Trois fonctionnalités de Confluence qui facilitent le suivi de projets
Les modèles aident les équipes à surmonter la procrastination, à définir des attentes et à ouvrir la voie à la réalisation de leurs objectifs
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Lorsque votre équipe n'est pas coordonnée et alignée sur les objectifs, les délais et les livrables du projet, cela entraîne des problèmes de communication. Ces problèmes peuvent en engendrer d'autres plus importants. En fait, selon Grammarly, 96 % des dirigeants d'entreprise s'accordent à dire que les résultats métier sont directement liés à l'efficacité de la communication.
Donnez à vos équipes de projet les moyens de réussir afin qu'elles puissent être plus responsables et mener à bien les projets efficacement. Confluence est l'endroit idéal pour stocker, organiser et visualiser de grands volumes d'informations grâce à ses fonctionnalités intégrées et ses intégrations.
Les rapports intègrent l'organisation des données
Essayer d'organiser les informations manuellement dans des feuilles de calcul, des listes de tâches ou des rapports de projet représente une charge de travail importante et peut favoriser les erreurs. Vous avez besoin d'un outil que tous les membres de votre équipe peuvent utiliser, quel que soit leur lien avec les informations. Ils doivent être capables de communiquer leurs informations entre eux et aux parties prenantes.
Confluence suivra les plans de projet, les mises à jour et la communication entre équipes, et simplifiera les données de votre organisation. Grâce à Confluence et à ses capacités de reporting, les utilisateurs peuvent créer des tableaux et des graphiques qui les aident à réduire les interférences et à comprendre de grands ensembles de données.
Les tableaux organisent les grands volumes de données
Peut-être que vous faites partie d'une équipe produit et que vous devez répartir les dates d'échéance de votre feuille de route produit. Ou peut-être que vous faites partie de l'équipe marketing et que vous avez besoin de suivre les étapes importantes et les dates de fin des campagnes. Quels que soient vos besoins ou votre service, les tableaux vous aident à organiser de grands volumes de données. Si vous voulez que votre tableau apporte de la valeur à votre page Confluence, vous devez l'optimiser pour plus d'efficacité.
Tout d'abord, ajoutez un tableau depuis votre page Confluence, soit depuis la barre de menus, soit en utilisant le raccourci clavier (Maj+Option/Alt+T), soit en tapant « /table ». Ensuite, accédez aux options de votre tableau et configurez les en-têtes des colonnes et des lignes selon vos besoins.
Quelques points à prendre en compte lors de la création de tableaux dans Confluence :
- Contexte : les utilisateurs veulent pouvoir parcourir le contenu pour trouver rapidement ce qu'ils recherchent. Assurez-vous que vos titres contiennent les informations appropriées. Utilisez des couleurs dans la mise en forme du texte et des cellules pour mettre en évidence les informations clés et faire la distinction entre les ensembles de données et les catégories.
- Informations : plus vous fournissez d'informations, plus les utilisateurs mettront de temps à trouver ce qu'ils recherchent. Ainsi, moins vous avez de colonnes et de lignes, meilleure est la lisibilité de votre tableau, en particulier pour ceux qui utilisent des écrans d'appareils plus petits. Recherchez également des informations simples (par exemple, les entrées « oui » et « non ») qui pourraient être remplacées par une émoticône (par exemple, « ✅ » et « ❌ »).
- Contenu : il peut être facile d'inclure toutes les informations qui semblent nécessaires, mais parfois vous faites deux fois plus d'efforts que nécessaire. Cherchez les informations qui peuvent être déduites à partir d'autres informations. Par exemple, il n'est probablement pas nécessaire d'indiquer à la fois la date de naissance et l'âge d'un utilisateur. Vous devez simplement choisir l'entrée qui illustre plus efficacement le point que vous essayez de démontrer.
Formatage : la plupart des gens sont plus à l'aise avec l'alignement vertical des tableaux, mais vous devriez aligner votre tableau en fonction de l'élément le plus important des données.
Une fois que vous aurez verrouillé les informations que vous souhaitez inclure dans votre tableau, les graphiques vous aideront à raconter une histoire à partir de vos données.
Les graphiques fournissent des histoires
À partir des informations de vos tableaux, les graphiques Confluence vous aident à créer des tableaux de bord, à suivre l'avancement des projets et les livrables, à organiser les budgets des projets, et plus encore. Vous pouvez également ajouter plusieurs graphiques sur une seule page Confluence afin que vos coéquipiers puissent facilement obtenir une vue d'ensemble de la portée du projet et en découvrir rapidement des informations.
Regardez ce que peuvent faire les différents types de graphiques Confluence :
- Diagramme à secteurs : utile pour illustrer les pourcentages et les valeurs qui constituent un ensemble de données complet. Les valeurs des diagrammes à secteurs (tranches) doivent être colorées distinctement pour différencier clairement chaque entrée.
- Diagramme à barres : idéal pour comparer plusieurs valeurs différentes. Les diagrammes à barres commencent par des colonnes verticales, mais vous pouvez les faire pivoter si les étiquettes de votre légende sont longues. De plus, bien qu'il n'existe probablement aucune métrique globale reliant les valeurs, vous devriez utiliser des couleurs qui indiquent un ordre quelconque (par exemple, l'utilisation du produit par niveau d'adhésion).
Graphique linéaire : un bon choix pour illustrer les relations entre les catégories et les tendances au fil du temps. Utilisez des couleurs plus saturées ou une couleur de surbrillance pour illustrer les histoires que vous essayez de raconter.
Confluence donne également aux utilisateurs la possibilité de créer à la fois des graphiques groupés et des graphiques agrégés :
- Graphiques groupés : comparaison côte à côte de graphiques à barres. Vous devriez limiter le nombre de valeurs comparées à quatre valeurs ou moins pour faciliter la compréhension. Concevez vos graphiques en utilisant plusieurs nuances de la même couleur si les valeurs sont liées (par exemple, l'âge), en les classant du plus clair au plus foncé ou vice versa.
Graphiques agrégés : regroupe les valeurs selon certains critères (par exemple, plusieurs transactions au fil du temps simplifiées au montant total des ventes de produits). Vous pouvez utiliser une seule couleur ou utiliser des couleurs individuelles pour représenter vos métriques de colonne.
Votre objectif en matière de tableaux est d'organiser les données brutes en catégories logiques. Votre objectif en matière de graphiques est de donner des fonctionnalités aux données de vos tableaux en découvrant et en illustrant des informations exploitables.
Les intégrations fournissent plus d'informations sur l'avancement du projet
La planification de projets peut vite se compliquer si vous ne disposez pas des bons logiciels de suivi de projet et outils de gestion de projet. Confluence s'intègre à des milliers d'apps et peut vous aider à visualiser votre avancement réel et à faire passer le suivi de vos projets au niveau supérieur.
Pour les équipes et les projets Agile, Jira et Confluence travaillent ensemble pour vous aider à améliorer l'automatisation et à créer un workflow plus fluide et collaboratif. L'ajout de Jira à Confluence améliore les performances des projets en aidant votre équipe à :
- créer et gérer des projets Agile ;
- améliorer le suivi du temps et générer de la valeur plus rapidement ;
- planifier et coordonner des projets et recevoir des notifications sur les deux interfaces ;
- améliorer la gestion des tâches et des ressources en suivant les bugs logiciels et les demandes de fonctionnalités ;
- documenter le calendrier et l'état d'avancement du projet ;
- obtenir des mises à jour en temps réel (par exemple, la documentation produit) ;
- lancer des projets avec des modèles de pages ;
- consulter les journaux d'audit pour suivre les mises à jour produit.
Outre Jira, il existe d'autres intégrations qui aideront votre équipe à suivre les tâches du projet et à identifier les domaines d'amélioration.
- Tableurs avancés pour Confluence : améliore les tableurs Confluence avec le total des colonnes, la moyenne, le tri, la numérotation, le filtrage et le style CSS. Vous pouvez également l'utiliser pour créer un tableur de vos pièces jointes en fonction de critères spécifiques (par exemple, page, espace ou étiquette).
- Reporting pour Confluence: aide tous les utilisateurs à visualiser et à comprendre les rapports d'état et les données grâce à des tableaux de bord personnalisés dynamiques.
- Filtre de tableurs et graphiques pour Confluence : gère les tableurs et réutilise les données de Confluence provenant de différentes pages et de sources extérieures, comme Jira.
Donnez plus de détails sur vos données et découvrez de nouvelles informations grâce à Confluence et à ses intégrations.
De plus, nous développons constamment de nouveaux modèles, alors revenez souvent pour découvrir ce qui vient d'être publié. Par exemple, en décembre 2021, nous avons ajouté les modèles ci-dessus et une trentaine d'autres ! N'oubliez pas que nous travaillons en partenariat avec des entreprises exceptionnelles, comme Figma ou MURAL, pour transmettre leurs bonnes pratiques dans des modèles co-créés qui permettent de booster la productivité et de résoudre plus facilement les problèmes. Par exemple, si vous souhaitez savoir comment créer une source de référence unique pour vos essais produit, consultez le modèle de plan d'expériences et de résultats d'Optimizely. Vous cherchez à pourvoir un poste vacant ? Tirez parti du processus d'Indeed via ses modèles de descriptif de poste et de processus de recrutement.
Si aucun modèle ne correspond exactement à vos spécifications, pas de problème. Vous pouvez facilement créer vos propres modèles à utiliser encore et encore pour simplifier les processus, de la collaboration sur un projet au brainstorming, en passant par la gestion des parties prenantes et tous les aspects du suivi de l'avancement des projets. Et si une autre équipe possède une page que vous aimez, vous pouvez simplement la dupliquer pour en faire un modèle. Il suffit d'aller sur la page, de cliquer sur le menu d'actions (•••) en haut à droite, puis sur « Copy » (Copier). Un véritable jeu d'enfants.
Voici quelques-uns de nos modèles préférés pour vous aider à mener à bien toutes sortes de projets :
L'historique des pages facilite l'affichage des révisions
Gérer un calendrier de projet rend indispensables la transparence et la visibilité de l'ensemble des initiatives, des mises à jour et des itérations du projet. Confluence donne aux utilisateurs la puissance d'un outil de suivi des projets en affichant l'historique des changements de chaque page et du cycle de vie du projet. Chaque fois qu'une page est modifiée, Confluence en crée une nouvelle version. Cela permet de revenir facilement à une version précédente de la page si nécessaire.
Si vous accédez à Plus d'options ••• > Historique des pages sur votre page Confluence, vous pouvez sélectionner un numéro de version spécifique de la page à consulter. Si vous consultez une version précédente de la page, vous verrez un message « d'avertissement » en haut expliquant que vous consultez une ancienne version.
Grâce à l'historique des pages et aux options de comparaison de Confluence, vous pouvez également :
- supprimer une version en particulier
- afficher tous les changements apportés à une page
- voir les changements non publiés
comparer deux versions sélectionnées d'une page
Si vous choisissez d'utiliser l'affichage comparatif dans les options de page de Confluence, vous ne pouvez voir les changements de page qu'entre les versions adjacentes à votre page actuelle.
Vous pouvez également explorer des aspects spécifiques de la planification et de la collaboration sur un projet. La planification de la capacité vous aide à comprendre la capacité de chaque membre de l'équipe afin que vous puissiez gérer efficacement les charges de travail, tandis que les objectifs, signaux et mesures stimulent la collaboration sur un projet en rappelant à chacun des objectifs communs.
Simplifier le suivi des projets avec Confluence
Bien que Confluence ne soit pas nécessairement considéré comme un logiciel de gestion de projet, il permet tout de même de faciliter le suivi des projets en ligne, même pour les membres de votre équipe les plus confrontés à des difficultés technologiques. Oubliez les journées de goulots d'étranglement inutiles et suivez manuellement les projets dans un document Microsoft Word ou une feuille de calcul Excel, et optez plutôt pour un outil simple capable de rationaliser les mises à jour de vos projets sur toutes les plateformes.
Découvrez comment Confluence peut vous aider à réduire la complexité des flux de travail, à raconter une histoire plus informative à partir des données de votre projet et, en fin de compte, à assurer la réussite de votre projet.
