7 Whiteboard-Strategietipps für effektive Whiteboard-Sitzungen

Was ist Whiteboarding?

Whiteboarding ist eine kollaborative Technik, bei der ein visuelles Brainstorming auf einem physischen oder virtuellen Whiteboard durchgeführt wird. Dieser Ansatz ermöglicht es Teams, Ideen festzuhalten und Konzepte auf interaktive Weise zu veranschaulichen, wodurch Kreativität und Partizipation gefördert werden.

Whiteboarding ermutigt jedes Teammitglied, aktiv an der Brainstorming-Sitzung teilzunehmen, was die Teamkommunikation verbessert. Es schafft zudem eine kreatives Umgebung, in der Menschen diese Ideen präzisieren und daraus umsetzbare Strategien entwickeln können. Whiteboarding ist ein leistungsstarkes Tool zur Lösung von Problemen und Visualisierung von Ideen. Mit Diagrammen und visuellen Hilfsmitteln werden komplexe Ideen für alle leichter zugänglich und umsetzbar.

Whiteboard-Sitzungen helfen dabei, die Stakeholder auf gemeinsame Ziele für das Projekt abzustimmen. Daher sind sie besonders in der Anfangsphase des Projektlebenszyklus von Vorteil, denn in dieser entscheidenden Phase des Projektmanagements legen die Projektmanager Umfang und Ziele fest. Das Team und seine Stakeholder entwickeln in dieser Phase Ideen zur Durchführung des Projekts, bevor sie den vollständigen Plan ausarbeiten.

Warum veranstalten Unternehmensteams Whiteboard-Sitzungen?

Whiteboard-Sitzungen sind dynamische Plattformen zur Förderung der Zusammenarbeit. Sie helfen unter anderem dabei, Ideen zu entwickeln, die Probleme lösen oder neue Einnahmequellen erschließen. Whiteboard-Sitzungen dienen in erster Linie den folgenden Zwecken:

• Zusammenarbeit: Whiteboarding fördert die aktive Teilnahme der Teammitglieder. Es bietet ihnen einen Raum, in dem sie Ideen und Feedback frei austauschen können. Die Teammitglieder bekommen das Gefühl, dass ihnen zugehört wird, wenn die anderen über ihre Ideen nachdenken. Whiteboarding bietet hierfür eine Plattform.
• Visualisierung: Beim Niederschreiben von Ideen auf einem Whiteboard lassen sich abstrakte Ideen in konkrete Bilder umsetzen und werden somit leichter verständlich und weiterentwickelbar. Es kann auch hilfreich sein, wenn die Ideen im Team stark voneinander abweichen. Wenn dein Team zum Beispiel ein Brainstorming für ein neues Projektdesign durchführt, könntest du Flussdiagramme verwenden, um zu visualisieren, wie die einzelnen Phasen des Projektprozesses nacheinander im Zusammenhang stehen.
• Engagement: Die visuelle Natur von Whiteboards hilft, Interaktion und Engagement aller Teilnehmer anzuregen. Das liegt zum Teil daran, dass es so einfach ist, zu einer Whiteboard-Sitzung beizutragen. Es ist jedoch auch einfach befriedigend, der Diskussion einen Mehrwert zu verleihen und die eigene Idee auf dem Whiteboard zu sehen.

• Produktivität: Whiteboarding erhöht die Teamproduktivität, indem es Ideen schnell erfasst und es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf die aufgeschriebenen Ideen zu konzentrieren. Das Aufschreiben oder Zeichnen auf einem Whiteboard stimuliert die Kreativität, was zu produktiven Ideen führt.

7 Best Practices für Whiteboard-Strategien

Whiteboarding ist eine großartige Möglichkeit, mit Teams unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Es ermöglicht dir, an einem einzigen Ort Ideen zu brainstormen, Dateien zu teilen und Feedback zu geben.

Im Folgenden findest du sieben Best Practices für effektivere Whiteboard-Strategiesitzungen.

1. Zielsetzung

Ohne Ziele kann eine Sitzung schnell außer Kontrolle geraten. Setze für jede Whiteboard-Sitzung Ziele. Beschreibe klar und deutlich deine Erwartungen an die Ergebnisse und die Beteiligung aller Teilnehmer.

2. Bessere Organisation mit einer Agenda

Stelle den Teilnehmern, wie bei allen Teammeetings, eine strukturierte Agenda zur Verfügung. Füge die Ziele und den Zeitplan des Meetings hinzu. Gib zum Beispiel an, wie viel Zeit für individuelles Brainstorming, den Austausch von Ideen und das Untersuchen der vielversprechendsten Ideen eingeplant ist. Im letzten Zeitabschnitt sollte überprüft werden, was das Team erreicht hat. In der Agenda sollten außerdem auch die nächsten Schritte oder Aktionspunkte aufgelistet sein.

3. Verwaltung deines Whiteboards

Ein entscheidendes Element jeder Sitzung ist dein Umgang mit den Ideen auf dem Board. Wenn du dein Board effektiv verwaltest, wird deutlich, wie die Ideen miteinander in Beziehung stehen. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Abschnitte: Teile das Whiteboard mithilfe von Linien oder Formen in Abschnitte auf.
• Ideen für den Farbcode: Verwende mehrere verschiedenfarbige Whiteboard-Marker. Weise jeder Ideenkategorie eine andere Farbe zu.
• Notizzettel: Schreib jede Idee auf einen eigenen Notizzettel. So kannst du Ideen verschieben, ohne sie löschen und neu schreiben zu müssen.

• Mindmap: Erstelle mithilfe von Linien eine Mindmap, um verwandte Ideen miteinander zu verbinden.

4. Ermutigung zu kreativen und lustigen Ideen

Wenn du möchtest, dass deine Whiteboard-Sitzung Spaß macht und kreativ ist, musst du vorher Grundregeln festlegen. Du musst eine Umgebung schaffen, in dem Kreativität gedeiht. Mache hierzu den Teilnehmern bewusst, dass das Meeting ein sicherer Ort ist, an dem alle ihre Ideen willkommen sind. Stelle sicher, dass die Teilnehmer verstehen, dass keine ihrer Ideen negative Auswirkungen haben wird.

Setze einen begeisterten und dynamischen Moderator ein. Dieser sollte im Meeting eine kollaborative Atmosphäre schaffen und für einen guten Fluss sorgen. Kennenlernaktivitäten oder ein Spiel zu Beginn kann den Teilnehmern ebenfalls helfen, sich wohlzufühlen und sich auf eine kreative Ideensitzung einzustellen.

5. Zusammenfassung von Ideen für die Zukunft

Nachdem alle Ideen auf dem Whiteboard sind, ermittelt ihr Haupt-Themen oder Gemeinsamkeiten bei den Ideen. Fasst sie dann für zukünftige Aktionen zusammen. Hierfür schaut ihr euch an, wie die einzelne Ideen zueinander in Beziehung stehen, und gruppiert dann ähnliche Ideen miteinander. Wenn du dein Whiteboard bereits in Abschnitte unterteilt hast, nimm einfach die Themen oder Abschnitte auf und dokumentiere sie.

6. Zusammenfassung der Whiteboard-Sitzung

Nachdem ihr die Ideen in Gruppen zusammengefasst habt, wiederholt ihr die wichtigsten Punkte und Ergebnisse der Sitzung, um sicherzustellen, dass jeder versteht, wie sich die Ergebnisse auf das Team oder das Unternehmen auswirken können. Dieser Abschluss hilft den Teilnehmern, sich an die wichtigen Diskussionsinhalte zu erinnern. Er stellt auch sicher, dass alle das Meeting mit denselben Diskussionsergebnissen verlassen.

7. Besprechung der nächsten Schritte

Lege am Ende der Sitzung die aus der Whiteboard-Diskussion resultierenden Aktionspunkte fest. Weise diese nächsten Schritte den entsprechenden Teammitgliedern zu. Du kannst diese Aufgaben dann in eine Projektmanagement-Software aufnehmen, um sie dort zu verfolgen und zu überwachen.

Verbessere deine Whiteboard-Strategie mit Confluence-Whiteboards

Ausgestattet mit den oben genannten Best Practices und einem klaren Verständnis dafür, warum Whiteboarding so hilfreich ist, solltest du noch einen Schritt weiter gehen und die Effektivität deiner Whiteboard-Sitzungen verbessern.

Hierfür eignet sich ein kollaboratives Visualisierungstool hervorragend. Achte bei der Auswahl darauf, dass die Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort darauf zugreifen können.

Confluence-Whiteboards sind virtuelle Whiteboards, die in Confluence integriert sind und Flexibilität in deine Projekte bringen. Du kannst Jira-Vorgänge ganz einfach in das Board importieren oder Ideen direkt in Confluence-Seiten umwandeln. Außerdem kannst du Jira-Vorgänge und Confluence-Seiten sogar bearbeiten, ohne dein Whiteboard zu verlassen

Confluence-Whiteboards sind wie eine endlose Leinwand – der perfekte Ort für kollaborative Zusammenarbeit. Hier kann dein Team kreativ sein und Brainstorming betreiben. Teammitglieder können schnell von der Ideenfindung zur Umsetzung übergehen und so die Kluft zwischen Denken und Handeln in funktionsübergreifenden Teams überbrücken. Da sich die Whiteboards in Confluence befinden, musst du deine zentrale Informationsquelle nie verlassen. All deine Ideen, Pläne und Aufgaben sind also in einem einzigen Hub.

Confluence-Whiteboards testen

Wie wird eine Whiteboard-Sitzung geleitet?

Lege vor der Sitzung die Ziele und die Agenda des Whiteboards fest. Gib dann allen Zugriff auf die benötigten Tools (wie deine virtuelle Whiteboard-Software). Stelle Beispielideen zur Verfügung, damit das Team die erwartete Leistung versteht.

Beginne die Sitzung mit einer Kennenlernrunde oder einem Spiel. Das hilft allen, sich wohlzufühlen und schafft eine entspannte, kollaborative Atmosphäre. Teile zum Brainstorming große Teams in kleinere Gruppen auf, sodass jeder die Möglichkeit hat, teilzunehmen.

Gib jedem Mitglied ein Zeitlimit für die Präsentation von Ideen. So kannst du sicherstellen, dass jede Idee ein angemessenes Maß an Aufmerksamkeit erhält. Denke daran, in der Brainstorming-Phase keine Ideen auszusortieren – später ist immer noch Zeit, diese weiter auszuarbeiten. Sorge dafür, dass der vorliegende Themenbereich diskutiert wird und niemand abschweift. Dokumentiere und speichere schließlich alle Ideen auf dem Whiteboard, um sie für einen zukünftigen Entscheidungsprozess zu verwenden.

Was ist Whiteboard-Brainstorming?

Whiteboard-Brainstorming ist ein kollaborativer Prozess, bei dem mehrere Personen neue Ideen entwickeln. Dabei wird ein Whiteboard als visuelle Leinwand verwendet, um Ideen anhand von Listen, Zeichnungen, Notizzetteln oder angehängten Dateien festzuhalten. Teams können den Prozess persönlich oder virtuell mit einem Software-Whiteboard-Tool abschließen. Ziel ist die visuelle Darstellung von Ideen, die ein Team entwickelt und ausgearbeitet hat. Die Teams haben dann die Möglichkeit, bei zukünftigen Arbeitssitzungen auf diese Ideen zurückzugreifen.

Warum sind Whiteboards so effektiv?

Whiteboards sind effektiv, weil sie einfach zu verwenden sind. Sie sind auch sehr effektiv für das Sammeln und Festhalten von Ideen. Für jedes kreative Unterfangen ist es wichtig, ein visuelles Tool zur Dokumentation von Ideen zu haben. Dazu gehören das Erarbeiten neuer Produktfunktionen, das Ansetzen von Fälligkeitsterminen im Projektzeitplan und der Aufbau eines E-Mail-Marketing-Funnels.

Whiteboards können jedes Konzept mit einem einfachen Diagramm oder einer Illustration untermauern. Sie verknüpfen Ideen zudem mithilfe von Linien und anderen visuellen Hinweisen. Alles in allem sind Whiteboards eine große Hilfe bei der Verbesserung der Teamkommunikation, denn sie bieten einen Ort für die Visualisierung von Ideen und Konzepten. Auf diese Weise wird eine fokussierter Diskussion dieser Ideen erleichtert.

Was sind die potenziellen Herausforderungen bei der Umsetzung von Whiteboard-Strategien?

Die Arbeit mit Whiteboards stellt jedes Team und jeden Moderator vor Herausforderungen – wie jede andere kreative Brainstorming-Sitzung auch. Nachfolgend findest du einige Beispiele:

• Es besteht die sehr reale Möglichkeit einer Informationsüberflutung. Wenn zu viele Ideen auf dem Whiteboard stehen, könnte es schwierig werden, herauszufinden, welche Ideen priorisiert werden sollten. Das visuelle Durcheinander alleine kann auch schon Verwirrung stiften. Ideen können untergehen, wenn sehr viele Ideen auf einmal erfasst werden. Wenn du die Sitzung zudem auch noch ausufern lässt, wird es im Nachhinein nur noch komplizierter, die Ergebnisse der Sitzung zu dokumentieren.
• Eine weitere Herausforderung, vor der du stehen wirst, ist die Teilnahme von Mitgliedern. Wie bei jedem Meeting wird es Teilnehmer geben, die den Ton bei der Diskussion angeben wollen, während sich andere eher im Hintergrund halten. Wenn der Moderator nicht jedem Mitglied eine festgelegte Redezeit einräumt, kann möglicherweise nicht jeder zu der Sitzung beitragen.

• Dann sind da noch die technischen Schwierigkeiten. Bei herkömmlichen Whiteboards hast du nicht die Möglichkeit, Screenshots zu erstellen und Ideen in Echtzeit digital zu bearbeiten. Das Dokumentieren der Ergebnisse einer Sitzung wird zu einem manuellen Aufwand, bei dem Notizen gemacht und das Board mit einer Kamera oder einem Telefon fotografiert werden müssen.

Mit der richtigen Plattform kannst du diese Herausforderungen leicht bewältigen. Mit Confluence-Whiteboards können Whiteboard-Sitzungen ganz leicht persönlich oder remote durchgeführt werden – dank einem in die Confluence-Plattform integrierten Tool. Du kannst Ideen schnell festhalten und eine Vielzahl digitaler Elemente – z. B. Notizzettel, Aufkleber, Stichwörter und Timer – verwenden, um die Sitzung visuell aufzuwerten. Es geht aber noch besser! Dank der Bearbeitung durch mehrere Personen hat jeder die Möglichkeit, seine Ideen auf das Whiteboard zu bringen.

• Nenne ein paar Beispiele für potenzielle Herausforderungen, wie Zeitbeschränkungen, Probleme mit der Barrierefreiheit, technische Hürden usw.

• Diskutiere, wie du diese Herausforderungen mit den richtigen Whiteboard-Tools (wie Confluence-Whiteboards) bewältigen kannst.