Définir un organigramme technique dans le cadre de la gestion de projet
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Si vous vous lancez dans un projet complexe, vous aurez besoin d'un organigramme technique de projet (OTP) qui vous permettra de suivre une trajectoire clairement définie dans le paysage du projet. Cet organigramme est le fil conducteur de votre projet, car il va le décomposer en différents segments plus faciles à gérer. Il vous permet de ne pas oublier certaines informations essentielles, ainsi que d'assigner les tâches et suivre l'avancement avec précision.
En résumé, un OTP bien structuré est la clé permettant de visualiser toute la complexité d'un projet, et de le mener à bien. Il peut améliorer la gestion et la planification des projets en fournissant une vue d'ensemble claire, en contribuant à mieux superviser le projet, et en facilitant l'attribution des responsabilités ainsi que le suivi de l'avancement.
Ce guide vous fournira davantage de détails sur l'organigramme technique de projet, et notamment sur les différents éléments qui le constituent, les différents types d'organigrammes, ainsi que des conseils pour en créer un dans le cadre de votre planification de projet.
Qu'est-ce qu'un organigramme technique de projet ?
À la base, un OTP dans le cadre de la gestion de projet représente une hiérarchie ou une arborescence décomposant les différents éléments constitutifs d'un projet.
Il part du périmètre global du projet, qui peut paraître gigantesque, pour le décomposer en différents éléments plus réduits et plus faciles à gérer. Chaque niveau de cet organigramme renvoie à un niveau de détail plus précis, ce qui permet de mieux identifier et de mieux gérer le projet.
Objectif d'un organigramme technique de projet
Un OTP dans le domaine de la gestion de projet a pour but de fournir un framework clair pour la planification, l'exécution et le contrôle d'un projet. Il facilite les processus d'estimation des coûts, de planification des tâches et d'allocation des ressources. Surtout, il permet de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie en le structurant en différents éléments plus petits et bien définis.
Éléments clés d'un organigramme technique de projet
Chaque composant d'un OTP joue un rôle spécifique et renvoie à un niveau de détail différent. Le niveau le plus élevé permet d'offrir une vision synthétique, tandis que le niveau le plus bas représente la granularité la plus fine.
- Livrables : ils se concentrent sur le niveau le plus général et représentent les résultats finaux du projet.
- Lots de travail : il s'agit des plus petites unités de travail au sein de l'OTP. Ces lots constituent les éléments de base du projet ; des livrables spécifiques leur sont associés.
- Tâches et sous-tâches : il s'agit d'une ventilation détaillée des activités ou des étapes d'un lot de travail, ce qui permet une planification et une exécution précises.
Types d'organigrammes techniques de projet
Les besoins spécifiques de votre projet ainsi que les préférences de vos équipes sont cruciaux pour déterminer la structure d'OTP la plus appropriée. Par exemple, pour les projets disposant de délais non modifiables et de dates limites strictes, il peut être préférable d'opter pour une représentation basée sur un calendrier, afin de livrer les étapes importantes dans les délais.
Le choix de l'organigramme dépendra également du mode de fonctionnement et de communication de votre équipe. Si votre équipe est plus à l'aise avec les tableaux visuels et privilégie une approche pratique dans la gestion des tâches, le tableau Kanban pourrait parfaitement correspondre à ses préférences.
Voici les types de structures d'OTP à votre disposition afin de répondre aux exigences du projet ainsi qu'aux préférences de votre équipe :
Graphique de Gantt
Un diagramme de Gantt est un diagramme à barres qui représente les chronologies et les dépendances des tâches. Il propose une représentation visuelle claire du calendrier du projet, en indiquant le début et la fin de chaque tâche.
Kanban
Les tableaux Kanban sont des outils visuels flexibles qui permettent aux équipes de mieux gérer et de mieux hiérarchiser les flux de travail. Ils affichent les tâches sous la forme d'un tableau composé de cartes, lesquelles sont classées dans des colonnes en fonction de leur statut. Un tableau Kanban est idéal pour un environnement de développement Agile.
Astuce : pour en savoir plus sur l'utilité d'un tableau Kanban, consultez ce guide complet de la gestion de projet.
Calendriers
Une représentation basée sur un calendrier permet d'assurer un suivi des dates limites, des étapes importantes, ainsi que de la disponibilité des ressources. Comme elle indique les dates de début et de fin de chaque phase du projet, elle sera particulièrement efficace pour les projets caractérisés par des délais et des dates limites fixes.
Comment créer un organigramme technique de projet
Chaque OTP doit suivre les mêmes étapes pour que le projet soit bien configuré et reste sur la bonne voie.
Afin de créer un OTP pour un projet d'application mobile, un chef de projet pourra se fonder sur les cinq étapes suivantes :
- Identifier les livrables du projet. Clarifiez le périmètre et les limites du projet en établissant une liste de résultats tangibles ou d'objectifs que le projet vise à atteindre.
Dans le cas d'une application mobile, les livrables peuvent inclure la création d'une application entièrement fonctionnelle dotée de fonctionnalités spécifiques, d'une documentation pour les utilisateurs, ainsi que d'un plan marketing. - Diviser les livrables en différents lots de travail. Après avoir identifié les livrables les plus généraux, décomposez-les en éléments plus granulaires et plus faciles à gérer.
Dans le cas d'une application mobile, les différents composants de notre application entièrement fonctionnelle peuvent inclure l'authentification utilisateur, la navigation au sein de l'application, ainsi que la conception de l'interface utilisateur. Divisez ainsi l'ensemble des livrables. - Définir les relations entre les tâches. Établissez des relations entre les tâches au sein de chaque lot de travail. Certaines tâches dépendent d'autres tâches : elles ne peuvent donc pas commencer tant qu'une tâche précédente n'a pas été terminée.
Dans le cas d'une application mobile, il peut être nécessaire de finaliser la conception de l'interface utilisateur avant de travailler sur la navigation au sein de l'application. - Attribuer des ressources et du temps. Allouez des ressources nécessaires à chaque tâche et à chaque lot de travail, et évaluez le temps nécessaire à leur réalisation.
Dans le cas d'une application mobile, cela peut impliquer d'affecter des développeurs, des concepteurs et des testeurs à des tâches spécifiques, tout en évaluant les heures de travail nécessaires pour réaliser chaque tâche. - Réviser et affiner. La création d'un OTP est itérative. Révisez et affinez l'OTP au fur et à mesure de l'avancement du projet afin de l'adapter à tout changement au niveau des exigences du projet, relever les défis imprévus et veiller à ce que l'OTP reflète fidèlement le périmètre et les tâches du projet.
Modèle d'organigramme technique de projet
La création d'un OTP à partir de zéro peut prendre beaucoup de temps. Simplifiez ce processus en vous basant sur des modèles. Non seulement les modèles vous permettront de gagner du temps, mais ils constituent également un gage de sécurité en permettant de s'assurer qu'aucune étape importante n'a été oubliée.
Jira Software inclut des modèles conçus pour créer un organigramme technique de projet (OTP), y compris un modèle Kanban préconfiguré. Pour une expérience fluide, l'Atlassian Marketplace propose une app de storyboard d'organigramme technique de projet qui se synchronise parfaitement avec Jira Software.
Ces modèles fournissent un framework bien défini et personnalisable qui élimine les suppositions dans la planification de vos projets.
Créer un organigramme technique de projet avec Jira Software
Jira Software est un outil de gestion de projet populaire qui permet de créer tous les composants d'un OTP efficace.
Vous pouvez définir et personnaliser les workflows qui correspondent aux processus uniques de votre équipe, en veillant à ce que votre OTP corresponde exactement aux exigences de votre projet. Vous pouvez également visualiser et suivre les tâches, les états et l'avancement de votre équipe grâce à des tableaux Agile (Kanban ou Scrum).
Créez, assignez et suivez des tâches ou des tickets tout au long de leur cycle de vie grâce aux fonctionnalités de suivi des tickets de Jira. Les fonctionnalités de collaboration en temps réel de Jira Software permettent à votre équipe de communiquer et de partager des mises à jour de dernière minute.
Enfin, l'écosystème d'intégration de Jira vous permet de connecter et de synchroniser le travail entre différentes plateformes, garantissant ainsi que votre OTP reste un hub central pour toutes les informations et tâches liées aux projets. Utilisez les fonctionnalités robustes de reporting et d'analyse de Jira pour suivre l'avancement de votre projet, les performances des équipes et la répartition de la charge de travail. Ces informations vous permettent de prendre des décisions basées sur les données et d'optimiser continuellement votre OTP.
Avec Jira Software, vous possédez une boîte à outils complète pour créer, gérer et maintenir un OTP efficace. Ses fonctionnalités polyvalentes et ses options personnalisables en font un outil indispensable pour les chefs de projet et les équipes.
Organigramme technique de projet : FAQ
Quelle est l'importance d'un OTP dans la gestion de projet ?
Un OTP clarifie le périmètre d'un projet, et le décomposer en éléments gérables permet d'éviter toute dérive des objectifs. Un OTP constitue une base solide pour une estimation précise des projets et une allocation efficace des ressources.
Quels sont les défis liés à la création d'un OTP ?
L'un des principaux défis lors de la création d'un OTP est de définir le niveau de détail approprié pour le projet. Trop ou pas assez peut nuire à l'efficacité de la gestion. Un autre défi courant est de gérer l'évolution des exigences. Pour relever ces défis, impliquez vos parties prenantes dans le processus de planification et adaptez-vous selon les besoins.
Comment l'OTP contribue-t-il à la gestion du périmètre des projets ?
Un OTP contribue à la gestion du périmètre des projets en identifiant les livrables, en gérant le changement et en veillant à ce que le projet se concentre sur les résultats escomptés.