Confluence によるドキュメントの保管と追跡

部門横断型チームは、ワークフロー内で大量のプロジェクト・ドキュメントを扱っています。契約から提案、クリエイティブ・ブリーフや戦略に至るまで、チームはさまざまな重要かつ機密の情報に日々アクセスします。これらのドキュメントを保存、閲覧、編集できるユーザーを管理する必要があります。Confluence では、まさにそれを実現できます。

ページ制限と権限を利用すると、Confluence のスペース、ページ、埋め込みファイルや添付ドキュメントにアクセスできるユーザーを制御できます。ただし、ページ制限は権限とは異なります。

• ページ制限：既定では、Confluence ページは閲覧と編集用に開きます。しかし、必要に応じて、閲覧、編集、またはそのどちらも制限できます。管理者は個々のページ・レベルまたは親レベルで制限を変更できます。この場合、子ページはその制限を継承します。

• 権限：権限は、グローバル・レベルまたはスペース・レベルで発生します。Confluence 管理者はサイト全体のグローバル権限を割り当てます。グローバル権限では、チームメイトがスペースを作成できるか、ログインできるかなどが対象となります。スペース権限では、さまざまなグループや個々のユーザーのアクセス設定を決定します。スペース内のコンテンツの表示、追加、変更、削除の権限などが対象となります。

Confluence のスペースを家のようなものだと考えてみましょう。玄関の鍵は誰にでも渡せます（権限）が、必ずしも全員が家のすべての部屋にアクセスできるとは限りません（ページ制限）。

Confluence をドキュメント追跡システムとして利用すると、さまざまなユーザーに対して多くのページを制限していることに気付くことがあります。HIPAA コンプライアンスに従ってドキュメントをロックして保護する、または予算や従業員レビューなどのドキュメントを保護する必要のある可能性があります。ドキュメント管理システムでページ・ユーザーごとにさまざまな制限を設定していることに気付いたら、これらの機密ファイル専用に新しいスペースを作成することを検討する必要があるでしょう。新しい制限付きスペースを作成したら、個々のユーザーを制限するのではなく、そのスペースへのアクセスを必要とする関係者にのみ権限を付与できます。

Confluence のページ履歴およびページ比較ビューでは、ページ変更の監査証跡とともにドキュメント追跡を最大限に活用できます。また、システムにより、ページを閲覧しているユーザーにフォローアップ通知が送信されます。

Confluence のページ履歴では、さまざまなページ・バージョン間の変更や改訂を追跡して比較し、必要に応じて以前のバージョンのページを復元できます。このレベルのバージョン管理により、簡単に表示・変更できるだけでなく、ページにアクセスできるすべてのユーザーに透明性がもたらされます。

特定のバージョンの Confluence ページを表示するには、以下の機能をご利用いただけます。

• 現在のバージョン：ページの最新バージョンを表示します。
• 現在のバージョンとの比較：最新バージョンのページと、閲覧しているページとの違いを比較します。
• このバージョンを復元：以前のバージョンのページ・コンテンツを復元します。
• ページ履歴を表示：ページの改訂とバージョンのリストを表示します。

• 前へおよび次へ：以前のバージョンまたは次のバージョンのページを表示します。

特定のページへのアクセスを許可された各ユーザーが行った個別の変更を表示することはできませんが、特定のバージョンのページを変更したユーザーの名前を確認できます。

McKinsey によると、従業員は一日の 20% を情報の検索や収集に費やしています（「無駄」も参照）。この時間を、従業員はより生産的なタスクに費やすことができるでしょう。

Confluence の主な機能の 1 つは、AI（Atlassian Intelligence）を利用した組み込み検索機能です。Confluence の AI 検索は、ユーザーが関連ドキュメントを見つけられるようにするだけではありません。AI は組織から学習します。独自のプロジェクト名や頭字語が、検索可能なデータベースの一部となります。また、包括的な権限を有効化できるため、必要に応じてすべてをアクセス可能、またはアクセス不可にできます。

ユーザーが Confluence で検索すると、プラットフォームはすべてのワークスペースのコンテンツ（個人スペースを含む）や、スペースの説明、個人プロファイル、メール、ページのコンテンツを検索します。検索および追跡機能でも、PDF、Microsoft Word ドキュメント、PowerPoint プレゼンテーション、Excel スプレッドシートなど、一部の添付ファイルのコンテンツをスキャンします。ユーザーに表示される結果は個々の Confluence 権限に基づくため、許可されているコンテンツのみが表示されます。

ユーザーは対話型フィルターを利用して検索を絞り込むことができ、次のパラメーターを利用して検索できます。

• スペース内：チーム・メンバーが現在使用しているスペースが既定で一番上に表示されますが、ユーザーは別のスペースまたはスペースのリスト内でコンテンツを検索できます。
• 特定のユーザー別：「投稿者」フィルターによって、ユーザーは個々のユーザーが変更（作成、コメント、または更新）したコンテンツを検索できます。ユーザーがユーザー名の入力を開始すると、考えられる結果が Confluence でリアルタイムに表示されます。
• コンテンツ・タイプ別：「タイプ」フィルターでは、ページ、コメント、ユーザー・プロファイル、ブログ投稿など、特定のコンテンツ・タイプの結果のみが表示されます。
• 設定した期間内：「日付」フィルターでは、最後に変更（作成、コメント、または更新）されたコンテンツのみが指定した期間内に表示されます。
• 特定のラベル付き：「ラベル」フィルターでは、特定のラベルの付いたコンテンツのみが表示されます。このファイル追跡機能を利用するには、チーム・メンバーはラベル名の入力を開始して、一致する可能性のあるコンテンツをリストから選択できます。

• スペース・カテゴリ内：スペース管理者はスペースを、チームメイトの場所、担当分野、部門別のカテゴリに整理できます。ユーザーは、スペース・ディレクトリ内で可能性のあるカテゴリを参照するか、カテゴリ名の入力を開始して、関連するスペースのグループ内にあるドキュメントを検索できます。

また、Confluence の詳細な検索オプションを利用して、日付範囲、作成者、タイトル、または祖先ページなどのフィルターを追加することもできます。ユーザーフレンドリーなドキュメント追跡ソフトウェア・ソリューションをお探しでしたら、Confluence の検索機能のご使用をお勧めします。

企業は、個人、グループ、プロジェクト、ファイルなど、多くの不確定要素を扱っています。それに対応できるチーム・ワークスペースが必要です。Confluence では、知識とコラボレーション向けのプラットフォームだけでなく、包括的なドキュメントの追跡・保管ツールも入手できます。

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