Die Workflow-Automatisierung wurde entwickelt, um dem Bedarf an optimierten Abläufen und verbesserter Entscheidungsfindung gerecht zu werden. Die Automatisierung steigert die Effizienz, reduziert Fehler und entlastet die Personalabteilung, sodass sie sich strategischeren Aufgaben zuwenden kann. Individuelle Automatisierungsstrategien können spezifische betriebliche Herausforderungen meistern und die Produktivität und Kundenzufriedenheit verbessern.
Dieser umfassende Leitfaden erklärt, was Workflow-Automatisierung ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bietet und warum du die robusten Automatisierungsfunktionen von Jira nutzen solltest. Du erfährst, wie die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben Abläufe rationalisiert und Entscheidungsprozesse in Unternehmen erheblich verbessert. Wenn Unternehmen wissen, welche Funktionen bei der Workflow-Automatisierung von Bedeutung sind, und sie die diversen Funktionen von Jira integrieren, können sie beispiellose Effizienz und Produktivität erzielen.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung ist der Ansatz zur Automatisierung verschiedener Geschäftsprozesse, Aufgaben und Workflows in einem Unternehmen mit minimalem menschlichem Einsatz. Workflow-Automatisierung nutzt Software, um eine Reihe automatisierter Aktionen für Geschäftsprozesse zu erstellen, was Teams hilft, Aufgaben effizient und konsistent auszuführen.
So funktioniert die Workflow-Automatisierung
Die Workflow-Automatisierung verwendet eine Aufgabenverwaltungssoftware, um Aufgaben und Informationen zwischen Personen und Systemen auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Trigger weiterzuleiten. Wenn zum Beispiel ein System eine Aufgabe als erledigt markiert, kann die Automatisierung sie automatisch an die nachfolgende zugewiesene Person senden und die Dashboards aktualisieren. Das spart Zeit im Vergleich zu manuellen Übergaben und minimiert Fehler.
Für den Einstieg solltest du die folgenden Schritte beachten:
- Verstehe den aktuellen Workflow, indem du Informationen darüber sammelst, wie Aufgaben zwischen Teams weitergeleitet werden. Versuche, zu verstehen, wie Projekte beginnen, welche Kriterien für die Erledigung einer Aufgabe verwendet werden, was der Arbeitsumfang ist und wie Engpässe entstehen. Finde heraus, welche Auslöser dafür verantwortlich sind, dass Aufgaben beginnen oder sich ändern.
- Skizziere den Workflow visuell, um Ineffizienzen zu identifizieren. Erstelle einen Entwurf einer Workflow-Gliederung, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Ermögliche funktionsübergreifenden Teams, zusammenzuarbeiten, um den Entwurf zu verbessern und verschwenderische Praktiken zu ermitteln.
- Identifiziere Aufgaben, die die Integration von Daten aus anderen Systemen erfordern, und stelle sicher, dass die Workflow-Software diese unterstützt. Erwäge, den Workflow an die Integrationsanforderungen anzupassen, z. B. Aufgaben in kleinere Unteraufgaben aufzuteilen.
- Befasse dich mit Workflow-Ineffizienzen, einschließlich Kommunikationsausfällen und überfälligen Aufgaben. Beispiele hierfür sind das Hinzufügen von Maßnahmen zur Aufgabenverantwortlichkeit oder die Klärung, welche Systeminformationen fließen sollen.
- Erstelle den Workflow in einer Workflow-Automatisierungssoftware, beschreibe jede Aufgabe und weise Benutzerrollen zu. Sorge für Transparenz durch Gantt-Diagramme, Prozessübersichten, Kalender usw. – je nachdem, was dein Team braucht.
- Erstelle automatische Trigger und Aktionen, um wiederkehrende Aufgaben zu optimieren. Passe Automatisierungsvorgänge an individuelle Anforderungen an oder nutze vorgefertigte Optionen.
- Teste und optimiere den automatisierten Workflow kontinuierlich, um Probleme zu lösen. Lege Leistungskennzahlen und wichtige Leistungsindikatoren fest, um die Effizienz zu überwachen. Nutze Dashboards, um dir einen umfassenden Überblick über Fortschritte und Blocker zu verschaffen.
- Schule das Team im Umgang mit dem neuen automatisierten Workflow durch praktische Vorführungen. Bereite Teams mit Änderungsmanagementplänen auf Prozessänderungen und Workflow-Optimierungen vor.
Beispiele für die Workflow-Automatisierung
Die Vielseitigkeit der Workflow-Automatisierung zeigt sich in verschiedenen Branchen, darunter:
Gesundheitswesen: Von der Rationalisierung der Patientenregistrierung mithilfe elektronischer Formulare bis hin zur Automatisierung der Terminplanung und des Medikamentenmanagements – die Workflow-Automatisierung verbessert die Effizienz und Patientenversorgung.
Bankwesen: Die Aufgabenverwaltungssoftware automatisiert die Kreditbearbeitung, verbessert die Betrugserkennung, stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher und verbessert den Kundenservice durch eine automatisierte Kontoverwaltung.
Logistik: Rationalisiere Bestellung, Inventar, Transport, Qualitätskontrolle und Dokumentenmanagement.
Einzelhandel: Optimiere die Bestandsverwaltung, die Auftragsabwicklung, den Kundenservice und den Geschäftsbetrieb.
Versicherungen: Rationalisiere Schadensbearbeitung, Underwriting, Compliance, Kundenservice und Betrugserkennung.
Immobilien: Verbessere die Immobilienverwaltung, das Transaktionsmanagement, das Leadmanagement und Überprüfungsprozesse.
Fertigung: Nutze Workflows, um die Qualitätssicherung sicherzustellen, Produktionsprozesse zu verwalten und die Werkzeugherstellung effizient abzuwickeln.
Vorteile der Workflow-Automatisierung
Die Workflow-Automatisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen im gesamten Geschäftsbetrieb. Sie verbessert die Effizienz und Produktivität erheblich und sorgt so für kontinuierliche Verbesserung. Hier sind einige wichtige Vorteile der Workflow-Automatisierung:
Höhere Effizienz
Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, was die Gesamtproduktivität erhöht. Automatisierte Prozesse erledigen Aufgaben schneller und können rund um die Uhr laufen, was die Effizienz deutlich erhöht.
Reduzierung von Fehlern
Automatisierte Workflows minimieren menschliche Fehler, indem sie eine konsistente Aufgabenausführung nach vordefinierten Regeln sicherstellen. Das führt zu einer höheren Genauigkeit bei Aufgaben wie Dateneingabe, Berechnungen und Verarbeitung. Sie reduzieren auch den Zeitaufwand und die Ressourcen für die Korrektur von Fehlern.
Tools für die Zusammenarbeit
Dein Task-Tracker sollte helfen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern. Er sollte eine Plattform für den Dialog, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Feedback und Koordination bieten. Dadurch wird die Teamarbeit und der allgemeine Projekterfolg verbessert.
Kosteneinsparungen
Die Automatisierung von Routineaufgaben reduziert den Bedarf an manueller Arbeit. Durch die Minimierung von Fehlern sparen Unternehmen die Kosten, die mit deren Behebung verbunden sind. Die Workflow-Automatisierung optimiert auch die Ressourcenzuweisung.
Verbesserte Zusammenarbeit
Die Workflow-Automatisierung bietet oft Funktionen, die eine kollaborative Arbeitskultur unter den Teammitgliedern fördern, unabhängig von ihrem Standort. Updates in Echtzeit, geteilte Arbeitsbereiche und automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass alle auf demselben Stand sind. Das verbessert die Teamarbeit und ermöglicht kollaborative Besprechungen.
Skalierbarkeit
Die Workflow-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, mehr Workloads zu bewältigen, ohne entsprechend viele Mitarbeiter einzustellen. Das unterstützt das Unternehmenswachstum, ohne Abstriche bei der Qualität oder Effizienz.
Welche Funktionen sollte eine Lösung zur Workflow-Automatisierung bieten?
Die Auswahl des richtigen Tools zur Workflow-Automatisierung ist entscheidend, um die gewünschten Vorteile zu erzielen. Hier sind einige wichtige Funktionen, die bei Workflow-Automatisierungslösungen zu berücksichtigen sind:
Einfache Nutzung
Eine benutzerfreundliche Oberfläche und ein intuitives Design sind wichtig, damit die Mitarbeiter das Tool leicht bedienen können – was eine schnelle Einführung fördert und dafür sorgt, dass sich die Investition schneller auszahlt.
Integrationsmöglichkeiten
Eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und Anwendungen ist unerlässlich, um einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Tools und Plattformen sicherzustellen. Sie verhindert auch Datensilos und maximiert automatisierte Arbeitsabläufe.
Anpassbarkeit und Flexibilität
Die Fähigkeit, Arbeitsabläufe an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen, ist entscheidend. Ein flexibles Tool zur Workflow-Automatisierung passt sich an deine individuellen betrieblichen Anforderungen an und stellt so die Ausrichtung auf strategische Ziele sicher.
Skalierbarkeit
Lösungen zur Workflow-Automatisierung sollten das steigende Arbeitsvolumen bewältigen können, wenn dein Unternehmen wächst. Dazu gehört die Unterstützung mehrerer Workflows, Benutzer und Daten, ohne die Leistung oder Zuverlässigkeit zu beeinträchtigen.
Berichterstellung und Analysen
Aufschlussreiche Berichte und Analysen sind unverzichtbar, um die Effizienz von Workflows zu messen. Diese Tools heben Verbesserungsbereiche hervor und ermöglichen datengestützte Entscheidungen durch den Zugriff auf Erkenntnisse in Echtzeit.
Sicherheit
Automatisierungstools müssen über robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Auditprotokolle verfügen, um unbefugten Zugriff und Datenschutzverletzungen zu verhindern.
Mobiler Zugriff
Der mobile Zugriff wird immer wichtiger, damit die Mitarbeiter produktiv bleiben und Arbeitsabläufe reibungslos ablaufen können, unabhängig vom Standort.
Workflow-Automatisierung mit Jira
Die leistungsstarke Automatisierungs-Engine von Jira ermöglicht es Teams, Aufgaben und Prozesse auf einfache Weise zu automatisieren, sodass sie Zeit sparen, den kognitiven Aufwand reduzieren und Abläufe skalieren können. Die Software ermöglicht es, Projekte erfolgreich abzuschließen. Sie unterstützt die Planung, Aufgabendefinition und Fortschrittsverfolgung in Echtzeit, um Projekte auf Kurs zu halten. Mit Jira können Teams ihre Workflows automatisieren und sich darauf konzentrieren, Mehrwert zu schaffen und gleichzeitig Aufgaben und Zeitpläne effizient zu verwalten.
Jira bietet auch verschiedene Funktionen, die dir beim Projektmanagement helfen, darunter Boards, Vorgänge, Zeitleisten, Dashboards, Berichte und Vorlagen.
- Boards stellen den Fortschritt deines Projekts visuell dar und ermöglichen ein flexibles Aufgabenmanagement innerhalb agiler Projektmanagement-Frameworks wie Scrum und Kanban.
- Vorgänge ermöglichen die detaillierte Nachverfolgung und Verwaltung aller Arbeitselemente innerhalb eines Projekts und bieten anpassbare Arbeitsabläufe, die reale Prozesse genau widerspiegeln.
- Zeitleisten helfen bei der Projektplanung und der Visualisierung von Fristen. Projektzeitpläne stellen zudem die Ausrichtung auf umfassendere Projekt- oder Portfolioziele sicher.
- Dashboards bieten einen anpassbaren Überblick über wichtige Projektkennzahlen und -status und ermöglichen sofortige Einblicke in Fortschritte und Herausforderungen.
- Berichte liefern wertvolle Daten zur Teamleistung und zum Projektfortschritt und unterstützen agile Arbeitsabläufe, Methoden und kontinuierliche Verbesserungen.
- Vorlagen gibt es für verschiedene Arten von Projekten, einschließlich Softwareentwicklung, Projektmanagement, Aufgabenverfolgung und mehr. Jira-Vorlagen enthalten vorkonfigurierte Workflows, Vorgangstypen und Felder, damit Teams schnell anfangen und bewährte Methoden anwenden können.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktionen findest du auf der Seite Jira-Funktionen.
Die Aufgabenmanagementsoftware von Jira ermöglicht das Projektmanagement für jede Art von Team. Softwareentwicklungsteams können Jira verwenden, um sich ein klares Bild davon zu machen, woran sie gerade arbeiten. Sie können auch sehen, wie ihre Arbeit mit dem großen Ganzen zusammenhängt und was als Nächstes ansteht. Wenn sich etwas ändert, bietet Jira die Flexibilität, die dein Team braucht, um weiterhin seine Ziele zu erreichen.
Häufig gestellte Fragen zur Workflow-Automatisierung
Welche Aufgaben können mit einer Workflow-Automatisierungssoftware automatisiert werden?
Workflow-Automatisierungssoftware kann verschiedene Aufgaben übernehmen, darunter Dateneingabe, E-Mail-Marketingkampagnen, Beiträge in sozialen Medien, Prozesse zur Lead-Pflege, Ticketbearbeitung im Kundenservice und Onboarding von Mitarbeitern. Diese Aufgaben umfassen in der Regel sich wiederholende Aktionen, die Software standardisieren und automatisieren kann, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.
Welche Herausforderungen bringt die Workflow-Automatisierung mit sich?
Zu den häufigsten Herausforderungen der Workflow-Automatisierung gehören die Integration vorhandener Systeme, die Verwaltung von Änderungen innerhalb eines Unternehmens, die Sicherstellung der Datengenauigkeit sowie die anfängliche Einrichtung und Anpassung der Automatisierungssoftware.
Teams können diese Herausforderungen bewältigen, indem sie die Implementierung sorgfältig planen, Software mit robusten Integrationsfunktionen auswählen, die Mitarbeiter umfassend schulen und mit kleinen Automatisierungsprojekten beginnen.
Lässt sich die Workflow-Automatisierung für verschiedene Unternehmen anpassen?
Lösungen zur Workflow-Automatisierung sind hochflexibel. Teams können sie an die spezifischen Anforderungen verschiedener Unternehmen anpassen. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, die Automatisierungsregeln, Workflows und Benutzeroberflächen an ihre individuellen Prozesse, Industriestandards und betrieblichen Ziele anzupassen und sicherzustellen, dass die Lösung den größtmöglichen Nutzen bietet.