Definition eines Projektstrukturplans im Projektmanagement
Themen durchsuchen
Wenn du ein kompliziertes Projekt in Angriff nimmst, hilft dir ein Projektstrukturplan, den Überblick zu behalten. Denn er dient als Leitfaden für dein Projekt, indem er es in überschaubare Segmente unterteilt. Zudem kannst du anhand des Leitfadens sicherstellen, dass du keine wichtigen Details übersiehst, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt präzise überwachen.
Einfach ausgedrückt, ist ein gut strukturierter Projektstrukturplan dein Schlüssel, um ein komplexes Projekt besser zu verstehen und es zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Mit ihm kannst du die Projektplanung und das Projektmanagement verbessern, denn er bietet einen klaren Überblick über das Projekt. So ist es leichter, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen.
In diesem Leitfaden beschäftigen wir uns eingehend mit dem Projektstrukturplan. Wir sprechen über die einzelnen Komponenten eines Projektstrukturplans, die verschiedenen Typen und wie du selbst einen Projektstrukturplan für deine Projektplanung erstellst.
Was ist ein Projektstrukturplan?
Im Kern ist ein Projektstrukturplan im Projektmanagement eine hierarchische (oder baumartige) Unterteilung eines Projekts in kleinere Komponenten.
Im Projektstrukturplan wird der riesige und oft überwältigende Umfang eines Projekts in kleinere, überschaubare Komponenten unterteilt. Jede Ebene der Struktur geht dabei weiter ins Detail. Dadurch wird es einfacher, das Projekt zu verstehen und zu händeln.
Der Zweck eines Projektstrukturplans
Ein Projektstrukturplan im Projektmanagement bietet einen klaren Rahmen für die Planung, Ausführung und Kontrolle von Projekten. Er hilft bei der Kostenschätzung, Aufgabenplanung und Ressourcenzuweisung. Der wichtigste Punkt jedoch ist, dass er das Projekt durch die Unterteilung in kleinere, klar definierte Komponenten auf Kurs hält.
Die Hauptbestandteile eines Projektstrukturplans
Jede Komponente eines Projektstrukturplans spielt eine bestimmte Rolle und stellt eine andere Detailebene dar. Die höchste Ebene definiert das Gesamtbild, während die niedrigste Ebene jedes Detail konkretisiert.
- Ergebnisse: Diese konzentrieren sich auf das Gesamtbild und stellen das Endergebnis des Projekts dar.
- Arbeitspakete: Dies sind die kleinsten Arbeitseinheiten innerhalb des Projektstrukturplans. Sie sind die Bausteine des Projekts und ihnen sind bestimmte Ergebnisse zugewiesen.
- Aufgaben und Unteraufgaben: Diese stellen eine detaillierte Aufschlüsselung der Aktivitäten oder Schritte innerhalb eines Arbeitspakets dar, sodass eine präzise Planung und Ausführung möglich ist.
Typen von Projektstrukturplänen
Die spezifischen Anforderungen deines Projekts und die Präferenzen deines Teams sind ausschlaggebend für die Wahl der am besten geeigneten Variante eines Projektstrukturplans. Zum Beispiel könntest du dich bei Projekten mit festen Zeitrahmen und strengen Fristen für eine kalenderbasierte Darstellung entscheiden, um Meilensteine zeitnah zu erreichen.
Die Art und Weise, wie dein Team arbeitet und kommuniziert, wirkt sich ebenfalls auf die Wahl aus. Wenn deinem Team visuelle Boards und ein praktischer Ansatz im Aufgabenmanagement liegen, kann ein Kanban Board gut auf seine Präferenzen abgestimmt werden.
Du hast die Wahl zwischen folgenden Strukturtypen für deinen Projektstrukturplan, um den Anforderungen des Projekts und den Präferenzen deines Teams gerecht zu werden:
Gantt-Diagramm
Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm, das Aufgabenzeitpläne und Abhängigkeiten darstellt. Es bietet eine klare visuelle Darstellung des Projektzeitplans und zeigt, wann jede Aufgabe beginnt und endet.
Kanban
Kanban Boards sind flexible visuelle Tools, die Teams helfen, Arbeitsabläufe zu verwalten und zu priorisieren. Sie zeigen Aufgaben als Karten auf einem Board an, die je nach Status in Spalten angeordnet sind. Ein Kanban Board ist ideal für eine agile Entwicklungsumgebung.
Profi-Tipp: Erfahre in diesem umfassenden Leitfaden zum Projektmanagement mehr darüber, wie ein Kanban Board eingesetzt werden kann.
Kalender
Eine kalenderbasierte Darstellung hilft dabei, Fristen, Meilensteine und die Verfügbarkeit von Ressourcen nachzuverfolgen. Sie ist am effektivsten für Projekte mit festen Zeitrahmen und Fristen, weil sie zeigt, wann jede Projektphase beginnen und enden sollte.
Wie erstelle ich einen Projektstrukturplan?
Jeder Projektstrukturplan sollte ähnliche Schritte befolgen, um ein Projekt zu organisieren und auf Kurs zu halten.
Ein Projektmanager kann die folgenden fünf Schritte verwenden, um einen Projektstrukturplan für ein Projekt zur Entwicklung einer mobilen App zu erstellen:
- Identifiziere die Projektergebnisse: Kläre den Umfang und die Grenzen des Projekts, indem du handfeste oder angestrebte Ergebnisse auflistest.
Für eine mobile App könnten zu den Ergebnissen eine voll funktionsfähige App mit spezifischen Funktionen, Benutzerdokumentation und ein Marketingplan gehören. - Teile die angestrebten Ergebnisse in Arbeitspakete auf: Nachdem du die wichtigsten Ergebnisse identifiziert hast, zerlegst du sie in kleinere, überschaubare Komponenten.
Bei einer mobilen App könnten die Komponenten einer voll funktionsfähigen App die Benutzerauthentifizierung, die In-App-Navigation und das Design der Benutzeroberfläche umfassen. Teile alle angestrebten Ergebnisse auf diese Weise auf. - Definiere Aufgabenbeziehungen: Stelle innerhalb jedes Arbeitspakets Beziehungen zwischen den Aufgaben her. Manche Aufgaben hängen von anderen ab, das heißt, sie können erst beginnen, wenn eine vorhergehende Aufgabe abgeschlossen ist.
Für eine mobile App könnte es notwendig sein, das Design der Benutzeroberfläche fertigzustellen, bevor du die In-App-Navigation implementierst. - Weise Ressourcen und den zeitlichen Umfang zu: Ordne jeder Aufgabe oder jedem Arbeitspaket die notwendigen Ressourcen zu und schätze die Zeit ein, die für die Erledigung benötigt wird.
Bei einer mobilen App könnte das bedeuten, dass du Entwicklern, Designern und Testern bestimmte Aufgaben zuweist und die Arbeitsstunden schätzt, die für jede Aufgabe benötigt werden. - Überprüfe den Plan und entwickle ihn weiter: Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist iterativ. Überprüfe den Projektstrukturplan und entwickle ihn im Verlauf des Projekts weiter, um ihn an sich ändernde Projektanforderungen anzupassen, unvorhergesehene Herausforderungen anzugehen und sicherzustellen, dass der Projektstrukturplan den Umfang und die Aufgaben des Projekts genau widerspiegelt.
Vorlagen für Projektstrukturpläne
Einen Projektstrukturplan von Grund auf neu zu erstellen kann zeitaufwendig sein. Rationalisiere den Prozess mit Vorlagen. Vorlagen sparen nicht nur Zeit, sie können dir auch die Gewissheit geben, dass du keine wichtigen Schritte übersprungen hast.
Jira Software enthält spezielle Vorlagen zum Erstellen eines PSP – einschließlich einer vorkonfigurierten Kanban-Vorlage. Für ein reibungsloses Benutzererlebnis bietet der Atlassian Marketplace eine Storyboard-App für den Projektstrukturplan, die sich nahtlos mit Jira Software synchronisiert.
Diese Vorlagen bieten ein klar definiertes, anpassbares Framework, das Klarheit bei der Projektplanung schafft.
Einen Projektstrukturplan mit Jira Software erstellen
Jira Software ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das jede Komponente eines effektiven PSP erstellen kann.
Du kannst Workflows definieren und an die individuellen Prozesse deines Teams anpassen, damit dein PSP genau den Projektanforderungen entspricht. Du kannst die Tasks, den Status und den Fortschritt deines Teams auch mit Agile-Boards (Kanban oder Scrum) visualisieren und verfolgen.
Erstelle, verteile und verfolge Aufgaben oder Vorgänge während ihres gesamten Lebenszyklus mit den Funktionen zur Vorgangsverfolgung von Jira. Die Funktionen von Jira Software für die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen es deinem Team, zu kommunizieren und aktuelle Updates auszutauschen.
Zu guter Letzt ermöglicht dir das Integrations-Ökosystem von Jira, deine Arbeit plattformübergreifend zu verbinden und zu synchronisieren, sodass dein PSP ein zentraler Knotenpunkt für alle projektbezogenen Informationen und Aufgaben bleibt. Nutze die praktischen Berichts- und Analysefunktionen von Jira, um den Fortschritt deines Projekts, die Teamleistung und die Verteilung der Workload zu verfolgen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es dir, datengestützte Entscheidungen zu treffen und deinen PSP kontinuierlich zu optimieren.
Mit Jira Software verfügst du über ein umfassendes Toolkit, um einen effizienten PSP zu erstellen, zu verwalten und zu pflegen. Seine vielseitigen Funktionen und anpassbaren Optionen machen es zu einem unverzichtbaren Tool für Projektmanager und Teams.
Projektstrukturplan: Häufig gestellte Fragen
Welche Bedeutung hat ein PSP im Projektmanagement?
Ein PSP verdeutlicht den Umfang des Projekts und dessen Unterteilung in überschaubare Komponenten hilft, Scope Creep zu vermeiden.Ein PSP schafft eine solide Grundlage für eine genaue Projektschätzung und eine effiziente Ressourcenzuweisung.
Welche Herausforderungen birgt die Erstellung eines PSP?
Eine zentrale Herausforderung bei der Erstellung eines PSP besteht darin, den richtigen Detaillierungsgrad für das Projekt zu finden – zu viel oder zu wenig kann ein effektives Management beeinträchtigen. Eine weitere häufige Herausforderung ist der Umgang mit sich ändernden Anforderungen. Um diese Herausforderungen anzugehen, beziehe die Stakeholder in den Planungsprozess ein und passe ihn bei Bedarf an.
Wie trägt ein PSP zur Verwaltung des Projektumfangs bei?
Ein PSP trägt zum Management des Projektumfangs bei, indem er zu erbringende Leistungen identifiziert, Änderungen verwaltet und dafür sorgt, dass sich das Projekt auf die beabsichtigten Ergebnisse konzentriert.