リソース プランニングでプロジェクトを円滑に実行するには
ストレス、ボトルネック、矛盾を避けるための秘訣
リソース プランニングとは、プロジェクトを完了するために必要なリソース (人材、ソフトウェア、機器、予算など) を決定して、最大限に効率化するためにそれらを割り当てるプロセスです。
チームが、その場でのブレーンストーミング セッションを希望しています。ノート パソコンを抱えて、オフィスの大きな会議室に向かいます。おっと! すでに会議が始まっているようです。
ホールを下ってより小さなスペースに向かいます。そこにもチームが待機しています。彼らは何時間もそこにいたのでしょうか?実際は、移動してきたようです。
それはいいとしましょう。チーム全員が休憩室のテーブルまでゆっくり歩いていきますが、あまりに多くの人が昼食を温めたり、コーヒーをすすったりしています。オフィスを隅々まで回る観光ツアーは続きます。
それがよくある奮闘のように聞こえるなら (賭けてもいいですが、そうです)、それに応じてリソースが計画して管理されていないとどうなるかすでに経験済みです。良くてイライラ。最悪なら? プロジェクトを完全に狂わせかねません。
リソース プランニング プロセス: 必要なときに必要なものを入手する方法
未来は予測できません。このため、リソース プランニングは少し大変になります。プロジェクトに必要なあらゆるものをどのように知ることができるのでしょうか?
そのための方法を、簡単な数式にまとめてあります。リソースを効果的に計画して管理できますので、是非ご使用ください。空の会議スペースを求める実りのない探求は、ここで終わりです。
ステップ 1: 必要なリソースを正確に特定する
プロジェクトを完了するために必要なあらゆるものを揃えたリストの作成から始めます。特に巨大な部門横断型プロジェクトでは、これは大変な場合があります。メモ帳とペンを掴み、明らかに必要なリソースを書き出すことから始めましょう。
簡単なものは外して、プロジェクトのさまざまな段階やセクションについて考えてみてください。たとえば、作成中のウェビナーはコンテンツの概要から始まります。つまり、コンテンツ チームのメンバーと主題のパートナーが必要です。プロジェクトのフェーズを進んでいき、その時点で必要なリソースを書き留めます。
見逃したものがないか心配ですか? 幾人か他のチーム メンバーにリストを確認してもらいます。特に以前に同様のプロジェクトを完了していれば、見過ごしたリソースを列記できるでしょう。
十分なリストが完成したら前述のカテゴリ (人、ソフトウェア、機器、予算) にグループ化することによって、混沌とした状態を秩序立てていきます。
ステップ 2: 入手できるリソースを理解する
必要なものをすべて揃えた洗濯物リストがあります。さて、この質問に回答しなければなりません。何をすでに持っていますか?
超簡単にするつもりですので、2 種類の蛍光ペンのキャップを外してください。すでにアクセス可能なものには緑色、取得する必要があるものにはピンク色を使用しましょう。
緑のリソースから始めます。リストを綿密に確認して、すでに持っているリソースをハイライトします。完了時にウェビナーをホストするように、ビデオ会議ソフトウェアのサブスクリプションを持っているかもしれません。緑色にします。
次は? 持ってないリソースをピンクの蛍光ペンで取り出します。プレゼンテーション スライドを作成するグラフィック デザイナーはいません。
リストのすべての項目緑色かピンク色になるまで繰り返します。
ステップ 3: 必要なリソースを集める
ピンク色のリソースを詳しく見てみましょう。これらはプロジェクトに必要ですが、まだアクセスできません。
最もまとまりのないチームでもリソースを引き込む必要があるため、そのリソースを実際に体験する方法を理解するチャンスです。
ウェビナー スライドを作成する社内のグラフィック デザイナーがいないことはご存じでしょう。その仕事を代理店やフリーランサーに外部委託しますか?Canva のような無料のツールを使って最善を尽くしますか? これらのニーズそれぞれに記入する方法について具体的な情報を得て、リストに解決策を書き出します。
ステップ 4: リソースの依存関係をまとめる
緑色のリソースに注意を向ける時間です。犯しやすい最大の誤りの 1 つは、「いや、持っているからもう大丈夫」と考えることです。
頑張ってプロジェクトを進めているのはあなただけではありません。リソースの有無を超えて、それらの可用性を理解する必要があります。これは、リソースを現実的にプロジェクトに割り当てるのに役立ちます。
リソースの可用性は必ずしも明らかではありません。それらを把握するには、次のことを行う必要があります。
- 未来のキャパシティを把握するために、必要なチーム メンバーと会話しましょう (コンテンツ チームが来月までウェビナーの概要をまとめられないなど)。
- 同じリソースを使用する他の部門と連絡して、すでにリソースを申請しているかどうか、またいつ申請したかを把握します (今月は営業チームが情報ビデオのためにビデオ会議ソフトウェアを使用しているが、次にあなたがそのソフトウェアを使用できる、など)。
- プロジェクトのスコープを把握して将来のリソースのニーズを予測すると、バッファに構築できます (プロジェクトの最後の最後にウェビナーのランディング ページを作成するためにウェブ開発チームが必要だが、今すぐスケジュールを進めなければならないなど)。
何かをマスターするのと同じように、多少の実験と試行錯誤は付きものです。しかしリソースを計画しようとしたという事実でも、あなたとあなたのプロジェクトの障害が少なくなることを意味します。
ステップ 5: プロジェクト計画を作成する
全体像とすべての情報が得られたら、リソースへの現実的なアクセスに関するプロジェクト計画を作成できます。最適なプロジェクト計画は、リソースを既存の計画に絞り込もうとするのではなく、リソースを中心に作成することを覚えておいてください。
パズルのピースを動かす必要があります。ビデオ会議ソフトウェアが来月まで利用できないことがわかっている場合は、それまで (早い段階で) 実際にウェビナーをホストできないことがわかります。
プロジェクト計画の手順を綿密に計画しながら、各手順の下にその部分で必要なリソースをリストします。また、他のユーザーがあなたの後にそのリソースを使用する計画を立てられるように、そのリソースをいつ使い終わるかを指定しておくと便利です。
ソフトウェアはリソース プランニングにどう役立つか
上記のリソース プランニングへの、結構な手作業によるアプローチの概要を説明しました。うまくいきますから安心してください。
しかし、リソースの特定、割り当て、最大化となると、必ずしもあなたや蛍光ペンである必要はありません。ソフトウェアは次のことに役立ちます。
- 組織全体でプロジェクトを視覚化する
- リソース間の重複を特定する
- プロジェクト計画とリソース要件をリアルタイムに調整する
- チーム メンバーのワークロードと帯域幅を管理する
- データとレポートにアクセスして、今後のプロジェクト計画とリソース要件を形作る
スプレッドシート、ソフトウェア、信頼できるメモ帳のいずれを選ぶかは、あなた次第です。しかし、リソース プランニング ソフトウェアは多くの利点を提供する (そして、煩わしいわかりにくさを減らせる) ことにご留意ください。
