Qu'est-ce qu'un registre des risques et comment en créer un

Qu'est-ce qu'un registre des risques pour la gestion de projet ?

Un registre des risques est un outil de gestion de projet qui permet d'évaluer, de prioriser et de gérer les risques liés aux projets de votre entreprise. Il sert de dépôt central pour identifier les risques afin que les chefs de projet et les équipes puissent suivre les risques et les atténuer efficacement. Comprendre les risques, leurs implications et leurs priorités peut contribuer à simplifier les workflows et à garantir le bon déroulement de vos projets.

Les outils qui fournissent un espace de travail connecté sont la base de l'implémentation d'un registre des risques efficace. Confluence permet aux équipes de créer, de modifier et de partager des informations dans un dépôt central qui constitue une source de référence unique et actualisée. Grâce à un modèle de registre des risques, les équipes peuvent se lancer rapidement, élaborer des plans d'atténuation et suivre les risques tout au long du cycle de vie de leurs projets.

Composants clés d'un registre des risques

Les risques prennent de nombreuses formes, notamment en matière de sécurité des données, de conformité à la législation et de problèmes de chaîne d'approvisionnement. Un registre des risques doit prendre en compte tous les risques potentiels auxquels votre projet peut être confronté, quelle que soit la catégorie à laquelle il appartient.

Un registre des risques comporte quatre composants clés :

• Identification des risques : l'assignation d'un numéro d'identification et d'un nom permet de suivre le risque tout au long du calendrier du projet. L'ajout d'une brève description du risque garantit que tout le monde est en phase pour s'y rapporter ou travailler dessus.
• Évaluation des risques : cela inclut l'analyse du risque et son classement dans une catégorie en fonction du calendrier, du budget ou du périmètre. Identifiez la probabilité du risque et ses conséquences à l'aide d'impacts qualitatifs, tels que la satisfaction client, ou d'impacts quantitatifs, tels que son coût. Ces facteurs vous aideront à prioriser les risques.
• Réponse au risque : déterminez votre réponse au risque et documentez-la dans un plan de réponse aux risques. L'utilisation d'un dépôt central tel que Confluence pour le plan de réponse permet à tout le monde d'accéder au plan et de répondre aux risques conformément aux spécifications du plan.

• Maîtrise des risques : désignez un propriétaire compétent responsable du risque global, y compris du plan de réponse.

Quand utiliser un registre des risques

Il n'est jamais trop tôt pour commencer à utiliser un registre des risques. Les équipes identifient souvent des risques lors des phases de planification des projets et de découverte de produits, un moment propice pour commencer à suivre, évaluer et élaborer des stratégies de gestion des risques. Continuez à utiliser le registre des risques tout au long du cycle de vie de vos projets.

Les changements sont courants dans les projets, et la réévaluation des risques et la recherche de nouveaux risques devraient faire partie de la gestion des changements. Vous devriez également inclure le registre des risques dans les évaluations standard des projets avec les parties prenantes afin de les tenir informées.

Avantages de l'utilisation de registres des risques

Comprendre les risques à un stade précoce, analyser leur impact et créer un plan pour y faire face peut vous aider à respecter le calendrier et le budget de votre projet. Voici quelques avantages de l'utilisation d'un registre des risques.

Gestion proactive des risques

Il n'est peut-être pas possible d'identifier tous les risques à un stade précoce, mais vous pouvez en identifier un pourcentage important grâce à la collaboration dans les projets. Les équipes qui incluent l'identification des risques à chaque phase du cycle de vie du produit et de la gestion de projet déterminent rapidement les solutions à intégrer au plan de leur projet.

Amélioration de la communication

Une approche proactive de la gestion des risques permet aux équipes de se coordonner rapidement, de comprendre l'objectif et de travailler ensemble pour atténuer les risques. Ainsi, lorsque de nouveaux risques apparaissent, les équipes disposent d'un processus standard pour capturer, analyser, assigner et planifier la réponse. L'utilisation d'outils collaboratifs tels que Confluence fournit à tout moment une source de référence à jour sur les risques.

Amélioration de la prise de décision

Le registre des risques fournit aux chefs de projet et aux parties prenantes des informations claires sur chaque risque et son impact. Il permet ainsi de réduire ou d'éliminer les conjectures.

Par exemple, un risque peut sembler prioritaire lorsqu'il est découvert, mais une analyse peut ensuite révéler qu'il est rapidement ou facilement possible de l'atténuer. Au contraire, un risque qui semble peu prioritaire lors de son identification initiale peut devenir la priorité numéro un après analyse. Le registre des risques permet d'attirer l'attention sur les risques les plus importants en premier.

Documentation

Des outils comme Confluence aident les équipes à collecter et à gérer toutes les informations relatives aux risques, comme leur gravité, leurs impacts, le plan de réponse et la personne responsable, dans un dépôt unique. Cette source de référence unique garantit que tout le monde travaille à partir d'une compréhension commune du risque, où qu'il se trouve et peu importe l'équipe dont il fait partie.

Responsabilité

Assigner un propriétaire à chaque risque du registre améliore la productivité, car cela garantit que les bonnes personnes travaillent sur le plan de réponse. La planification, le passage en revue et la mise à jour du registre des risques lors des réunions d'évaluation des projets et tout au long du cycle de vie des projets permettent de suivre l'avancement en temps réel. Cela vous permet de changer vos priorités ou d'ajuster votre calendrier au fur et à mesure que vous résolvez des risques ou que de nouveaux risques apparaissent.

Un logiciel de gestion des tâches tel que Jira peut vous aider à suivre l'avancement du travail, de l'identification à la résolution.

Limites des registres des risques

Un processus clair et facile à suivre peut aider à surmonter les nombreuses limites d'un registre des risques. Cependant, il peut être difficile d'identifier certains risques, tels que les dysfonctionnements de l'équipement, ce qui entraîne des lacunes dans le registre des risques.

Les risques peuvent évoluer, et il est important de tenir le registre à jour afin qu'il contiennent les informations les plus récentes. Former les membres de l'équipe à l'évaluation, à la notation ou à la priorisation des risques, et fournir des données complètes et précises contribue à garantir l'efficacité du registre des risques.

Comment créer un registre des risques

Pour créer un registre des risques efficace, utilisez un processus standard et formez toute votre équipe. Voici les étapes à suivre pour créer et tenir à jour votre registre des risques.

Identifiez les risques

Commencez par une session de brainstorming impliquant toute l'équipe. Des personnes différentes apportent des points de vue et des connaissances différents dans des domaines que d'autres ne connaissent peut-être pas.

Par exemple, un développeur peut identifier des problèmes de compatibilité nécessitant des achats de logiciels supplémentaires, et le service financier peut percevoir les risques budgétaires liés à des achats imprévus. Des partenaires externes peuvent également observer directement des risques et les détailler. Au cours de cette étape, recueillez autant de points de vue différents que possible.

Évaluer les risques

Évaluez les risques à l'aide d'un processus de notation standard. Appliquez les mêmes normes à chaque risque, qu'il soit financier, technique, de sécurité, de qualité ou autre.

1. Tout d'abord, déterminez la probabilité que le risque se produise à l'aide d'une échelle numérique représentant un niveau élevé, moyen et faible.
2. Ensuite, évaluez l'impact potentiel sur le projet en utilisant la même échelle numérique pour élevé, moyen et faible.
3. Enfin, calculez le score de risque en multipliant la probabilité par l'impact.

Vous pouvez identifier rapidement les risques à forte probabilité et à fort impact en fonction de leur score, et leur donner la priorité.

Planifier des réponses aux risques

Élaborez des stratégies pour réduire la probabilité et l'impact de chaque risque. Un environnement d'équipe collaboratif peut aider, car les membres de l'équipe apportent des expériences et des points de vue uniques. Planifiez des actions spécifiques si le risque se concrétise.

Disposer d'un plan d'action permet à l'équipe de réagir et de résoudre les problèmes immédiatement s'ils se concrétisent, ce qui évite tout blocage du projet. Il fournit également des informations aux membres d'autres équipes, comme l'équipe financière, au début du projet.

Incluez les risques à forte probabilité et à fort impact dans votre outil de logiciel de feuille de route pour que toutes les parties prenantes soient informées.

Assigner la propriété des risques

Assignez un propriétaire qui comprend précisément la nature et l'impact du risque. Il peut s'agir d'un développeur expérimenté en cybersécurité ou d'un responsable des relations avec les partenaires habitué à travailler avec des fournisseurs. Le propriétaire est chargé de rechercher des informations supplémentaires ou des solutions, de compléter le registre des risques avec des nouvelles informations ou de le mettre à jour en cas de changement, et de demander des ressources supplémentaires si nécessaire.

Surveiller et passer en revue les risques

Tenez régulièrement à jour le registre des risques pour vous assurer qu'il reflète correctement l'évolution des risques existants et l'avancement réalisé par rapport aux actions prévues, et qu'il indique les nouveaux risques. La réunion de révision du projet devrait inclure un passage en revue du registre des risques. Toutefois, organiser régulièrement une réunion distincte consacrée au registre des risques est une bonne pratique.

De nouveaux risques apparaissent et les risques identifiés changent tout au long du projet. Intégrer le registre des risques au cycle de vie de gestion de projet, notamment en mettant à jour les diagrammes de Gantt et les calendriers, permet d'éviter les surprises et de maintenir le projet sur la bonne voie.

Utilisation des modèles de registres des risques

L'utilisation d'un modèle de registre des risques permet aux équipes de commencer à identifier et à suivre rapidement les risques. Le modèle de registre des risques Confluence aide les équipes à collecter les informations nécessaires, à déterminer la gravité et l'impact, et à documenter le plan d'atténuation au cas où le risque se concrétiserait. Le modèle que vous choisissez doit vous permettre de collaborer dans un environnement connecté et fournir les éléments de base nécessaires au suivi des risques tout au long du cycle de vie des projets. Grâce au partage d'informations, lorsque des risques nécessitent une action, tous les membres de l'équipe sont au courant du plan et peuvent immédiatement se mettre au travail.

Évaluez vos risques avec Confluence pour faciliter le déroulement de votre projet

L'ignorance peut coûter cher. Comprendre les risques liés à votre projet et préparer des plans d'atténuation avant que ces risques ne se concrétisent peut faire toute la différence pour tenir le calendrier de votre projet, garantir la qualité des produits et respecter votre budget.

Confluence organise les connaissances entre les équipes, les projets et les objectifs, pour mettre de l'ordre dans le chaos. Il vous permet de trouver ce que vous voulez et de découvrir ce dont vous avez besoin. Grâce à la centralisation des connaissances de l'entreprise et des projets, trouver des informations importantes n'a jamais été aussi facile. La collaboration via l'édition en temps réel et les commentaires contextuels permet à toute l'équipe de rester dynamique et de faire avancer le travail, tout en partageant facilement des informations avec l'ensemble de l'organisation.

Le modèle de matrice d'évaluation des risques Confluence permet d'accélérer le processus. Il vous guidera pour identifier et évaluer les risques, développer une approche planifiée, documenter la propriété et suivre les changements. Lancez-vous gratuitement.