Sept conseils stratégiques pour des sessions sur tableau blanc efficaces

Qu'est-ce qu'une session sur tableau blanc ?

Une telle session constitue une technique collaborative qui implique un brainstorming visuel sur un tableau blanc physique ou virtuel. Cette approche permet aux équipes de saisir des idées et d'illustrer des concepts de manière interactive, favorisant ainsi la créativité et la participation.

Une session sur tableau blanc encourage chaque membre de l'équipe à participer au brainstorming, améliorant ainsi la communication au sein de l'équipe. Cela crée également un environnement créatif dans lequel les personnes peuvent affiner ces idées et les transformer en stratégies concrètes. Une session est un outil puissant pour résoudre des problèmes et visualiser des idées. Elle implique l'utilisation de diagrammes, de graphiques et d'aides visuelles, ce qui rend les idées complexes plus accessibles et plus exploitables pour tout le monde.

Les sessions sur tableau blanc aident à aligner les parties prenantes sur les objectifs communs du projet. Elles sont donc bénéfiques lors de la phase de lancement du cycle de vie du projet, une étape cruciale de la gestion de projet qui voit le chef de projet définir le périmètre et les objectifs. Au cours de cette phase, l'équipe et ses parties prenantes peuvent proposer des idées sur la manière d'exécuter le projet avant de préciser le plan complet.

Pourquoi les équipes métier organisent-elles des sessions sur tableau blanc ?

Les sessions sur tableau blanc sont des plateformes dynamiques qui encouragent la collaboration. Elles aident également à générer des idées qui permettent de résoudre les problèmes ou de créer de nouvelles sources de revenus. Voici les principaux objectifs des sessions sur tableau blanc :

• Collaboration : une session sur tableau blanc favorise la participation active des membres de l'équipe. Elle offre un espace où ils peuvent partager leurs idées et leurs commentaires librement. Les gens se sentent écoutés lorsque les autres réfléchissent à leurs idées. La session peut leur donner cette opportunité.
• Visualisation : écrire des idées sur un tableau blanc permet de transformer des idées abstraites en éléments visuels concrets, ce qui peut aider chacun à les comprendre et à les affiner. Cela peut également aider le groupe qui a des idées disparates. Par exemple, si votre équipe réfléchit à un nouveau design de projet, vous pouvez utiliser des diagrammes de flux pour visualiser comment les étapes du processus du projet sont liées les unes aux autres dans l'ordre.
• Engagement : la nature visuelle des tableaux blancs favorise l'interaction et l'engagement de la part de tous les participants. C'est en partie parce qu'il est vraiment facile de participer à une session sur tableau blanc. C'est aussi parce qu'il est satisfaisant d'apporter de la valeur à la discussion et de voir votre idée sur le tableau blanc.

• Productivité : une session sur tableau blanc améliore la productivité de l'équipe en capturant rapidement des idées et en permettant aux personnes de se concentrer sur les idées écrites. Le fait d'écrire ou de dessiner sur un tableau blanc stimule la créativité, ce qui donne lieu à des idées productives.

Sept bonnes pratiques en matière de stratégie de tableau blanc

Une session sur tableau blanc est un excellent moyen de collaborer avec les équipes en temps réel, où qu'elles se trouvent. Cela vous permet de réfléchir à des idées, de partager des fichiers et de faire part de votre feedback dans un seul espace.

Voici sept bonnes pratiques pour organiser des sessions stratégiques sur tableau blanc plus efficaces.

1. Fixez des objectifs

Sans objectif, une session peut vite devenir incontrôlable. Fixez des objectifs pour chaque session sur tableau blanc. Expliquez clairement vos attentes quant aux résultats et au niveau de participation de tous les participants.

2. Restez organisé grâce à un agenda

Comme pour toutes les réunions d'équipe, fournissez aux participants un ordre du jour structuré. Incluez les objectifs et le calendrier de la réunion. Par exemple, indiquez le temps que vous comptez consacrer au brainstorming individuel, au partage d'idées et à l'exploration des idées les plus prometteuses. La dernière section devrait passer en revue ce que l'équipe a accompli. Elle devrait également indiquer les étapes ou éléments d'action à suivre.

3. Gérez votre tableau blanc

La façon dont vous gérez les idées sur le tableau constitue l'un des éléments cruciaux de toute session. Une gestion efficace du tableau vous permet de voir comment les idées sont liées les unes aux autres. Il y a plusieurs manières de procéder :

• Créez des sections : divisez le tableau blanc en sections à l'aide de lignes ou de formes.
• Codez vos idées à l'aide de couleurs : utilisez plusieurs marqueurs pour tableau blanc de couleurs différentes. Assignez une couleur différente à chaque catégorie d'idées.
• Utilisez des post-its : écrivez les idées sur des post-its. Vous pouvez ainsi les déplacer sans avoir à les effacer ni les réécrire.

• Établissez une carte mentale : créez une carte mentale à l'aide de lignes pour relier des idées associées.

4. Encouragez les idées créatives et amusantes

Si vous voulez que votre session sur tableau blanc soit amusante et créative, vous devez établir des règles de base au préalable. Vous devez également créer un environnement propice à la créativité. Pour ce faire, expliquez aux participants que la réunion est un espace sûr où vous peuvent librement faire part de toutes leurs idées. Faites-leur comprendre leurs idées n'entraîneront aucune répercussion.

Faites appel à un animateur enthousiaste et dynamique. Trouvez quelqu'un qui adopte un ton collaboratif lors de la réunion et qui fasse avancer les choses. Commencer la session par une activité destinée à briser la glace ou un jeu peut également aider les participants à se sentir à l'aise et être parés à une session propice aux idées créatives.

5. Consolidez les idées pour l'avenir

Une fois que toutes les idées sont sur le tableau blanc, identifiez les thèmes clés ou les points communs entre elles. Ensuite, consolidez-les pour les actions futures. Cela implique de voir comment les idées individuelles sont liées les unes aux autres et de les regrouper en lots similaires. Si vous avez déjà divisé votre tableau blanc en sections, il vous suffit de capturer et de documenter les thèmes ou les sections.

6. Résumez la session sur tableau blanc

Après avoir rassemblé les idées en groupes, récapitulez les principaux points et les résultats de la session pour vous assurer que chacun comprend leur impact sur l'équipe ou l'entreprise. Un récapitulatif aide les participants à se remémorer les points importants de la conversation. Il garantit également que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les résultats de la discussion.

7. Discutez des prochaines étapes

À la fin de la session, déterminez les éléments d'action à partir des discussions sur tableau blanc. Assignez les prochaines étapes aux membres concernés de l'équipe. Vous pouvez ensuite intégrer ces tâches dans un logiciel de gestion de projet pour suivre et surveiller le travail.

Améliorez votre stratégie de tableau blanc grâce aux tableaux blancs Confluence

En connaissant les bonnes pratiques ci-dessus et en comprenant clairement les raisons pour lesquelles le tableau blanc est une activité si bénéfique, vous devez passer à la vitesse supérieure et améliorer l'efficacité de vos sessions sur tableau blanc.

L'un des meilleurs moyens est d'utiliser un outil de visualisation collaboratif. Il est utile d'en choisir un auquel les membres de l'équipe peuvent accéder où qu'ils se trouvent.

Les tableaux blancs Confluence sont des tableaux blancs virtuels intégrés à Confluence qui apportent de la flexibilité à vos projets. Vous pouvez facilement importer des tickets Jira dans le tableau ou intégrer des idées directement sur les pages Confluence. Modifiez également les tickets Jira et les pages Confluence sans quitter le tableau blanc.

Proposant un canevas sans limites, les tableaux blancs Confluence deviennent l'endroit le plus collaboratif où votre équipe peut créer et réfléchir. Les membres de l'équipe peuvent passer rapidement de la génération d'idées à l'exécution, comblant ainsi le fossé entre la réflexion et la mise en œuvre au sein des équipes transverses. Comme les tableaux blancs se trouvent dans Confluence, vous n'avez jamais à quitter votre source de référence unique. L'ensemble de vos idées, plans et tâches sont regroupés dans un seul hub.

Essayer les tableaux blancs Confluence

Comment animer une session sur tableau blanc ?

Avant la session, fixez les objectifs et le programme du tableau blanc. Ensuite, donnez à chacun accès aux outils nécessaires (comme votre logiciel de tableau blanc virtuel). Fournissez des exemples d'idées pour que l'équipe comprenne le résultat attendu.

Commencez la session par une activité destinée à briser la glace ou par un jeu. Cela permet de mettre tout le monde à l'aise et de créer une atmosphère détendue et collaborative. Pour le brainstorming, divisez les grandes équipes en petits groupes, afin de donner à tout le monde la chance de participer.

Assignez une limite de temps à chaque membre pour présenter ses idées afin que chaque idée reçoive une attention suffisante. Rappel : ne vous préoccupez pas d'éliminer les idées pendant la phase de brainstorming, vous pourrez les affiner plus tard. Gardez les discussions sur le sujet à portée de main. Enfin, documentez et enregistrez toutes les idées sur le tableau blanc pour les utiliser lors d'un futur processus décisionnel.

Qu'est-ce que le brainstorming sur tableau blanc ?

Le brainstorming sur tableau blanc est un processus collaboratif impliquant plusieurs personnes qui proposent de nouvelles idées. Il utilise un tableau blanc comme support visuel pour capturer des idées par le biais de listes, de dessins, de post-its ou de fichiers joints. Les équipes peuvent réaliser ce processus en personne ou virtuellement à l'aide d'un outil logiciel de tableau blanc. L'objectif est de créer une représentation visuelle des idées qu'une équipe a générées et affinées. Les équipes peuvent alors se référer à ces idées pour de prochaines sessions de travail.

Pourquoi les tableaux blancs sont-ils si efficaces ?

Les tableaux blancs sont efficaces parce qu'ils sont simples à utiliser. Ils accélèrent également la capture d'idées. Disposer d'un outil visuel pour documenter ses idées est essentiel à toute activité créative. Cela inclut la création de nouvelles fonctionnalités produit, l'estimation des dates d'échéance dans un calendrier de projet ou la création d'un entonnoir marketing par e-mail.

Les tableaux blancs peuvent renforcer n'importe quel concept à l'aide d'un simple schéma ou d'une illustration. Ils associent également les idées à l'aide de lignes et d'autres repères visuels. Dans l'ensemble, les tableaux blancs contribuent à améliorer la communication au sein de l'équipe en fournissant un espace où vous pouvez visualiser des idées et des concepts, ce qui permet une discussion plus ciblée autour de ces idées.

Quels sont les défis potentiels liés à l'implémentation de stratégies relatives aux tableaux blancs ?

Comme pour toute séance de brainstorming créatif, le tableau blanc représente un défi pour n'importe quelle équipe ou animateur. Par exemple :

• Le risque de surcharge d'informations est bien réel. Si le nombre d'idées sur le tableau blanc est trop important, vous aurez peut-être du mal à déterminer celles à prioriser, et le désordre visuel à lui seul peut suffire à semer la confusion. Des idées peuvent être perdues en raison du volume d'idées capturées. Et si vous ne gardez pas de traces de la séance, essayer de documenter les résultats de la session deviendra un véritable casse-tête.
• Un autre défi que vous aurez à relever est celui de la participation des membres. Comme pour toute réunion, certaines personnes voudront dominer la discussion tandis que d'autres resteront silencieuses. Si l'animateur n'accorde pas à chaque membre un temps de parole défini, il se peut que tout le monde ne soit pas en mesure de contribuer à la session.

• Ensuite, il y a les difficultés techniques. Avec les tableaux blancs traditionnels, vous ne pouvez pas faire de captures d'écran ni manipuler numériquement des idées en temps réel. Documenter les résultats d'une session devient un effort manuel qui consiste à prendre des notes et à prendre des photos du tableau avec un appareil photo ou un téléphone.

Vous pouvez facilement surmonter ces difficultés si vous avez la bonne plateforme. Les tableaux blancs Confluence permettent d'organiser facilement une session sur tableau blanc en personne ou à distance, à l'aide d'un outil intégré à la plateforme Confluence. Vous pouvez rapidement capturer des idées et utiliser divers éléments numériques pour améliorer la session, p. ex., des post-its, des stickers, des étiquettes et des minuteries. Mieux encore, grâce aux possibilités d'édition communes, tout le monde a la possibilité de partager ses idées.

• Donnez quelques exemples de défis potentiels, comme les contraintes de temps, les problèmes d'accessibilité, les obstacles techniques, etc.

• Discutez de la manière de surmonter ces défis à l'aide des bons outils de tableau blanc (p. ex., les tableaux blancs Confluence)