Résumé : une rétrospective est un moment où votre équipe réfléchit sur le passé pour améliorer l'avenir. Entre les équipes techniques et non techniques, vous pouvez faire des rétrospectives sur à peu près n'importe quoi !
Pourquoi exécuter une rétrospective ?
La rétrospective Agile est née en 2001, en deux coups de cuillère à pot. Le dernier des 12 principes du développement Agile est le suivant :
« À intervalles réguliers, l'équipe réfléchit à la manière de gagner en efficacité, puis règle et modifie son comportement en conséquence. »
Le manifeste Agile le montre clairement : afin d'incarner au mieux les valeurs Agile, les équipes doivent se rencontrer régulièrement pour faire le point et ajuster le tir. Le plus souvent, les équipes de développement appliquent ce principe en organisant des réunions de rétrospective régulières. Ceci dit, bien que la majeure partie de cette page traite de ces réunions, d'autres types de rétrospectives existent.
Plus récemment, le concept de rétrospectives a dépassé le cadre des équipes de développement pour toucher tous les aspects du métier et du travail d'équipe.
Je connais des équipes marketing qui exécutent des rétrospectives sur les campagnes, des équipes de gestion qui en exécutent sur les présentations d'envergure et, surtout, Atlassian organise une rétrospective portant sur l'ensemble de son secteur. Cette ouverture aux rétrospectives, ainsi que leur propagation à tous les aspects du métier, devrait susciter un véritable enthousiasme.
Pourquoi être enthousiasmé par les rétrospectives ? Elles rentrent dans le vif du sujet « Agile ». Un grand nombre des concepts clés du manifeste Agile sont renforcés par des réunions de rétrospective. Prenons les valeurs suivantes :
- Les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils
L'adaptation au changement plutôt que le suivi d'un plan
À première vue, une rétrospective peut se définir comme suit : travailler avec des personnes en chair et en os pour apporter des changements et des améliorations. Peu de méthodes permettent de renforcer autant les principes Agile. Maintenant que nous savons pourquoi les rétrospectives sont si importantes, poursuivez votre lecture et découvrez comment organiser une réunion par vous-même.
La réunion de rétrospective
Les rétrospectives constituent une excellente occasion pour votre équipe Agile de s'évaluer et d'élaborer un plan afin d'aborder les domaines d'amélioration pour l'avenir. La rétrospective incarne l'idéal d'une amélioration continue (et protège contre les pièges de la complaisance), puisqu'elle permet de prendre du recul sur le cycle de travail pour réfléchir au passé :
La réunion de rétrospective vise à :
- évaluer le déroulement du dernier sprint ou de la dernière itération ou tâche, en particulier la dynamique de l'équipe, les processus et les outils ;
- organiser et classer ce qui s'est bien et mal passé ;
élaborer et implémenter un plan pour améliorer la méthode de travail de l'équipe.
La rétrospective permet de se concentrer sur l'introspection et l'adaptation. Pour réussir les rétrospectives, il convient de créer une atmosphère de soutien, qui encourage la contribution de tous les membres de l'équipe (sans leur forcer la main).
La rétrospective devrait constituer une expérience positive et stimulante pour votre équipe. Elle permet à ses membres de communiquer le feedback important, d'évacuer les frustrations et de collaborer pour trouver des solutions. Elle offre également de nombreux avantages aux animateurs, notamment mieux comprendre le travail de l'équipe, ainsi que les défis qu'elle a rencontrés et ses réussites au cours du dernier sprint. Une rétrospective réussie se traduit par une liste d'améliorations que les membres de l'équipe s'approprient et cherchent à atteindre lors du sprint suivant.
Comment exécuter votre première rétrospective ?
Bien qu'il puisse être avantageux de varier le format de la rétrospective (plus de détails ci-dessous !), certains aspects, comme le timing, les participants et le format général, doivent rester aussi cohérents que possible.
Quand :
Pour les équipes Agile travaillant selon le sprint de deux semaines traditionnel, la rétrospective devrait avoir lieu à la fin de chaque sprint. Pour les équipes qui adoptent une méthode de travail plus « kanbanesque », une rétrospective mensuelle ou trimestrielle sera probablement plus adaptée. Il s'avère également judicieux d'impliquer les membres de la direction au sens large après le lancement d'initiatives majeures. Remarque : ne vous concentrez pas sur le résultat obtenu, mais plutôt sur la méthode employée par l'équipe pour l'obtenir.
Réservez entre une demi-heure et une heure, en fonction de la longueur du sprint et des points à aborder.
Qui :
Tous les membres de l'équipe devraient participer à la rétrospective. Un animateur mènera la discussion. Il peut s'agir du Scrum Master ou du Product Owner. Sinon, cette fonction peut être assumée à tour de rôle par les membres de l'équipe. N'hésitez pas à faire appel à des concepteurs, des marketeurs, ou à toute personne qui a contribué au sprint actuel ou à l'itération.
Quoi :
Vous pouvez préparer votre rétrospective de différentes manières (que nous présenterons plus bas), mais voici un modèle de base pour les réunions de rétrospective :
- Dressez une liste des choses qui ont bien fonctionné et de celles qui pourraient être améliorées. Cette liste peut être établie sur un tableau blanc, sur une page Atlassian Confluence, voire sur des post-its collés au mur ! Peu importe la manière de récolter le feedback initial, assurez-vous de le consigner à la fin de la réunion pour pouvoir vous y référer ultérieurement.
- Classez cette liste par ordre d'importance en équipe. Vous découvrirez peut-être des sujets communs, qui pourront être regroupés.
- Discutez des méthodes et des tactiques pour améliorer les deux premiers éléments de la liste des domaines d'amélioration. Concentrez-vous sur les résultats, et non sur les actions ou les personnes, ou le passé.
- Établissez un plan d'action. À la fin de la session, l'équipe doit avoir développé quelques idées concrètes, en précisant les propriétaires et les dates d'échéance pour s'attaquer aux domaines d'amélioration.
- Faites preuve de discipline en exécutant le point 4. Rien n'est plus frustrant que de rencontrer les mêmes obstacles à chaque rétrospective. Évitez la paralysie (et la frustration !) en vous assurant que chacun reparte en ayant une idée claire des étapes suivantes. Tous les éléments d'action identifiés dans la rétrospective doivent être clairement associés à un propriétaire, qui les supervisera jusqu'à leur terme.
Pimentez vos rétrospectives en variant leur format
Standardiser votre rétrospective est un bon moyen de garantir la cohérence et de renforcer la confiance au sein de l'équipe au fil du temps. Mais les animateurs peuvent procéder à de petits ajustements pour tenter de recueillir des informations supplémentaires, d'encourager la participation de nouveaux membres de l'équipe, ou simplement de rendre la rétrospective intéressante.
Faites appel à un animateur externe. En principe, les rétrospectives sont exécutées par le Scrum Master ou le responsable du projet, mais vous souhaiterez peut-être accueillir un invité pour animer votre prochaine rétrospective. La dynamique peut évoluer positivement en faisant appel à une personne externe pour mener la discussion. En outre, cette stratégie permet à un n'importe quel membre de l'organisation d'observer le travail des autres équipes Agile, ainsi que de découvrir certaines bonnes pratiques et de les appliquer dans son équipe.
Variez les instructions. En définitive, la rétrospective vise à déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Voyons les différentes instructions :
- Commencer/Arrêter/Continuer : ce que l'équipe devrait commencer, arrêter ou continuer de faire. Demandez-vous comment éliminer les éléments répertoriés dans la colonne « Arrêter ».
- Plus/Moins : points sur lesquels l'équipe doit se concentrer plus ou moins. Élaborez un plan pour déterminer comment traiter les principaux éléments de la liste « Moins ».
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Heureux/Triste/Énervé : événements qui ont rendu l'équipe heureuse ou triste, ou qui l'ont énervée. Sans surprise, concentrez-vous sur les listes « Triste » et « Énervé », et sur les améliorations à apporter pour éliminer tous les éléments qu'elles comportent.
Impliquez la direction. Après le déploiement d'un projet majeur, prévoyez une rencontre d'une heure avec un membre de votre équipe de direction et concentrez-vous sur la collaboration en équipe (et non sur les détails spécifiques de l'initiative).
Il existe de nombreuses méthodes pour s'améliorer, alors n'hésitez pas à rechercher de nouvelles astuces. Que vous tentiez de mobiliser une équipe distribuée ou d'améliorer un processus de rétrospective à la traîne, l'essentiel est de maintenir l'engagement de votre équipe et d'obtenir des résultats concrets.