asynchron mitzuteilen.

Änderungen an Dokumenten

Wann immer Änderungen am RACI-Diagramm vorgenommen werden, sollten sie in Confluence dokumentiert werden. Halte beispielsweise fest, wann die Änderung von wem aus welchem Grund vorgenommen wurde. Diese Dokumentation kann dazu beitragen, dass alle über Änderungen informiert sind und die Gründe dahinter verstehen.

Die konsultierte Person stellt dir alle benötigten Informationen zur Verfügung und gewährt dir Zugriff, damit du mit der Task fortfahren kannst. Je nach Task und Komplexität können bis zu drei konsultierte Personen vorhanden sein. Finde frühzeitig heraus, wer diese Personen sind, damit du sie in das Projekt und den Workflow einbeziehen kannst.

Hohe Benutzerfreundlichkeit

Das RACI-Diagramm sollte übersichtlich und nachvollziehbar sein. In Confluence kannst du visuelle Hilfsmittel wie Farben oder Symbole verwenden, um das Diagramm leichter verständlich zu gestalten. Außerdem sollte das Diagramm kurz gehalten und auf die wichtigsten Tasks und Zuständigkeiten beschränkt sein. Zur besseren Projektverfolgung können Sub-Tasks in Trello oder Jira zugeordnet werden.

Konsistenz sicherstellen

Jetzt solltest du sicherstellen, dass deine Diagramme und Tasks konsistent sind. Lege klare Richtlinien zur Verwendung des Diagramms fest und vergewissere dich, dass alle Teammitglieder diese Richtlinien kennen. Zusätzlich kannst du Marketplace-Add-ons, Vorlagen oder Makros in Confluence nutzen, um das Diagramm über verschiedene Projekte oder Teams hinweg konsistent zu halten.

An die Arbeit

Wenn dein Diagramm fertig ist, kannst du endlich mit der Umsetzung des Projekts beginnen. Sei versichert, dass sich deine Task-Liste einfacher abarbeiten lässt, wenn die richtigen Rollen und Erwartungen gegeben sind. Achte darauf, dass auch die Kommunikation reibungslos läuft. Verwende Confluence in Kombination mit deinen bevorzugten Kommunikations-Apps, um alle über den Status der Tasks, Abhängigkeiten und mögliche Blocker auf dem Laufenden zu halten. Denke immer daran: Nicht jeder Prozess ist von Anfang an perfekt. Arbeite und iteriere einfach weiter, bis du den Workflow findest, der für dein Team am besten funktioniert. Viel Erfolg dabei!