Dokumente mit Confluence speichern und nachverfolgen

Dein funktionsübergreifendes Team arbeitet innerhalb des Workflows mit Unmengen von Projektdokumenten. Ob Verträge, Angebote oder Kreativpläne und Strategien – dein Team ruft täglich eine Vielzahl wichtiger und vertraulicher Informationen ab. Du musst kontrollieren, wer diese Dokumente speichern, aufrufen und bearbeiten kann. Und genau dabei hilft dir Confluence.

Mit Seitenbeschränkungen und -berechtigungen kontrollierst du den Zugriff auf deine Confluence-Bereiche, Seiten und alle eingebetteten Dateien oder angehängten Dokumente. Seitenbeschränkungen unterscheiden sich aber von Berechtigungen.

• Seitenbeschränkungen: Standardmäßig können Benutzer Confluence-Seiten aufrufen oder bearbeiten. Aber falls nötig, kannst du das Aufrufen oder Bearbeiten oder beides beschränken. Admins können Beschränkungen auf der Ebene einzelner Seiten oder auf übergeordneter Ebene ändern, wobei die untergeordneten Seiten diese Beschränkungen erben.

• Berechtigungen: Berechtigungen werden auf globaler Ebene oder Bereichsebene erteilt. Confluence-Administratoren vergeben seitenübergreifende globale Berechtigungen. Diese legen fest, ob ein Teamkollege einen Bereich erstellen oder sich überhaupt einloggen kann. Bereichsberechtigungen bestimmen die Zugriffseinstellungen für verschiedene Gruppen und einzelne Benutzer. Sie regeln die Berechtigungen zum Aufrufen, Hinzufügen, Ändern und Löschen von Inhalten innerhalb eines Bereichs.

Stell dir Confluence-Bereiche wie ein Haus vor. Du kannst jedem einen Schlüssel zu deiner Haustür geben (Berechtigungen), aber das bedeutet nicht unbedingt, dass jeder Zugang zu allen Räumen in deinem Haus hat (Seitenbeschränkungen).

Wenn du Confluence zur Nachverfolgung von Dokumenten nutzt, musst du eventuell viele Seiten für unterschiedliche Nutzer beschränken. Möglicherweise musst du Dokumentation sperren und sichern, um HIPAA-konform zu sein, oder Dokumente wie Budgets oder die Bewertungen von Mitarbeitern schützen. Falls du im Dokumentenmanagementsystem viele verschiedene Einschränkungen für unterschiedliche Seitenbenutzer festlegst, kann es unter Umständen sinnvoll sein, einen neuen Bereich speziell für diese sensiblen Dateien einzurichten. Nachdem du einen neuen Bereich mit Einschränkungen erstellt hast, kannst du nur den Stakeholdern Berechtigungen erteilen, die Zugriff darauf benötigen, anstatt einzelne Benutzer einzuschränken.

Dank der Ansichten für den Seitenverlauf und den Seitenvergleich vereint Confluence für dich die Vorteile der Dokumentennachverfolgung mit einem Audit-Trail der Seitenänderungen. Das System sendet auch Benachrichtigungen zur Nachbereitung an alle Beobachter der Seite.

Mit dem Confluence-Seitenverlauf verfolgst du Änderungen und Überarbeitungen zwischen verschiedenen Seitenversionen nach und vergleichst sie. Bei Bedarf stellst du frühere Versionen der Seite wieder her. Dank dieses Umfangs an Versionskontrolle kannst du nicht nur einfach Änderungen einsehen und vornehmen, sondern erhältst auch eine gewisse Transparenz für alle Zugriffsberechtigten der Seite.

Beim Aufrufen einer bestimmten Version einer Confluence-Seite sind folgende Funktionen verfügbar:

• Aktuelle Version: Sieh dir die neueste Version der Seite an.
• Mit aktueller vergleichen: Vergleiche die Unterschiede zwischen der neuesten Version der Seite und der gerade aufgerufenen Seite.
• Diese Version wiederherstellen: Bringe den Inhalt einer früheren Version der Seite zurück.
• Seitenverlauf anzeigen: Schau dir die Liste der Seitenüberarbeitungen und -versionen an.

• Zurück und weiter: Schau dir die vorherigen oder nächsten Versionen von Seiten an.

Du siehst zwar nicht jede einzelne Änderung, die von jedem für eine bestimmte Seite berechtigten Benutzer vorgenommen wurde, aber die Namen der Personen, die zu einer bestimmten Version einer Seite beigetragen haben.

Laut McKinsey verbringen (oder verschwenden) Mitarbeiter 20 % ihres Arbeitstages damit, nach Informationen zu suchen und diese zu sammeln. Diese Zeit könnten sie produktiver nutzen.

Eine der wichtigsten Funktionen von Confluence ist eine integrierte Suche, die von Atlassian Intelligence (AI) unterstützt wird. Die AI-Suche in Confluence bietet den Benutzern noch umfangreichere Funktionen, als nur die relevante Dokumentation zu finden. Sie lernt von deiner Organisation. Eindeutige Projektnamen oder Akronyme werden Teil der durchsuchbaren Datenbank. Und der gesamte Zugang zu diesen Daten kann dank umfassender Zugriffsberechtigungen dann gewährt oder eingeschränkt werden – ganz wie du möchtest.

Wenn Benutzer in Confluence suchen, durchsucht die Plattform Inhalte in allen Arbeitsbereichen (einschließlich persönliche Bereiche), Bereichsbeschreibungen, persönliche Profile, E-Mails und Seiten. Die Funktionen für die Suche und Nachverfolgung scannen auch den Inhalt einiger angehängter Dateien, wie PDF-Dateien, Microsoft Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen. Die den Benutzern angezeigten Ergebnisse basieren auf den individuellen Confluence-Berechtigungen – sie sehen also nur die Inhalte, für die sie berechtigt sind.

Die Benutzer können Suchen mit interaktiven Filtern eingrenzen. Sie können in und mit den folgenden Parametern suchen:

• In einem Bereich: Der Bereich, in dem sich das Teammitglied gerade befindet, wird standardmäßig oben angezeigt, aber Benutzer können Inhalte auch in einem anderen Bereich oder in einer Bereichsliste finden.
• Von einer bestimmten Person: Mit dem Filter "Beitragender" finden Benutzer Inhalte, die von einzelnen Personen geändert – erstellt, kommentiert oder aktualisiert – wurden. Wenn Benutzer mit dem Eintippen eines Benutzernamens beginnen, zeigt Confluence mögliche Ergebnisse in Echtzeit an.
• Nach Inhaltstyp: Der Filter "Typ" zeigt nur Ergebnisse mit bestimmten Inhaltstypen an, zum Beispiel Seiten, Kommentare, Benutzerprofile oder Blogposts.
• Innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens: Der Filter "Datum" zeigt nur Inhalte an, die in einem bestimmten Zeitraum zuletzt geändert – erstellt, kommentiert oder aktualisiert – wurden.
• Mit einem bestimmten Stichwort: Der Filter "Stichwort" zeigt nur Inhalte mit einem bestimmten Stichwort an. Zur Nutzung dieser Funktion für die Dateinachverfolgung können die Teammitglieder mit der Eingabe des Stichwortnamens beginnen und aus einer Liste potenzieller Treffer auswählen.

• Innerhalb einer Bereichskategorie: Bereichsadministratoren können Bereiche in Kategorien für Standorte, Themen und Abteilungen von Teamkollegen einteilen. Benutzer durchsuchen mögliche Kategorien innerhalb des Bereichsverzeichnisses oder beginnen damit, einen Kategorienamen einzugeben, um Dokumente in einer Gruppe verwandter Bereiche zu finden.

Du kannst mit den erweiterten Suchoptionen von Confluence auch weitere Filter wie Datumsbereich, Ersteller, Titel oder Vorgängerseite hinzufügen. Wenn du eine benutzerfreundliche Softwarelösung zur Nachverfolgung von Dokumenten benötigst, ist die Suchfunktion von Confluence schon sehr hilfreich.

Dein Unternehmen setzt sich aus vielen veränderlichen Faktoren zusammen – Personen, Gruppen, Projekte und Dateien – und du brauchst einen Arbeitsbereich für dein Team, der diese vereint. Mit Confluence erhältst du mehr als eine Plattform für Wissensmanagement und Zusammenarbeit, nämlich ein ganzheitliches Tool zur Dokumentennachverfolgung und -speicherung.

Teste Confluence noch heute und finde heraus, wie du mit der Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem die vulnerablen Daten deines Unternehmens schützt, deinem Team wertvolle Zeit sparst und das Geschäftsergebnis deines Unternehmens verbesserst.