Les stand-ups : définition et conseils

Dans cet article, nous verrons comment gérer efficacement les bloqueurs, et nous fournirons d'autres trucs et astuces que nous utilisons chez Atlassian. Nous voulons vous aider à donner un caractère exceptionnel à vos stand-ups (et à votre programme Agile dans son ensemble).

Le stand-up quotidien est une courte réunion quotidienne visant à discuter de l'avancement et à identifier les bloqueurs. Le terme « stand-up » désigne le fait que les participants restent debout. La réunion est donc généralement courte.

Pour les équipes de développement, un stand-up rappelle le rassemblement d'une équipe sportive. Comme dans le football (américain) et le rugby, l'équipe se rassemble avant chaque partie. Ce rassemblement est stratégique : il permet à l'équipe de rester informée, connectée et calibrée tout au long du jeu. Pour les équipes de développement, le stand-up a le même effet. Il est même communément qualifié de mêlée quotidienne (Daily Scrum), et renforce le « nous », pour que tout le monde soit au courant de la situation et de l'avancement de l'équipe.

Autrement dit, un stand-up est une réunion quotidienne qui implique l'équipe de base : les Product Owners, les développeurs et le Scrum Master. Cette réunion est unique pour chaque équipe, mais chez Atlassian, nous utilisons trois questions simples pour donner de la structure :

• Sur quoi ai-je travaillé hier ?

• Que dois-je faire aujourd'hui ?

• Quels tickets me bloquent?

Ces questions mettent en évidence l'avancement et permettent d'identifier les bloqueurs pour l'équipe. En outre, l'équipe est renforcée quand tout le monde partage ses contributions. Le renforcement quotidien créé par le partage des réussites et des plans individuels permet à tout le monde de se réjouir de la contribution globale de l'équipe à l'organisation.

Au niveau individuel, il est important de vous rendre au stand-up quotidien en sachant ce que vous allez dire. Cela assure la dynamique du stand-up et l'implication de tous les participants. Chez Atlassian, les individus utilisent des tableaux Jira pour suivre les nouveautés liées à leurs projets avec des filtres rapides. Deux excellents filtres qui peuvent être combinés pour préparer le stand-up sont « Seulement mes tickets » et « Récemment mis à jour ». Lorsque ces deux filtres sont utilisés ensemble, ils affichent les tickets qui vous ont été assignés et qui ont été mis à jour au cours de la dernière journée.

Les stand-ups ne sont pas un format de réunion universel. Chez Atlassian, chaque équipe dispose d'un stand-up personnalisé pour que tout le monde reste impliqué et engagé. Il n'y en a pas deux identiques.

Voyons plus en détail ce qui fait un bon stand-up, et citons quelques exemples.

1. Choisissez un créneau qui fonctionne pour tout le monde. Chez Atlassian, la plupart des stand-ups pour les équipes co-localisées se déroulent entre 9 et 10 heures du matin. Cela donne à chacun le temps de se mettre au courant de la situation et n'oblige personne à se lever trop tôt. Pour les équipes réparties dans différentes régions géographiques, choisissez un créneau qui convient à tout le monde. Par exemple, l'équipe Jira Service Management est répartie entre San Francisco et Sydney. Son stand-up est à 15 h 30 (heure de San Francisco). Bien sûr, un stand-up dans l'après-midi est quelque peu inhabituel, mais c'est un excellent moyen de rester en contact avec des collègues à l'autre bout du monde à Sydney.

2. Organisez des stand-ups efficaces : de nombreuses équipes Atlassian chronomètrent leurs stand-ups de façon informelle pour garantir une concentration optimale et l'efficacité des stand-ups. Demandez à plusieurs personnes de surveiller la durée pour s'assurer que tout le monde est concerné et investi. Limitez la durée des stand-ups à 15 min max. Formez une équipe plus petite ? Prenez l'habitude d'organiser des stand-ups encore plus courts.

3. Jouer à rattraper la balle : les membres de l'équipe Jira se lancent un ballon de plage pour maintenir l'engagement de tous. Personne ne peut lancer la balle à la personne à côté ou à quelqu'un qui est déjà parti. Pas de décrochage ! Si vous n'avez pas essayé cette technique, c'est une excellente façon de maintenir l'engagement.

4. Intégrez le stand-up dans la rétrospective de l'équipe : les stand-ups sont partie intégrante de nombreuses cultures Agile, mais cela n'empêche pas l'équipe de discuter de l'efficacité des stand-ups au cours de rétrospectives. Certaines équipes Atlassian se réunissent chaque jour. D'autres se rassemblent trois fois par semaine. L'équipe Jira discute régulièrement de la manière d'améliorer les stand-ups pour l'équipe dans les rétrospectives. Si l'équipe trouve qu'un stand-up n'apporte pas une réelle valeur, essayez de comprendre pourquoi. Apportez quelques changements ! Les stand-ups aussi sont Agile !

Chez Atlassian, les membres de l'équipe sont répartis dans le monde entier : ils travaillent dans l'un de nos 12 bureaux ou à distance. Nous sommes tributaires des stand-ups pour garder tout le monde en phase dans toutes les régions. Notre approche heuristique pour les équipes distantes est simple : si un membre de l'équipe travaille à distance, il faut traiter tous les autres membres comme s'ils travaillaient eux aussi à distance. Cela s'applique aux stand-ups ainsi qu'aux cérémonies d'équipe.

Notre conseil pour les équipes distribuées ? Demander à tous les membres de l'équipe de rejoindre un stand-up vidéo sur son propre ordinateur. Lorsque chacun a son propre espace dédié et participe à la même vidéoconférence, l'équipe est sur un même pied d'égalité. Tous ses membres peuvent voir, entendre et vivre la même information au même moment.

Consultez notre modèle de réunion à distance.

Imaginez une équipe constituée de huit membres, cinq d'entre eux travaillant dans une même salle de conférence et trois à distance, en vidéoconférence. Cela constitue un défi pour les membres de l'équipe à distance qui souhaitent participer aux conversations parallèles, suivre le langage corporel et les gestes pas toujours visibles en vidéo. Sans oublier la difficulté de prendre la parole dans un grand groupe. Lorsque les huit membres de l'équipe travaillent sur leur propre machine, aucun d'eux ne manque une information importante pour la dynamique de l'équipe.

• Rendre tous les membres de l'équipe visibles : chez Trello, les équipes utilisent la vue « Brady Bunch » lors des vidéoconférences en équipe. Ainsi, tous les membres de l'équipe sont visibles, et il est possible de tisser des liens avec tout le monde, pas seulement la personne qui parle. Zoom offre cette fonctionnalité, à l'instar d'autres plateformes de conférence.
• Se reporter au tableau Scrum : rassembler votre équipe « autour » de votre tableau Scrum peut être utile pour mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Votre tableau des tâches peut aider à visualiser chaque user story et chaque tâche lorsque les membres de l'équipe partagent ce sur quoi ils travaillent et ce qui les bloque.
• Être ouvert aux stand-ups asynchrones : pour les équipes dont les heures de travail ne se chevauchent pas, les stand-ups asynchrones sont la solution idéale ! Les équipes peuvent échanger sur Slack ou commenter leur tableau des tâches pour partager des mises à jour lorsqu'elles se connectent. Grâce à l'intégration de Slack et de Jira, vous pouvez communiquer ce que bon vous semble à la sortie d'un stand-up. Ajoutez un petit clin d'œil et de la personnalité à vos stand-ups asynchrones pour maintenir l'implication de tous les participants.

Les stand-ups ne sont que la partie visible d'un programme Agile performant. À l'instar d'autres cérémonies Scrum comme la planification du sprint, les revues de sprint et les rétrospectives, les stand-ups prennent du temps et nécessitent des itérations pour être efficaces. N'ayez pas peur d'apporter des améliorations qui répondent aux besoins de votre équipe et de votre programme. Et n'oubliez pas de vous amuser.