So nutzt du Confluence wie die Atlassian-Mitarbeiter
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Einer der effektivsten Wege, Confluence zu nutzen, ist laut Insidern "auf Atlassian-Art". Direkt unter der Oberfläche von Confluence schlummern Funktionen, die der Zusammenarbeit Superkräfte verleihen, Teams in Verbindung halten und eine gesündere Work-Life-Balance ermöglichen.
Wir haben acht Atlassian-Mitarbeiter interviewt, um mehr über ihre Arbeitspraktiken zu erfahren. Sie haben uns Geheimtipps verraten, die auf ihrer jahrelangen Erfahrung mit der Verwendung und Entwicklung von Confluence beruhen.
Confluence für Zusammenarbeit, nicht nur für Textverarbeitung
"Wer liebt E-Mails? Niemand." – Blane Barker, Senior Digital Field Marketing Manager
Für neue Benutzer sehen Confluence-Seiten möglicherweise wie ein bekanntes Textverarbeitungsprogramm aus, sodass sie es entsprechend verwenden. Confluence kann jedoch viel mehr. Die Atlassian-Mitarbeiter wissen, wie viel Potenzial in der Lösung steckt. Confluence kann beispielsweise die E-Mail-Kommunikation um 30 bis 50 % reduzieren. Durch die Verwendung von Kennzeichnungs-, Kommentar- und Seitenfreigabefunktionen in Confluence für gemeinsame Aufgaben können Teams ihre Abhängigkeit von E-Mails und anderen Kommunikationskanälen verringern. Bist du bereit, die Zusammenarbeit im Team mit Confluence zu verbessern? Wir haben die passenden Insidertipps für dich.
TIPPS: SO VERBESSERST DU MIT CONFLUENCE DIE ZUSAMMENARBEIT IM TEAM
- Erstelle eine Seite, auf der vorgegeben wird, wie ihr als Team kommuniziert und welche Kanäle für welche Arten von Interaktionen genutzt werden sollen.
- Verlagere die Chat- und E-Mail-Kommunikation nach Confluence. Gib Feedback ab, indem du den genauen Text mit einem Inline-Kommentar versiehst. Du musst nicht mehr zwischen mehreren Registerkarten wechseln, wenn du nach bestimmten Informationen suchst.
- Um noch weniger Nachrichten senden zu müssen, teile Seiten mit Kollegen, und sorge dafür, dass sie in Confluence automatisch benachrichtigt werden, wenn du Änderungen vornimmst.
- Teile einen Bearbeitungslink anstelle des Links zur veröffentlichten Seite. Im Bearbeitungsmodus kannst du die Arbeit der anderen Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen. Klicke einfach im Bearbeitungsmodus auf das Pluszeichen neben deinem Profilbild.
Mehr als nur ein Wiki: visuelle Darstellung von Inhalten
"Experimentiere mit verschiedenen Möglichkeiten, Inhalte visueller zu gestalten." – Danielle Dannenberg, Chief of Staff
Visuelle Hilfsmittel werden seit Langem eingesetzt, um Informationen effektiver zu vermitteln als mit Worten oder Text allein. Es hat sich gezeigt, dass die Einbindung visueller Inhalte unter anderem die Gedächtnisleistung erhöht, die Aufmerksamkeitsspanne verlängert, das Gehirn wieder aktiviert und das Verständnis verbessert. Wenn du also die Wirkung deiner Confluence-Seiten maximieren möchtest, sind Grafiken ein wichtiger Pluspunkt.
Leider nutzen manche Teamleiter nicht das volle Potenzial ihrer Confluence-Seiten, was ihre eigene Arbeit und die Arbeit ihrer Teams beeinträchtigt. Mit den zahlreichen Formatierungsfunktionen in Confluence kannst du deine Seiten ansprechender gestalten und dafür sorgen, dass Informationen effektiver kommuniziert werden. Es kann also von Vorteil sein, dich mit den grundlegenden Formatierungsfunktionen vertraut zu machen, um wirkungsvollere Confluence-Seiten zu erstellen.
TIPPS: SO GESTALTEST DU DIE OPTIK UND DAS LAYOUT IN CONFLUENCE OPTIMAL
- Hebe wichtige Informationen auf einer Seite mit den Makros für Infos, Tipps, Notizen und Warnungen hervor.
- Formatiere deine Seite mit Layouts für die optimale visuelle Wirkung. Du kannst ein Standardlayout verwenden oder die Anzahl der Spalten und deren Breite an deine Inhalte und Ziele anpassen.
- Gestalte deine Seiten mit Bildern und Emojis fröhlicher und optisch interessanter. Diese Elemente bieten eine Abwechslung zum reinen Text und wecken die Aufmerksamkeit der Leser. Außerdem kannst du damit Emotionen und feine Nuancen besser vermitteln als nur mit Text.
- Füge mit Erweitern ausblendbare Elemente auf einer Seite ein, damit du bestimmte Elemente für verschiedene Stakeholder ein- oder ausblenden kannst. So kannst du besser steuern, welche Leser welche Bereiche der Seite basierend auf der Relevanz sehen können.
- Auszug sorgt dafür, dass ein Element von einer Seite auf einer anderen Seite angezeigt wird, ohne dass du es kopieren und einfügen musst. Diese Funktion ist sehr wichtig, wenn eine zentrale Informationsquelle beibehalten werden soll.
Stakeholder-Kommunikation mit weniger Meetings
"Wissen nützt nichts, wenn es nicht auffindbar ist." – Kristen Forde, Program Manager Recruiting
Ohne Confluence kann es schwierig sein, den besten Weg zu finden, um Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Wir haben uns alle schon unzählige Male gefragt: "Für wen ist dieses Update relevant und wie soll ich es teilen?" oder auch: "Wen soll ich zu diesem Meeting einladen?" und natürlich: "Wen setze ich in dieser E-Mail auf Cc?". Viele von uns sind lieber zu vorsichtig und übertreiben es daher. Die Empfänger versinken dann in einer nie enden wollenden Flut aus eingehenden Informationen.
Zum Glück kann Confluence dir helfen, diese Flut einzudämmen und zu verhindern, dass Mitarbeiter unzählige E-Mails oder Status-Updates über sich ergehen lassen müssen. Mit Benachrichtigungen bleiben die Stakeholder über Aktualisierungen der Confluence-Seiten auf dem Laufenden, sodass sie den Fortschritt eines Projekts im Auge behalten können und keine Meetings mehr erforderlich sind, um Status-Updates, grundlegende Projektinformationen und Feedback auszutauschen. Noch besser: Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, Seiten zu beobachten und die Beobachtung wieder zu beenden, damit er nur für ihn relevante Benachrichtigungen erhält.
TIPPS: SO HÄLTST DU DIE TEAMMITGLIEDER MIT CONFLUENCE AUF DEM LAUFENDEN
- Lade Stakeholder nicht zu einem Meeting ein, sondern teile eine Confluence-Seite mit Statusangaben. Sie werden automatisch benachrichtigt, wenn du eine Änderung an der Seite vornimmst, und können selbst entscheiden, wann und ob sie ein Update lesen möchten. Blane Barker, Senior Digital Field Marketing Manager, nutzt diesen Ansatz, um "Tausende von Stakeholdern" ohne ständige Meetings über die Planung des jährlichen Veranstaltungsgipfels auf dem Laufenden zu halten.
- Die Möglichkeit, Seiten zu beobachten, die Beobachtung wieder zu beenden und Seitenaktualisierungen selektiv zu lesen, ist ein sinnvolles Mittel gegen zu viel Kommunikation. Dennoch gibt es Fälle, in denen du nicht alle über eine Änderung informieren möchtest. Die Lösung: Du kannst Confluence-Seiten veröffentlichen, ohne andere zu benachrichtigen. So erhalten deine Kollegen nicht zu jedem korrigierten Tippfehler eine Meldung.
Die wichtigsten Confluence-Funktionen für Experten
"Befasse dich näher mit der Lösung und ihrer Funktionsweise." – BJ Schone, Talent & Org Development Lead
Wenn du Confluence auf Atlassian-Art nutzt, fungiert es als virtuelles Büro. Hier verbringen Atlassian-Mitarbeiter den größten Teil ihrer Arbeitszeit damit, zu planen, zu denken, zu entwerfen und zusammenzuarbeiten.
Wenn ein Tool für deine Arbeit so wichtig ist, lohnt es sich, Zeit zu investieren, um alle seine Funktionen kennenzulernen. Das bedeutet zwar im Vorfeld zusätzlichen Aufwand, zahlt sich jedoch durch eingesparte Zeit und Energie schnell um ein Vielfaches aus.
TIPPS: SO WIRST DU ZUM CONFLUENCE-EXPERTEN
- Was halten Atlassian-Mitarbeiter in Confluence für absolut unverzichtbar? Den sogenannten Slash-Befehl! Drücke auf einer Confluence-Seite die Taste "/", um ein Drop-down-Menü mit einer Vielzahl von Optionen zu öffnen. Ob einfache Vorgänge (Aktionen, Emojis oder Daten hinzufügen) oder erweiterte Aufgaben (Trello-Boards, Dropbox-Dateien oder PowerPoint-Präsentationen einbetten) – der Slash-Befehl macht es möglich. Nimm dir ein paar Minuten Zeit, um die Funktionen dieses Befehls kennenzulernen und künftig viele Stunden an Arbeitszeit einzusparen.
- Auch Vorlagen sind bei Atlassian-Mitarbeitern sehr beliebt. In der umfangreichen Vorlagengalerie von Confluence findest du mit hoher Wahrscheinlichkeit etwas Passendes für dein Projekt, damit du nicht bei Null beginnen musst. Lieblingsvorlagen der Atlassian-Mitarbeiter: 90-Tage-Plan, Mitarbeiterhandbuch, Retrospektive und strategische Planung.
- Damit es sich auszahlt, dass du Zeit in die Confluence-Grundlagen investiert hast, solltest du die Lösung fest in eurer Unternehmenskultur verankern. Mache sie zum ersten Anlaufpunkt für den Wissensaustausch. Auf der Suche nach Informationen sehen Atlassian-Mitarbeiter immer zuerst in Confluence nach. Um dies auch in deinem Unternehmen umzusetzen, solltest du Confluence zunächst beim Onboarding neuer Mitarbeiter hervorheben. Darüber hinaus sollte die Unternehmensleitung bei der Nutzung von Confluence eine Vorbildfunktion übernehmen. Das übrige Unternehmen wird ihrem Beispiel folgen.
Sechs weitere hilfreiche Tipps zu Confluence
- Alle deine Aufgaben in nur einer Übersicht: Klicke oben rechts auf dein Profilbild und wähle die Option für Aufgaben aus.
- Mehr Überblick über Seiten mit der Seitenstruktur: In einer Seitenstruktur sind Informationen leichter zu finden. Ordne die Seiten einfach per Drag-and-Drop an.
- Duplizieren einer Seite mit allen untergeordneten Seiten: Du kannst eine ganze Seitenstruktur kopieren, statt die Seiten einzeln zu duplizieren. Wähle im Menü "Weitere Aktionen" die Option "Kopieren" aus und setze dann ein Häkchen, um untergeordnete Seiten einzubeziehen.
- Eingeschränkter Seitenzugriff: Transparenz ist großartig, aber manchmal soll nur eine kleine Gruppe an einer Seite arbeiten. Verwende das Einschränkungssymbol in der oberen rechten Ecke der Seite, um den Zugriff auf wichtige Stakeholder zu beschränken.
- Links mit Bildern: Diese simple Funktion ist für viele Benutzer unerlässlich, beispielsweise für Designer, die Quelldateien oder Referenzmaterial bei Figma oder Dropbox verlinken möchten.
- Kopieren und Einfügen aus Kreativprogrammen: Ein weiterer wertvoller Tipp für Designer: Du kannst Bilder, Videos und andere Inhalte direkt aus Kreativprogrammen wie Photoshop nach Confluence kopieren, statt die Dateien erst zu speichern und dann zu importieren.
Zusammenarbeit auf Atlassian-Art
Atlassian-Mitarbeiter wissen, wie viele Funktionen sich unter der Oberfläche von Confluence verbergen, die weit über die Textverarbeitung hinausgehen. Sie bündeln damit die gesamte Zusammenarbeit an einem Ort und kennen sich sehr genau mit den Funktionen und einzigartigen Vorteilen der Lösung aus. Für die Entwickler des Tools liegt dieses Maß an Vertrautheit natürlich nahe, doch auch du solltest eine bestimmte Anwendung genau kennenlernen, wenn sie ein zentraler Bestandteil deines Arbeitslebens ist.
Bist du bereit, das Potenzial deines Teams mit Confluence zu maximieren? Beginne noch heute mit der Zusammenarbeit auf Atlassian-Art.
Vielen Dank an BJ Schone, Blane Barker, Corey Scott, Danielle Dannenberg, Emily Castro, Jehan Gonsalkorale, Kristen Forde und Miles Kaye für ihre Einblicke.
