Des réunions d'équipe que personne ne redoutera
Quelques conseils pour améliorer vos réunions
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Nous avons tous fait l'expérience des réunions non productives, qui empiètent sur nos calendriers. nous ennuient et nous empêchent de faire ce que nous avons à faire.
Un sondage a révélé que les professionnels consacrent 21 % de leur temps de travail à des réunions. Pire encore, les mêmes personnes ayant répondu à ce sondage estiment qu'au moins un quart du temps passé en réunion est du temps perdu. Pas étonnant que la plupart d'entre nous se plaignent quand une nouvelle réunion tombe sur nos calendriers déjà bien remplis.
Les réunions d'équipe sont en réalité nécessaires dans le monde du travail. Lorsqu'elles sont correctement planifiées et gérées, elles favorisent les idées, la résolution des problèmes et la réalisation des objectifs.
La question qui se pose alors est la suivante : comment organiser une réunion efficace pour que la magie opère ? Comment s'assurer que cette petite réunion est une utilisation productive du temps de votre équipe et non un gaspillage inutile d'une partie de sa journée de travail ?
Ce guide aborde les éléments à prendre en compte pour tirer le meilleur parti de vos réunions d'équipe (et, au cas où, apporter des croissants ne fait jamais de mal).
Quand est-il utile ou non d'organiser une réunion d'équipe ?
Nous sommes tous un jour sorti d'une réunion en nous disant : « Un simple mail aurait suffit ! »
Une façon d'éviter cela consiste à vous assurer que votre réunion débouchera sur quelque chose de concret, et non pas d'organiser une réunion seulement parce que vous avez l'impression que c'est nécessaire.
Comment savoir où vous vous situez dans ce contexte ? Utilisez les signes présentés ci-dessous pour évaluer votre propre situation et déterminer si une réunion d'équipe est vraiment nécessaire.
Organisez cette réunion si…
1. Vous avez un objectif clair.
Chaque réunion a besoin d'une mission ou d'un objectif clair, faute de quoi elle s'avère inutile. Qu'espérez-vous obtenir ? Souhaitez-vous résoudre un problème ? Établir un calendrier ? Aborder une difficulté rencontrée ? Faire un brainstorming pour trouver une idée ? Veillez à donner une orientation claire à votre réunion avant de la planifier. Si c'est le cas, foncez !
2. Vous avez créé un ordre du jour.
Une fois que vous avez défini votre objectif, inutile de le garder secret : mettez le reste de l'équipe dans la boucle pour que tous sachent quels sujets seront abordés et quel est l'objectif recherché. Le principal piège lors de l'organisation d'une réunion est de travailler à l'envers. Un créneau est prévu, et ce n'est qu'alors qu'on réfléchit à comment le remplir. Il est plus judicieux de définir d'abord l'ordre du jour, puis de prévoir le créneau nécessaire. Vous avez défini l'ordre du jour de votre réunion ? Planifiez-la !
3. Vous savez exactement qui inviter.
Il n'y a rien de pire que d'être forcé d'assister à une réunion sur un sujet avec lequel on n'a rien à voir. Savoir quels points vous souhaitez aborder vous permet de savoir qui doit participer à la réunion ; c'est une autre raison pour laquelle planifier l'ordre du jour est utile. Si vous savez exactement qui mérite un siège à cette table, vous avez probablement une très bonne connaissance de tous les autres détails pratiques. Planifier l'heure de la réunion est donc justifié.
Renoncez à cette réunion si…
1. Vous ne faites que partager des informations.
Vous avez simplement besoin d'informer les autres de l'avancement du projet ou de faire savoir à tout le monde que vous avez changé le menu de l'équipe pour sa sortie pour des pizzas plutôt que des tacos ? Vous souhaitez faire un suivi rapide ou donner des informations factuelles sans que cela ne nécessite une discussion par la suite ? C'est précisément ce à quoi servent les e-mails ou les plateformes de messagerie instantanée. Cela évite d'avoir à réunir toute l'équipe et permettra également à chacun d'avoir un support auquel se référer par la suite en cas d'oubli. Les assemblées générales et les réunions de direction font partie des quelques exceptions à cette règle.
2. Vous organisez une réunion juste pour organiser une réunion.
Cela peut paraître plus qu'évident lorsqu'on le lit, mais cela arrive bien plus souvent qu'on ne le pense, en particulier en ce qui concerne les réunions récurrentes. Ces créneaux réguliers sur le calendrier ont tendance à se transformer en de parfaites sessions de rattrapage ou de suivi plutôt qu'être l'occasion d'avoir des conversations productives. Par conséquent, si une réunion récurrente figure sur le calendrier de votre équipe, assurez-vous régulièrement qu'elle en vaut vraiment la peine.
3. Vous n'êtes pas totalement préparé.
Documents de référence, briefs créatifs, présentation : vous ne disposez pas de tous les documents nécessaires ? Vous n'avez pas finalisé les éléments à l'ordre du jour pour les partager avec votre équipe ? Dans ce cas, il est trop tôt pour organiser cette réunion. Vous pouvez bien sûr finaliser tout ceci une fois la réunion fixée, mais cela prend souvent plus de temps que prévu, et il serait dommage qu'il vous manque encore la moitié des éléments nécessaires à l'approche de la réunion.
Comment effectuer une réunion d'équipe qui fait avancer les choses ?
Vous avez donc un objectif, un programme et votre liste d'invités, et vous êtes sûr que votre réunion est indispensable. Mais comment pouvez-vous vous assurer que tout se passe bien ? Vous devez mettre ces stratégies en place.
1. Articulez-la autour de votre ordre du jour
Désolées d'insister lourdement sur ce point, mais vous saisissez probablement désormais l'importance de définir un ordre du jour précis pour une réunion d'équipe productive. Il est toutefois estimé que dans 63 % des cas, aucun ordre du jour n'est prévu pour une réunion.
Ne faites pas partie de ces gens-là. Un ordre du jour est étonnamment simple à définir (et en vaut bien la peine). Dans sa forme la plus basique, il s'agit d'un court énoncé regroupant les éléments suivants :
- La date et l'heure de la réunion
- L'objectif de la réunion
- Les services ou personnes présentes
- Les sujets à aborder
- La personne en charge d'orienter les discussions sur chaque sujet
- Le temps alloué pour discuter de chaque sujet
Et c'est vraiment tout ce dont vous avez besoin. Partager ces informations en amont de la réunion apportera une structure plus que nécessaire (ainsi qu'une gestion du temps) à votre réunion.
2. Envoyez les documents de référence en amont
Le temps de réunion est précieux et ne doit pas être perdu, mais cela arrive malheureusement très facilement, en particulier lorsque les 10 premières minutes sont consacrées à informer tout le monde des sujets qui seront abordés.
Épargnez-vous cela en partageant l'ordre du jour et tout autre document de référence (brief créatif, calendrier, présentation, graphique, ou encore rapports) avec tous les participants au moins un jour ouvré avant la date de la réunion.
De cette façon, chacun a le temps de prendre connaissance des points essentiels de la réunion et pourra ainsi préparer des questions pertinentes et apporter des suggestions.
3. Ne laissez rien au hasard
Quels sont les pièges à éviter ? Les sujets divers et digressions qui n'ont aucun rapport avec l'objectif de la réunion. Est-il vraiment nécessaire de débattre maintenant de la prononciation du nom de ce client ?
Couvrez ce piège avant que toute l'équipe ne tombe dedans. Au lieu d'entamer une discussion, indiquez à l'équipe que vous prenez note du point soulevé et que vous y reviendrez par la suite.
Cette méthode est parfois appelée en anglais la méthode « parking lot » (ou « méthode de stationnement ») : un sujet est temporairement mis de côté afin de suivre le fil conducteur (clin d'œil) de la réunion qu'est l'ordre du jour.
4. Interdisez les écrans
Pour qu'une réunion soit productive, chacun doit être concentré et engagé. Il est impossible d'y parvenir si tous les participants sont en même temps rivés sur leur écran, répondent à des e-mails ou font le tour de leur Instagram.
À moins qu'ils n'aient besoin de leurs appareils pour la discussion ou pour toute activité que vous avez planifiée, demandez-leur de les laisser à leur bureau. Vous pouvez même envisager de prévoir à cet effet un collecteur en dehors de la salle de réunion pour rappeler la nouvelle règle. De cette façon, chacun reste concentré sur l'essentiel : la discussion.
5. Gardez un œil sur votre montre
Pour commencer, il est crucial de respecter le créneau prévu pour la réunion. Cela montre non seulement que vous respectez les horaires de chacun, mais vous permettra également de faire en sorte que chaque minute compte. Voyez les choses de cette façon : une réunion de 30 minutes qui commence avec 5 minutes de retard, c'est déjà 17 % de temps perdu. Dommage !
Au-delà des horaires de la réunion, il est facile de perdre la notion du temps lorsque la discussion bat son plein. Si inscrire un horaire à l'ordre du jour est indéniablement utile, il convient toutefois de garder un œil sur votre montre pour respecter le temps imparti.
Cela vous semble impossible ? Désignez une personne en charge de la gestion du temps au début de la réunion pour vous signifier que vous vous approchez de la fin le moment venu.
6. Faites une synthèse et partagez-la
L'ordre du jour est important, mais le résumé de votre réunion l'est tout autant. À la fin de la réunion, récapitulez les points clés dans un document ou un e-mail que vous enverrez à tous les participants, ainsi qu'à toute autre personne qui pourrait avoir besoin d'être informée. Le résumé de votre réunion doit comprendre les éléments suivants :
- De brèves notes sur les sujets abordés
- Les éléments d'action à prendre en compte et les personnes auxquelles ils sont assignés (ainsi que les dates limites correspondantes)
- Tout élément placé en « parking lot » et qui sera abordé par la suite
Le fait de mettre tout cela par écrit permet de s'assurer que chacun sait précisément quelles sont les étapes suivantes et que les points abordés et les actions convenues sont clairs pour tous. Le résumé de la réunion est également un support auquel vous pourrez vous référer lors de la réunion suivante pour vous assurer que rien n'est oublié.
