Dein Weg zum erfolgreichen Remote-Produktmanagement

Dieses Jahr war, gelinde gesagt, eine Herausforderung. Angesichts der globalen Pandemie hat Atlassian entschieden, alle Mitarbeiter weltweit bis Ende 2020 vollständig von zu Hause arbeiten zu lassen. Vor Kurzem hat Atlassian die "TEAM Anywhere"-Initiative angekündigt, die es unseren Mitarbeitern ermöglicht, letztlich selbst zu wählen, wo sie arbeiten – zu Hause, im Büro oder beides im Wechsel. Es ist ein großer Unterschied, ob Mitarbeiter eigenständig und allein im Homeoffice arbeiten oder ob sie als Team remote zusammenarbeiten sollen.

Als angekündigt wurde, dass die gesamte Belegschaft auf Homeoffice umsteigen soll, war ich gerade dabei, eine Dreijahres-Geschäftsstrategie mit Zielen für die Ausrichtung des gesamten Unternehmens zu entwickeln. Die angestrebten Ziele blieben gleich, aber ich musste neu überlegen, wie sie erreicht werden können. Unser Produktmanagementteam wechselte zu neuen Arbeitsweisen und zur Remote-Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden. Das Produktmanagement erfordert zwar eine enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern und Mitarbeitern, aber es ist durchaus möglich, neue Praktiken der Zusammenarbeit einzuführen und den Erfolg von Remote-Produktmanagern zu fördern.

Uns wurde schnell klar, dass wir nicht einfach so weiterarbeiten konnten wie bisher. Im Homeoffice gibt es eine Vielzahl von Ablenkungen und Herausforderungen. Kinder, Ehepartner, Mitbewohner und/oder Haustiere können bei der Arbeit und bei Meetings stören. Während einer Präsentation, die ich per Videokonferenz hielt, schlich sich beispielsweise mein Hund von hinten an mich heran und legte mir ein Spielzeug auf den Kopf.

Wir bei Atlassian sind überzeugt, dass der Kunde mit Mittelpunkt stehen muss, wenn wir großartige Produkte erstellen möchten. Normalerweise verbringen Produktmanager viel Zeit im persönlichen Kontakt mit dem Kunden, um eine Beziehung aufzubauen, das Arbeitsumfeld des Kunden kennenzulernen und zu verstehen, wie ein Produkt die Anforderungen des Kunden am besten erfüllen kann. Unsere Remote-Produktmanager dagegen müssen über Videokonferenzen statt auf persönlichem Wege kommunizieren, zusammenarbeiten und Beziehungen aufbauen.

Obwohl Zoom viel dazu beigetragen hat, dass wir das Gefühl haben, mit jemandem in unserer Nähe zu interagieren, sind die visuellen Signale bei Zoom völlig anders. Im persönlichen Gespräch lassen die meisten Menschen beim Reden ihren Blick schweifen. Sie sind zwar fokussiert, aber es entsteht kein intensiver Blickkontakt. Bei Zoom dagegen ist die Kamera immer auf das Gesicht gerichtet. Jede Pause könnte von jemandem als Signal gedeutet werden, dass er jetzt sprechen kann.

Zudem ist es schwierig, die Meeting-Inhalte im Kopf zu trennen, wenn sich im Verlauf eines Arbeitstags Meeting an Meeting reiht und die übliche kurze Pause zum Sortieren der Gedanken fehlt, die sich sonst beim Raumwechsel ergibt. Videopräsentationen bergen ganz eigene Herausforderungen, wenn der Präsentierende keine persönlichen Rückmeldungen erhält. Wir haben für diese Gelegenheiten tatsächlich ein Zoom-Add-on für Applaus heruntergeladen.

Ich persönlich habe festgestellt, dass klare Grenzen wichtig sind, wenn ich im Homeoffice arbeite. Ich habe eine Confluence-Seite erstellt, auf der klar angegeben ist, wann ich arbeite, wann ich verfügbar bin (und in welcher Zeitzone) und wie meine Prioritäten für die Woche lauten. Slack ist zwar ein nützliches Tool für die Remote-Arbeit, kann aber auch vom fokussierten Arbeiten ablenken. Deshalb gebe ich an, dass ich montags weder Slack noch meine E-Mails öffne.

Wie mein Kollege Dan Radigan anmerkt, können wir die Kommunikationsherausforderungen der Remote-Arbeit überwinden, indem wir besonders viel kommunizieren. Wenn eine Entscheidung getroffen wird, muss jedes Teammitglied die Entscheidung und idealerweise auch die Begründung dafür verstehen. Dies ist mit einem Content-Management-System wie einem Wiki zu erreichen, in dem die Teammitglieder leicht nach Neuigkeiten für das gesamte Team suchen können. Bei Aktualisierungen können Benachrichtigungen über den Gruppenchat in Slack versendet werden.

Das Produktmanagement erfordert einen engen Kontakt mit den Kunden und ist besonders bei der Remote-Arbeit wichtig. Schon vor COVID-19 wurde ein Großteil der Marktforschungsarbeit, die wir bei Atlassian leisten, aus der Ferne durchgeführt. Mithilfe von Zoom können unsere Kunden ihre Arbeitsbereiche freigeben und zeigen, wie sie tatsächlich arbeiten.

Da wir derzeit vollständig remote arbeiten, haben wir darüber nachgedacht, wie wir Teammitglieder für die Remote-Produktforschung auswählen. Während es für uns eine fantastische Teamerfahrung ist, einer solchen Sitzung zuzusehen, kann es für den Kunden einschüchternd sein, wenn viele Teammitglieder daran teilnehmen. Daher beschränken wir nun bei jedem Anruf die Anzahl der Beobachter und Teilnehmer aus unserem Team. Wer beim Anruf nicht dabei war, kann oft nachträglich an einer "Watch Party" teilnehmen. Dort hat das ganze Team die Möglichkeit, das Video zu sehen und zu besprechen. Wir nutzen Tools wie Trello und Mural, um unsere Erkenntnisse aus diesen Sitzungen festzuhalten. Das ist für die gemeinsame Remote-Analyse hilfreich.

Es ist wichtig, eine klare Produktvision zu haben – dargestellt in einer Dokumentation, die prägnant, klar, überzeugend und visuell ansprechend ist (mit Diagrammen, Schaubildern usw.). Ein Produktmanager sollte eine Präsentation halten, in der er den Produktwert, die Produktelemente, die Erwartungen und einen klaren Weg zum Erfolg deutlich artikuliert. So sind weniger und kürzere Meetings erforderlich.

Während einer Präsentation verfolgen wir den Chat genau und reagieren auf Diskussionen oder Fragen. So erhalten wir einen Eindruck der Reaktion der Teilnehmer und fördern die Interaktivität von Zoom-Präsentationen. Wir teilen jetzt auch intern Präsentationen mit Q&A-Seiten, die sich unsere Teammitglieder zu einem für sie günstigen Zeitpunkt ansehen können. So haben sie die Möglichkeit, Feedback abzugeben oder Klarheit zu erhalten.

Jeden Freitag trifft sich das gesamte Produktmarketingteam in einer Videokonferenz und teilt Erfolge, Herausforderungen, Bedenken und mehr mit. Wir halten auch jede Woche ein Produktmarketing-Meeting ab, bei dem Mitarbeiter mit Kundenkontakt zusammenkommen, darunter auch Vertreter des Supportteams und des Technical Account Manager-Teams. Bei diesem Treffen nennt jeder die fünf Punkte, die den Kunden am wichtigsten sind. So erhalten wir schnell einen genauen Überblick über die Arbeit der einzelnen Teams und können auch erkennen, ob sich bestimmte Muster über mehrere Bereiche erstrecken.

Wir dokumentieren rigoros, welche Teammitglieder für welche Abhängigkeiten zuständig sind. Statt diese Abhängigkeiten in einem Meeting zu ermitteln, dokumentieren wir sie schon vorab und sprechen erst dann in einem Meeting darüber. So können wir bei Meetings Zeit sparen.

Wir sind auch sehr streng, wenn es darum geht, für die einzelnen Mitarbeiter und für unsere Teams die richtigen Ziele zu setzen. Bei unseren Town Hall-Meetings benennen wir zunächst die Mission des Teams, die Ziele des Unternehmens und unsere Fortschritte auf dem Weg zu jedem Ziel. Ein gemeinsames Verständnis der Ziele trägt zur einheitlichen Ausrichtung der Zusammenarbeit bei, auch wenn wir nicht alle zusammenkommen können und uns nicht zufällig im Büro über den Weg laufen.

Glücklicherweise entwickelt Atlassian Tools, die die Zusammenarbeit in Teams optimieren. In dieser Hinsicht waren wir also gut gerüstet, um den plötzlichen Wechsel unserer gesamten Belegschaft ins Homeoffice zu bewältigen. Wir nutzen jetzt eine Mischung aus unseren eigenen Tools und Tools von Drittanbietern. Folgende Tools sind bei uns derzeit in Gebrauch:

Zoom hat als eines der derzeit besten Videokonferenztools weltweit viel zur Vernetzung beigetragen. Es eignet sich hervorragend für Einzelgespräche, Kundenanrufe, Breakout-Sessions, Teambesprechungen usw. Ich empfehle einen Timer für Zoom-Meetings, damit sie nicht zu lange dauern.

Wenn wir Antworten auf einfache Fragen benötigen, ist Slack der richtige Weg. Da wir in Slack Channels erstellen können, finden Teams dort auch die passende Umgebung, um sich auszutauschen und Brainstormings durchzuführen. Viele von uns installieren Giphy, um die Kommunikation unterhaltsamer und persönlicher zu gestalten. Dies kann auch die Empathie und das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team stärken. So gab es schon Mitglieder unseres Teams, die Songs oder ganze Playlists gepostet haben, die ihre Stimmung an einem bestimmten Tag widerspiegelten. Wir haben auch eine Integration auf der Basis von Slack erstellt, über die eine Umfrage an die Teammitglieder gesendet wurde, um zu ermitteln, ob sie den Zweck des Teams, die Ziele, Werte usw. verstanden haben.

Die Mitarbeiter von heute benötigen intuitive und zuverlässige Online-Tools, um Inhalte zu teilen, daran zusammenzuarbeiten und sie zu überprüfen. Das ist für Remote-Teams besonders wichtig, Wir arbeiten mit folgenden Tools:

Google Drive und Docs dienen als zentrale Informationsquelle zum Teilen von Inhalten. Wir nutzen sie, um Dokumente zu erstellen, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Alle Teammitglieder können problemlos auf die Inhalte zugreifen, Kommentare abgeben und Dateien überprüfen.

Ohne zu voreingenommen klingen zu wollen, glaube ich, dass Confluence eine der besten Apps für die Zusammenarbeit ist. Remote-Teams können damit bestimmte Details von Projekten überwachen und aktualisieren. Die Mitglieder unseres Produktteams können Produkt-Roadmaps in Confluence-Seiten einbetten, Links zu ergänzenden Dokumenten (z. B. Jira-Tickets) einfügen und vieles mehr. So bleiben alle bei Produktstrategien und beim Fortschritt auf dem Laufenden.

Confluence ist eine sehr gute zentrale Anlaufstelle für Entscheidungen. Bei Remote-Arbeit ist dies besonders wichtig, da auch außerhalb der Arbeitszeiten bestimmter Mitarbeiter Entscheidungen getroffen werden. Mit Confluence sind wir immer auf dem neuesten Stand und können bei Bedarf schnell Feedback geben. Es funktioniert auch als Wiki für unsere Teams. Wir haben zum Beispiel eine Seite für gängige Fragen erstellt, die immer wieder auftauchten. Wir haben auch Confluence-Vorlagen für Team-Retrospektiven erstellt, die wir dem gesamten Team zur Verfügung stellen.