ThoughtWorks が Trello を利用して、リモートでのコラボレーションとコミュニケーションを拡張した方法

グローバルに分散している企業がリモートにおけるコラボレーションとコミュニケーションを加速

ThoughtWorks は、Trello Enterprise の大規模な顧客です。このツールによって、チーム、組織、社外の増大するニーズに基づいて、ワークフローを拡張して展開できるようになって、社内そしてクライアントとの働き方が変わりました。

「グローバル リーダーシップ チームは、COVID-19 に対する同社の対応を調整するために特別なプロジェクト グループを設置しました。部門や地域を越えてメンバーを集めたそのグループは、活動を調整するためにもちろん Trello に頼りました」ThoughtWorks の TechOps の戦略責任者である Andy Yates 氏は述べています。

1 月 21 日、ThoughtWorks Wuhan は、従業員とクライアントの安全を守る計画を公式化する任務を負う緊急チームを結成しました。翌日、ThoughtWorks China のリーダーは武漢オフィスを閉鎖することを決定して、その翌日、政府は武漢市全体の封鎖を発表しました。

リーダーシップ チームと緊急チームは絶え間ない変化の中でリモート ワークを最重要課題として、スマートな意思決定を行うために分散型アジャイル デリバリー エクスペリエンスを使用しました。Trello は、同社の COVID-19 の対応に関連する多くの不確定要素を調整するために使用されました。現在、組織は世界中のオフィスを安全に再開するための計画を準備して調整するために、デジタル コラボレーション ツールを使用しています。

組織全体が非常に短期間で 100% リモート作業環境にシフトしたため、Trello は新しい形で使用されました。従来、従業員は主に Trello を独自のタスク管理、社内プロジェクト、クライアントとのプロジェクトのプロジェクト管理に使用していました。

「以前は独自のプロジェクト管理ツールを使用していました」Andy Yates 氏は説明しています。「しかし私たちは、その内部開発をやめることにしました。代替品を探し始めたとき、大多数のチームが他のプロジェクトに Trello を使用していることに気付きました。Trello が適切であるという意見が高まったことから、ThoughtWorks でこのツールを正式に使用することにしました」

コミュニケーション ツールとコラボレーション ツールの自律的な適用の背後にある契機

TechOps の戦略責任者としての Andy 氏の主な職責の 1 つは、ThoughtWorks のプロダクト所有者である Marina Rodrigues Moschetta 氏などのチーム メンバーや、Sumeet Moghe 氏などの他の関係者とともに、組織全体のツールとテクノロジーの使用状況を評価することです。

「社内には探索的な文化があるため、次善のツールやコラボレーションする方法を模索することが習慣化しています」Andy 氏は述べています。

日々の業務においてそれは何を意味するのでしょうか? Andy 氏とそのチームは、何千人もの従業員と何百ものクライアントからツールの使用状況とオプションをレビューするために、1 日に最低 5 件のリクエストを受け取れました。このツールとベンダーのレビュー プロセスは Trello ですべて管理されており、Andy 氏とそのチームは、法務や財務など、プロセスの一部である社内の他の部門と調整してコミュニケーションできます。

全体的に、ThoughtWorks は Trello、Zoom、Mural、Google Workspace などの一連の標準的なツールを使用しているため、誰もがコラボレーションとコミュニケーションのための共通の出発点を持っています。その技術スタックの中核部分として Trello を活用して、従業員はさまざまな方法でその使用を自律的に適用しました。

Enterprise プランでは、Butler を介して無制限のチーム、ボード、Power-Up、ネイティブ タスクの自動化を作成できます。これらの堅牢な機能によって、誰でも簡単にプロジェクトを開始して Trello でコラボレーションできます。Trello のボードは数秒で作成できて、ユーザーは組織化、優先順位付け、アクションするのに十分な構造ですべてのプロジェクトの計画策定を開始できます。ツールの使いやすさと柔軟性によって、従業員はさらに簡単に自己組織化して自己管理できます。また、Trello Enterprise では、管理者がリアルタイムで権限とユーザーを簡単に管理できる一元化されたダッシュボード エクスペリエンスを提供しています。

「以前は Trello を非常に基本的な方法で使用していました。カードや付箋を壁に貼るのと同じような方法です。今では、多くの機能を活用して、ツールを使用するためのより豊かなエクスペリエンスを生み出しています」Andy 氏は説明しています。

従業員が Trello を使用する最も一般的な方法の 1 つは、社内およびクライアントのプロジェクト管理です。

プロジェクト計画の対面ミーティングでは、ThoughtWorks のオフィスであろうとクライアントのオフィスでのオンサイトであろうと、最終的には、壁に大量の実物のカードが貼られたり、ホワイトボードにいくつかのアイデアが書き込まれたりします。チームはこのようなブレーンストーミングとコラボレーションの方法を好むため、全員がリモート ワークを開始したときにデジタル ソリューションが必要でした。

Trello は、チームがプロジェクト計画、タスク、タイムラインを策定して所有者を簡単に割り当てるとともに、作業を完了するために必要なものに追加のコンテキストを提供するためのデジタル ホワイトボードとワークスペースになりました。

「実際のオフィスに戻っても、実物のボードを使用に立ち返ることはまずありません。現在、社内では、デジタル コラボレーションがもたらす価値と、それがどのように包括的なエクスペリエンスを実現するかが広く理解されています。誰かがオフィスにいても、自宅で仕事をしていても、クライアントと現場で作業していても、誰もが Trello を通じてコンテキストと情報を共有できます」Sumeet Moghe 氏は説明しています。

たとえば、Sumeet 氏は ThoughtWorks のイベントの 1 つである Converge の計画策定を主導しました。もちろん、COVID-19 の影響下に置いては、計画を調整してイベントをオンラインで開催する必要がありました。オンライン イベントを開催するために Zoom を、その計画策定に Trello を選択しました。イベント ボードは、タスクの進捗と完了を追跡するためのリストを含むカンバン スタイルで設定されました。カンバンは、作業を可視化して進行中の作業に上限を設け、効率を最大化するための手法です。これは、作業の流れと質を絶え間なく改善するためのプロセスです。カンバンは、広範なカスタマイズを可能にするフレームワークであり、Trello のインターフェイスと機能によってチームはこの柔軟性を視覚化してあらゆる変更に簡単に適応できます。

Trello を使用した一体感の醸成

ThoughtWorks のオフィスがすべて閉鎖されたため、すべての地域のチームはつながりを維持して、そのオフィス内エクスペリエンスをオンラインで再現できる方法を迅速に導入しました。この企業は常に分散型でしたが、仮想世界で新しいチーム メンバーを紹介したり、コーヒーやバースデー ケーキに誘ったりするにはどうすればよいでしょうか?

従業員は自己組織化して、ソリューションを生み出しました。そしてもう一度、Trello で答えを見つけました。

「Trello は社会的なつながりの場になりました。たとえば、ブラジルのチームは Trello ボードを使用して誕生日を把握しているため、実際に一緒にいられない場合でもみんなで祝って一体感を生み出せます」ThoughtWorks のプロダクト所有者である Marina Rodrigues Moschetta 氏は説明しています。

誕生日やお祝いに加えて、ThoughtWorks は Trello を使用して複数の地域の組織で起こっている事柄に関する情報も共有しています。誰もがボードにアクセスできるため、すべての従業員にとって透明性と包括性が向上しています。

人事および採用チームも、Trello 内のデジタル ワークフローにプロセスを適切に移行しました。2020 年初頭に組織が 100% リモート モデルに移行し始めたにもかかわらず、彼らはまだ新入社員を採用してオンボーディングし、Trello でそのプロセスを管理していました。開始日を遅らせる代わりに、Trello でオンボーディング プロセスが設定されました。

FYE (初年次教育) と呼ばれるオンボーディング ボードは、新入社員を歓迎して ThoughtWorks で働くことがどのようなものか、チーム メンバー、そして今後取り組むプロジェクトに関する情報とコンテキストを提供するために使用されます。ボードには、豊富な情報を含んで実用的なさまざまなリストがあります。[Board Overview (ボードの概要)] リストには、ボードの使用法、新入社員に対する初年度の達成目標、リソース リンクに関する情報が記載されています。次のリストは [Week 1 Checklist (第 1 週チェックリスト)] です。これは、新入社員をオンボーディングして、ThoughtWorks で勤務を開始するにあたってタスクを割り当てるために使用されます。リストの各カードは To Do リストであり、詳細なチェックリストを使用して必要に応じて各タスクの詳細を提供します。[Ongoing Activities (進行中のアクティビティ)] と [目標] のリストもあります。これらのリストは新入社員の初年度を通して定期的に使用されてアップデートされ、完了すると [完了] リストに移動されます。

企業のコラボレーションの未来

オフィスが安全に開いているためハイブリッド ワーク モデルで運営を続けていますが、ThoughtWorks チームは従業員がデジタル ツールを介して主にコラボレーション、イノベーション、コミュニケーションすることを期待しています。

チームに自己管理して自己組織化するためのサポート、ツール、信頼があれば、一緒に素晴らしい成果を達成できます。20 年以上にわたってリモート ワーク プロセスを磨き上げてきた企業に対しても、ThoughtWorks はデジタル コラボレーション ツールを使用して、コラボレーションを継続し、クライアントにサービスを提供し、一体感を維持するための新しい革新的な方法を見つけました。

チームがオフィスに戻っても家にいても、同じことが言えます。Trello はあらゆる場所で従業員のデジタル ワークスペースとして機能します。