Confluence でプロジェクトの追跡を容易にする 3 つの方法
テンプレートで先延ばし癖を打破し、期待を設定して、目標に一歩近づきましょう
プロジェクトの目標、タイムライン、成果物についてチームの調整や連携が取れていないと、コミュニケーションが途絶えます。このように途絶えることで、より大きな問題に発展する可能性があります。Grammarly によると、組織のリーダーの 96% が、業績は効果的なコミュニケーションと直接結びついていると考えています。
プロジェクト・チームを成功に導いて、彼らがより説明責任を果たし、プロジェクトを効率的に完了できるようにします。Confluence は、その組み込みの機能と統合により、大量の情報を保存、整理、視覚化するのに最適な場所です。
レポートに組み込まれているデータ整理機能
情報を手動でスプレッドシート、タスク・リスト、またはプロジェクト・レポートに整理しようとすると、量の多さに圧倒され、間違いも起こりやすくなります。その情報とのつながりに関係なく、チーム・メンバーなら誰でも使用できるツールが必要です。チーム・メンバーは互いに、そして関係者にインサイトを伝えることができる必要があります。
Confluence はプロジェクト計画、更新、チームのコミュニケーションを把握し、組織のデータを効率化します。Confluence とそのレポート機能を使って余計な情報を排除したテーブルやグラフを作成することで、大量のデータを解釈しやすくなります。
テーブルを使用してデータ量の多いコンテンツを整理する
あなたは製品チームの一員で、製品ロードマップの期日を細分化する必要があるかもしれません。あるいは、マーケティング・チームに所属していて、キャンペーンのマイルストーンと終了日を追跡する必要があるかもしれません。ニーズや部署に関係なく、テーブルは大量のデータを整理するのに役立ちます。また、テーブルを使用して Confluence ページの価値を高めたい場合は、効果を高めるためにテーブルを最適化する必要があります。
まず、Confluence ページでメニュー・バーまたはキーボード・ショートカット（Shift+option/Alt+T）を使用するか、「/table」と入力して、テーブルを追加します。そこから、テーブルのオプションに行き、必要に応じて列と行のヘッダーを設定します。
Confluence でテーブルを作成する際は、次の点に留意してください。
- コンテキスト：人々はコンテンツをざっと読んで、探している情報をすばやく見つけたいと考えています。見出しだけで適切な情報が伝わるようにしましょう。テキストやセルの書式に色を使って重要な情報を強調したり、データ・セットやカテゴリを区別したりしましょう。
- 詳細：提供する情報が多いほど、ユーザーは探している情報を見つけるのに時間がかかります。特に小さなデバイス画面を使用している人にとっては、列と行が少ないほどテーブルが見やすくなります。また、絵文字（「✅」や「❌」など）に置き換えられる単純な情報を探しましょう（「はい」や「いいえ」のエントリなど）。
- 内容：必要と思われる情報をすべて含めてしまいがちですが、時には無駄であることもあります。他の詳細から推測できる情報を探しましょう。たとえば、ユーザーの誕生日と年齢の両方を含める必要はありません。伝えたいポイントをより効果的に示しているのはどのエントリかを判断する必要があります。
フォーマット：ほとんどの人は縦向きのテーブルに慣れていますが、データ内の最も重要な要素に基づいてテーブルの向きを決めるべきです。
テーブルに含めたい情報を絞り込んだら、グラフを使ってデータのストーリーを伝えましょう。
グラフを使ってデータのストーリーを伝える
Confluence のグラフでは、テーブルの情報を利用して、ダッシュボードの作成、プロジェクトの進捗と成果物の追跡、プロジェクト予算の整理などが行えます。また、1 つの Confluence ページに複数のグラフを追加すると、プロジェクト・スコープの概要を簡単に把握し、インサイトをすばやく見つけられます。
さまざまな種類の Confluence グラフの機能をご覧ください。
- 円グラフ：データ・セット全体を構成するパーセンテージと値を示すのに役立ちます。円グラフの値（スライス）を色分けして、各エントリを明確に区別する必要があります。
- 棒グラフ：いくつかの異なる値を比較するのに最適です。棒グラフは、最初は縦に並んだ列で表示されますが、凡例のラベルが長い場合は回転させることもできます。そして、値を関連付ける包括的な指標は恐らく存在しませんが、色を使って何らかの順序を示す必要があります（例えば、メンバーシップ・レベル別の製品の使用状況）。
折れ線グラフ：カテゴリ間の関係と時間の経過に伴う傾向を示すのに適しています。伝えようとしているデータ・ストーリーを示すために、鮮やかな色や強調色を使いましょう。
Confluence には、グループ・グラフや集計グラフを作成するオプションも用意されています。
- グループ・グラフ：棒グラフを横に並べて比較したもの。理解しやすいように、比較する値は 4 つまでにしましょう。値が関連している場合（年齢など）、同じ色の複数のシェードを使用してグラフをデザインしましょう。明るいものから最も暗いもの、またはその逆の順に並べましょう。
集計チャート：特定の基準で値をグループ分けします（たとえば、時間の経過に伴う複数の取引を集計して、製品売上の合計金額にまとめます）。ボード全体で 1 つの色を使うことも、列の指標を表すために個々の色を使うこともできます。
テーブルの目標は、生データを論理的なカテゴリに整理することです。そして、グラフの目標は、アクションにつながるインサイトを見つけて明らかにするために、テーブル・データにある程度の機能を与えることです。
統合により、プロジェクトの進捗をより詳細に把握できる
適切なプロジェクト追跡ソフトウェアとプロジェクト管理ツールがなければ、プロジェクト計画はすぐに複雑になります。Confluence は何千ものアプリと統合されており、実際の進捗を視覚化し、プロジェクトの追跡をさらに高いレベルに引き上げるのに役立ちます。
アジャイルなチームやプロジェクトでは、Jira と Confluence を一緒に使用して自動化を促進し、よりシームレスで協調的なワークフローを構築できるよう支援します。Jira を Confluence に追加すると以下が可能になり、プロジェクトのパフォーマンスが向上します。
- アジャイル・プロジェクトを作成して管理できます。
- タイム・トラッキングを改善し、より早く価値を提供できます。
- どちらのインターフェイスでもプロジェクトを計画して調整し、通知を受け取れます。
- ソフトウェアのバグや機能リクエストを追跡することで、タスク管理とリソース管理を改善します。
- プロジェクトのタイムラインとプロジェクトの状況を文書化できます。
- 製品ドキュメントなどの最新情報をリアルタイムに受け取れます。
- ページ・テンプレートを使ってプロジェクトをすぐに開始できます。
- 監査ログを見て、製品アップデートを追跡できます。
Jira 以外にも、チームがプロジェクト・タスクを追跡し、改善点を特定するのに役立つ統合があります。
- Advanced Tables for Confluence：列の集計、平均、ソート、番号付け、フィルタリング、CSS スタイルで Confluence テーブルを強化します。これを使用して、特定の基準（ページ、スペース、ラベルなど）に基づいて添付ファイルのテーブルを作成することもできます。
- Reporting for Confluence：動的なカスタム・ダッシュボードを通じて、ステータス・レポートとデータを視覚化して理解しやすくします。
- Table Filter and Charts for Confluence：さまざまなページや Jira などの外部ソースからのテーブルを管理し、Confluence データを再利用します。
Confluence とその統合により、データにさらに詳細な情報を付加したり、新しいインサイトを得たりできます。
その上、私たちは常に新しいテンプレートを開発しているので、新リリースを頻繁にチェックしてください。たとえば、2021 年 12 月には、上に示したテンプレートの他に、さらに 3 ダースのテンプレートを追加します! 私たちは、Figma や MURAL などすばらしい企業と提携し、彼らのベスト プラクティスを取り入れて、生産性と問題解決を強化するテンプレートを共同作成しました。たとえば、製品試験に関する信頼できる唯一の情報源を作成する方法について知りたい場合は、Optimizely の実験計画と結果を参照してください。空きポジションに人材を採用する必要がありますか? 職務内容テンプレートと採用プロセス テンプレートから Indeed のプロセスを利用してください。
仕様を正確に満たすテンプレートが見つからなくても大丈夫です。簡単に独自のテンプレートを作成して繰り返し使用することで、プロジェクトでのコラボレーションやブレーンストーミングから、関係者の管理、そしてプロジェクトの進捗追跡のあらゆる側面まで、プロセスを合理化することができます。また、気に入ったページを別のチームが持っている場合は、それを複製してテンプレートにすることができます。そのページに移動し、右上のアクション メニュー (•••) をクリックして [コピー] をクリックします。とても簡単です。
さまざまなプロジェクトを順調に進めるのに役立つ、人気のテンプレートをいくつか紹介します。
ページ履歴でリビジョンの表示がシンプルに
プロジェクトのスケジュールを管理するには、プロジェクト全体のイニシアチブ、更新、イテレーションの透明性と可視性が不可欠です。Confluence では、プロジェクトを追跡するために、各ページとプロジェクト・ライフサイクルの変更履歴を表示できます。Confluence では、ページが変更されるたびに、そのページの新しいバージョンが作成されます。これにより、必要に応じて簡単に前のバージョンのページにロールバックできます。
Confluence ページの「その他のオプション •••」 > 「ページ履歴」に移動して、ページの特定のバージョン番号を選択して表示できます。ページの以前のバージョンの表示中には、古いバージョンを表示していることを説明する「警告」メッセージが上部に表示されます。
また、Confluence のページ履歴と比較オプションを使用して、次の操作も行えます。
- 特定のバージョンを削除する。
- ページに加えられたすべての変更を表示する。
- 未公開の変更があるかどうかを確認する。
ページの 2 つのバージョンを選択して比較する。
Confluence のページ・オプションで比較ビューを使用すると、現在のページに隣接するバージョン間のページ変更のみを表示できます。
また、プロジェクト計画とコラボレーションの特定の側面を掘り下げることもできます。キャパシティ計画は、各チーム メンバーの処理能力を把握するのに役立ちます。これにより、ワークロードを効率的に管理できます。また、目標、シグナル、指標は、全員に共同目標を徹底することで、プロジェクトでのコラボレーションを促進します。
Confluence でプロジェクト管理を簡素化する
Confluence は必ずしもプロジェクト管理ソフトウェアとは見なされていませんが、あまり技術に詳しくないメンバーでもオンライン・プロジェクト追跡を行いやすくなっています。Microsoft Word 文書や Excel スプレッドシートでプロジェクトを手動で追跡して不必要なボトルネックを生み出していた日々と引き換えに、プラットフォーム間でプロジェクトの更新を効率化できる簡単なツールを選びましょう。
Confluence がどのように複雑なワークフローを軽減し、プロジェクト・データに基づくより有益なストーリーを伝え、最終的にプロジェクトを成功させるのに役立つかをご覧ください。
