Comment utiliser Confluence comme une équipe Atlassian
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Selon les initiés, l'un des moyens les plus efficaces d'utiliser Confluence est « la méthode Atlassian ». Derrière Confluence se cachent des fonctionnalités qui donnent à la collaboration des superpouvoirs, permettant aux équipes de rester connectées et d'atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Nous avons interrogé huit équipes Atlassian pour connaître leurs pratiques de travail, et nous avons découvert des astuces secrètes issues d'années d'utilisation et de création dans Confluence.
Utilisez Confluence pour la collaboration, pas seulement pour le traitement de texte
« Qui aime les e-mails ? Personne ! » — Blane Barker, Senior Digital Field Marketing Manager
Pour les nouveaux utilisateurs, les pages Confluence peuvent ressembler à un outil de traitement de texte familier, ils l'utilisent donc en conséquence. Cependant, Confluence est conçu pour en faire bien plus. Les équipes Atlassian sont conscientes de l'ampleur de cette occasion manquée. Par exemple, Confluence peut réduire la communication par e-mail de 30 à 50 %. En utilisant les fonctionnalités de mention, de commentaire et de partage de pages de Confluence pour les tâches collaboratives, les équipes peuvent réduire leur dépendance aux e-mails et aux autres canaux de communication. Vous êtes prêt à booster la collaboration de votre équipe avec Confluence ? Voici nos conseils d'initiés.
ASTUCES POUR AMÉLIORER LA COLLABORATION D'ÉQUIPE GRÂCE À CONFLUENCE
- Créez une page qui définit la communication dans votre équipe, en spécifiant les canaux à utiliser pour différents types d'interaction.
- Transférez les communications par chat et par e-mail vers Confluence. Donnez votre avis en sélectionnant la partie exacte du texte grâce à un commentaire contextuel. Plus besoin de passer d'un onglet à l'autre pour chercher la quatrième puce de la deuxième page.
- Envoyez encore moins de messages en partageant des pages avec vos collègues, afin qu'ils soient automatiquement avertis dans Confluence lorsque vous effectuez des mises à jour.
- Partagez un lien d'édition plutôt que le lien vers la page publiée. Le mode Édition vous permet de voir le travail de vos collaborateurs en temps réel. Cliquez simplement sur le signe « + » en regard de votre photo de profil lorsque vous êtes en mode Édition.
Allez plus loin que le wiki et communiquez le contenu visuellement
« Testez toutes les façons de représenter votre contenu de manière plus visuelle. » — Danielle Dannenberg, Chief of Staff
Les aides visuelles sont utilisées depuis longtemps pour communiquer des informations plus efficacement que les mots ou le texte seuls. Il a été démontré que l'incorporation de contenu visuel permet notamment une meilleure mémorisation, un allongement de la durée d'attention, une remobilisation du cerveau et une meilleure compréhension. Donc, si vous souhaitez maximiser l'impact de vos pages Confluence, ne sous-estimez pas la valeur des contenus visuels.
Malheureusement, certaines personnes ne se rendent pas compte du potentiel inexploité de leurs pages Confluence, au détriment d'elles-mêmes et de leurs équipes. En utilisant les nombreuses fonctionnalités de mise en forme disponibles dans Confluence, vous pouvez non seulement rendre vos pages plus esthétiques, mais aussi plus efficaces pour communiquer des informations. En vous familiarisant avec les fonctionnalités de base de mise en forme, vous pouvez changer la donne et créer des pages Confluence qui ont du punch.
ASTUCES POUR LA PRÉSENTATION VISUELLE ET LA MISE EN PAGE DANS CONFLUENCE
- Mettez en évidence les informations importantes d'une page grâce aux macros Info, Astuce, Note et Avertissement.
- Utilisez des mises en page pour mettre en forme votre page afin d'optimiser l'impact visuel. Vous pouvez utiliser une mise en page par défaut, ou personnaliser le nombre de colonnes et leur largeur en fonction de votre contenu et de vos objectifs.
- Pimentez vos pages et ajoutez un intérêt visuel en incorporant des images et des émoticônes. Ces éléments permettent non seulement de rompre le texte et de raviver l'intérêt des lecteurs, mais également de transmettre des émotions et d'autres nuances que le texte seul ne peut pas transmettre.
- Intégrez des éléments réductibles dans une page grâce à la macro de développement, qui vous permet de révéler ou de masquer des éléments spécifiques pour différentes parties prenantes. Vous pouvez ainsi éviter de partager des informations qui peuvent ne pas être pertinentes pour tous les lecteurs.
- La macro d'extrait vous permet d'afficher un élément d'une page sur une autre sans dupliquer l'original à plusieurs endroits. Il s'agit d'une fonctionnalité essentielle pour conserver une source de référence unique.
Tenez les parties prenantes informées en réduisant le nombre de réunions
« La connaissance n'est rien si on ne peut pas la trouver. » — Kristen Forde, Program Manager Recruiting
Sans Confluence, il peut être difficile de déterminer la meilleure façon de tenir les parties prenantes informées. Nous avons tous été confrontés à des questions comme « Qui a besoin de cette mise à jour et comment dois-je la partager ? » et ses corollaires « Qui devrait être invité à cette réunion ? » et « Qui doit être mis en copie de cet e-mail ? ». Beaucoup d'entre nous choisissent de pécher par excès de prudence et de dépasser les limites : une véritable perte de temps pour ceux qui reçoivent des informations entrantes apparemment sans fin.
Heureusement, Confluence peut vous aider à briser le cycle du partage excessif et à empêcher que des personnes soient prises en otage par le champ CC d'un e-mail ou par une autre mise à jour de statut. Grâce aux notifications, les parties prenantes se tiennent informées des mises à jour des pages Confluence. Elles peuvent ainsi suivre l'évolution d'un projet et n'ont plus besoin de participer à des réunions pour partager les mises à jour d'état, les informations de base sur le projet et les commentaires. Mieux encore, chaque collaborateur a la possibilité de suivre ou non les pages, ce qui lui permet de ne recevoir que les notifications qui le concernent.
ASTUCES POUR INFORMER LES MEMBRES DE L'ÉQUIPE GRÂCE À CONFLUENCE
- Plutôt que d'inviter quelqu'un à une réunion, partagez une page Confluence avec des états. Chacun est automatiquement averti lorsque vous apportez un changement à la page, et peut choisir quand et s'il souhaite lire une mise à jour. Blane Barker, Senior Digital Field Marketing Manager, a utilisé cette approche pour tenir des « tas de parties prenantes » au courant de la planification du sommet annuel, sans réunions interminables.
- Bien que la possibilité de suivre ou non les pages et de lire les mises à jour de manière sélective permette de réduire l'excès de communication, vous ne souhaiterez parfois pas informer tout le monde d'une modification. La bonne nouvelle ? Vous pouvez publier des pages Confluence sans en avertir les autres. Ainsi, les utilisateurs ne sont pas spammés avec des alertes pour chaque faute de frappe que vous corrigez.
Prenez le temps de maîtriser les principales fonctionnalités de Confluence
« Approfondissez vos connaissances sur son fonctionnement et ses modalités. » — BJ Schone, Talent & Org Development Lead
Dans la méthode Atlassian, Confluence est le bureau virtuel. C'est là que les équipes Atlassian passent la plupart de leurs heures de travail à planifier, réfléchir, concevoir et collaborer.
Lorsqu'un outil est si central dans votre travail, il est rentable d'investir du temps dans la découverte de toutes ses capacités. Cette démarche demande certes un effort supplémentaire au départ, mais elle sera largement rentabilisée à l'avenir par le gain de temps et d'énergie.
ASTUCES POUR MAÎTRISER CONFLUENCE
- Un enseignement retentissant des équipes Atlassian sur la maîtrise de Confluence ? Le pouvoir de la commande à barre oblique ! Sur une page Confluence, appuyez sur la touche « / » pour ouvrir un menu déroulant offrant de nombreuses possibilités. De la fonction la plus simple (ajouter des éléments d'action, des émoticônes et des dates) à la plus avancée (intégrer des tableaux Trello, des fichiers Dropbox et des présentations PowerPoint), tout est possible grâce à la barre oblique. Prenez quelques minutes pour vous familiariser avec les fonctionnalités de la commande à barre oblique, et vous gagnerez des heures à l'avenir.
- Les modèles sont une autre fonctionnalité appréciée des équipes Atlassian. Il y a de fortes chances pour que votre projet ait son équivalent dans la vaste galerie de modèles Confluence. C'est pourquoi vous ne devriez jamais partir de zéro. Parmi les modèles préférés des équipes Atlassian : le plan sur 90 jours, le manuel de l'employé, la rétrospective et le plan stratégique.
- Pour rentabiliser davantage la maîtrise de Confluence, intégrez l'outil à la culture de votre entreprise, faites-en la destination par défaut pour le partage de connaissances. Lorsqu'elles recherchent des informations, les équipes Atlassian consultent toujours Confluence en premier. Pour adopter cette pratique dans votre entreprise, commencez par mettre l'accent sur Confluence lors de l'intégration des nouveaux employés. Faites également en sorte que le leadership serve de modèle au reste de l'organisation dans son utilisation de Confluence : le reste de l'organisation adoptera les mêmes pratiques.
Six autres astuces salvatrices dans Confluence
- Retrouvez toutes vos tâches dans un seul aperçu. Pour cela, cliquez sur votre photo de profil en haut à droite et sélectionnez Tasks (Tâches).
- Organisez vos pages grâce à des arborescences de pages. Elles vous permettent de trouver plus facilement ce que vous recherchez, et il est possible de structurer les pages de votre arborescence par glisser-déposer.
- Dupliquez une page et tous ses enfants. Vous pouvez copier une arborescence complète de pages au lieu de les dupliquer une par une. Sélectionnez Copy (Copier) dans le menu More actions (Plus d'actions), puis cochez la case pour inclure les pages enfant.
- Limitez l'accès aux pages. La transparence est une bonne chose, mais parfois vous devez travailler sur une page en petit groupe. Utilisez l'icône Restrictions en haut à droite de votre page pour limiter l'accès aux principales parties prenantes.
- Ajoutez des liens avec des images. Il s'agit d'une fonctionnalité simple mais essentielle pour de nombreuses personnes, notamment les designers qui souhaitent créer des liens vers des fichiers source ou des documents de référence sur Figma ou Dropbox.
- Faites un copier-coller à partir de programmes créatifs. Autre astuce utile pour les designers : vous pouvez copier des images, des vidéos et d'autres contenus directement depuis des programmes de création tels que Photoshop dans Confluence, ce qui vous évite de devoir enregistrer, puis importer vos fichiers.
Collaborez selon la méthode Atlassian
Les équipes Atlassian connaissent les nombreuses fonctionnalités cachées de Confluence qui vont bien au-delà du simple traitement de texte. Elles utilisent Confluence pour centraliser la collaboration, et ont une compréhension approfondie de ses capacités et de ses avantages inégalés. Et si l'approfondissement est naturel pour les personnes qui ont conçu l'outil, vous devriez adopter une approche similaire pour toute application centrale à votre vie professionnelle.
Vous êtes prêt à libérer tout le potentiel de votre équipe grâce à Confluence ? Commencez à collaborer selon la méthode Atlassian sans plus attendre.
Merci à BJ Schone, Blane Barker, Corey Scott, Danielle Dannenberg, Emily Castro, Jehan Gonsalkorale, Kristen Forde et Miles Kaye pour leurs commentaires.
