Dans cet article, Dave West, PDG de Scrum.org, décrit la cérémonie de planification du sprint telle qu'elle est expliquée sur le site Scrum.org. Scrum.org enseigne Scrum selon le Guide Scrum, qui est considéré comme le guide officiel pour le framework Scrum dans l'univers Agile. Plus bas, Megan Cook, responsable produit pour Jira, partage son point de vue sur la planification du sprint dans cette vidéo :
Qu'est ce que la planification du sprint ?
La planification du sprint est une cérémonie Scrum qui lance le sprint. Elle a pour objectif de définir ce qui peut être livré dans le sprint et comment y parvenir. La planification du sprint est effectuée en collaboration avec toute l'équipe Scrum.
Dans la méthodologie Scrum, le sprint est une période définie au cours de laquelle tout le travail est réalisé. Cependant, avant de pouvoir passer à l'action, vous devez planifier le sprint. Vous devez décider de sa durée, de son objectif et de votre point de départ. La session de planification du sprint lance le sprint en définissant le programme et l'objectif. Si elle est bien exécutée, elle crée également un environnement dans lequel l'équipe est motivée, mise au défi et peut réussir. Les mauvais plans de sprint peuvent faire dérailler l'équipe en définissant des attentes irréalistes.
- Quoi : le Product Owner décrit l'objectif du sprint et les tâches du backlog qui vont y contribuer. L'équipe Scrum décide ce qui peut être fait durant le sprint à venir pour y parvenir.
- Comment : l'équipe de développement planifie le travail nécessaire pour livrer l'objectif du sprint. Au final, le plan de sprint qui en résulte est une négociation entre l'équipe de développement et le Product Owner sur la base de la valeur et de l'effort.
- Qui : vous ne pouvez pas planifier un sprint sans le Product Owner ou l'équipe de développement. Le Product Owner définit l'objectif sur la base de la valeur recherchée. L'équipe de développement doit comprendre comment elle peut ou non atteindre cet objectif. Si l'un ou l'autre ne participe pas à cet événement, cela rend la planification du sprint presque impossible.
- Contributions : le backlog produit est un bon point de départ pour le plan de sprint, car il fournit une liste des tâches pouvant faire partie du sprint actuel. L'équipe doit également observer le travail existant effectué dans l'incrément et avoir une vue sur la capacité.
- Résultats : le résultat sans doute le plus important de la réunion de planification du sprint est qu'elle permet à l'équipe de décrire l'objectif du sprint et d'expliquer comment l'atteindre. La marche à suivre est visible dans le backlog de sprint.
Préparez la réunion de planification du sprint
Une planification du sprint efficace nécessite un peu de discipline. Le Product Owner doit être préparé, associer les enseignements tirés de la revue de sprint précédente, le feedback des parties prenantes et la vision du produit afin de préparer le terrain pour le sprint. À des fins de transparence, le backlog produit devrait être à jour et affiné pour apporter de la clarté. Le peaufinage du backlog est un événement facultatif dans Scrum, car certains backlogs n'en ont pas besoin. Cependant, pour la plupart des équipes, il est préférable de rassembler tous les membres pour passer en revue le backlog et le peaufiner avant la planification du sprint.
Si votre sprint s'étale sur deux semaines, effectuez une réunion de peaufinage du backlog au milieu du sprint. Cet événement permet à l'équipe de prendre du recul par rapport au sprint et d'examiner les étapes suivantes. Non seulement cela la prépare à la planification du sprint, mais cela lui offre aussi une autre perspective sur le travail en cours.
Définissez une limite temporelle pour la planification du sprint
La planification du sprint devrait se limiter à un maximum de deux heures pour chaque semaine que contient le sprint. Par exemple, la réunion de planification d'un sprint de deux semaines ne devrait pas durer plus de quatre heures. On parle de « timeboxing », ou définition d'une durée maximale pour réaliser une tâche. Dans ce cas, la planification du sprint. Le Scrum Master est tenu de s'assurer que la réunion se déroule dans une fenêtre temporelle comprise de tous. L'équipe est contente d'avoir respecté la fenêtre temporelle définie pour l'événement. Une fenêtre temporelle désigne la durée maximale autorisée. Aucune durée minimale n'est fixée.
Concentrez-vous sur les résultats et non sur le travail
Durant la planification du sprint, il est facile de s'enliser dans le travail en se concentrant sur les tâches à traiter en priorité, leurs responsables et le temps nécessaire pour les réaliser. Pour les tâches complexes, le niveau d'information de départ peut être limité, et leur définition peut reposer en grande partie sur des hypothèses. Scrum est un processus empirique, ce qui signifie que vous ne pouvez pas planifier à l'avance. À la place, vous apprenez sur le tas et vous alimentez le processus avec ces informations.
L'objectif du sprint décrit la finalité du sprint dans les grandes lignes, mais les éléments du backlog peuvent également être créés avec un résultat à l'esprit. Les user stories constituent une méthode idéale pour décrire le travail du point de vue du client. Écrites comme celle ci-dessous, les user stories recentrent les défauts, les tickets et les améliorations sur le résultat recherché par le client plutôt que sur le problème observé.
En ajoutant des résultats clairs et mesurables à la user story, vous pouvez clairement mesurer les performances, et vous savez quand vous avez terminé. En clarifiant autant que possible le travail sur lequel l'équipe se concentre d'emblée, chacun obtient la transparence nécessaire pour se mettre au travail. Par exemple, il est bien pire d'utiliser des termes vagues que de décrire quelque chose, comme une question à traiter durant le sprint.
Lorsque vous ne savez pas quelque chose, ce n'est pas une raison pour être vague. N'ignorez pas les inconnues : elles font partie de la réalité lorsque vous effectuez des tâches complexes. Mais ne les masquez pas non plus en utilisant des termes vagues. Essayez plutôt d'être clairs lorsque vous ne savez pas quelque chose, et délimitez le travail pour pouvoir le comprendre.
Les estimations sont un passage obligé, mais ne prétendez pas tout savoir
La planification du sprint requiert un certain degré d'estimation. L'équipe doit définir ce qu'elle peut ou ne peut faire durant le sprint : l'effort estimé par rapport à la capacité. L'estimation est souvent confondue avec les engagements. Par nature, les estimations reposent sur les connaissances disponibles. Des techniques comme les story points ou les tailles de T-shirt apportent une valeur ajoutée au processus en offrant à l'équipe une méthode différente pour examiner le problème. Mais il ne s'agit pas d'outils magiques, capables de déterminer la vérité lorsqu'il n'en existe aucune. Plus vous avez d'inconnues, plus il est probable que l'estimation soit incorrecte.
Une bonne estimation nécessite un environnement basé sur la confiance, dans lequel l'information circule librement, et des hypothèses qui font l'objet de discussions afin d'apprendre et de s'améliorer. Si les estimations sont utilisées de façon négative et dans un esprit d'affrontement une fois le travail terminé, il y a fort à parier que les estimations futures soient bien plus larges pour s'assurer de ne plus jamais avoir tort ou que le temps nécessaire pour les créer soit bien plus long, car l'équipe s'interroge sur ses capacités et s'inquiète des implications en cas d'erreur.
Explorez les différentes techniques d'estimation, comme les tailles de T-shirt et les story points. Différentes techniques peuvent vous apporter des perspectives nouvelles sur le problème.
Bonnes pratiques de planification du sprint
Il est facile de s'enliser dans les détails de la planification du sprint et d'oublier que l'objectif d'une telle réunion est de créer un plan juste assez détaillé pour le prochain sprint. Ce plan ne devrait pas être un fardeau pour votre équipe. Il devrait plutôt permettre à l'équipe de se concentrer sur les résultats utiles et offrir des garde-fous pour l'auto-organisation. Un bon plan de sprint motive tous les membres de l'équipe en définissant un résultat et une stratégie de réussite claire. Mais évitez de trop planifier d'avance. Plutôt que d'élaborer le plan de sprint le plus complet, « qui prend en compte chaque minute du sprint », concentrez-vous sur l'objectif et élaborez un backlog de sprint suffisant pour vous lancer. Ensuite, assurez-vous que le backlog produit est organisé pour permettre à l'équipe de choisir une nouvelle tâche lorsqu'elle a atteint l'objectif du sprint plus tôt que prévu.
Scrum est un framework de processus qui vise à résoudre des problèmes complexes. Ces derniers nécessitent un processus empirique (apprendre par la pratique). Les processus empiriques sont très difficiles à planifier, alors ne vous bercez pas d'illusions : vous ne pouvez pas élaborer le plan parfait. Essayez plutôt de vous concentrer sur les résultats et de vous mettre au travail. Même si le problème que vous cherchez à résoudre est compliqué, aucune raison à ce que votre plan le soit également.
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