Roblox économise plus de 150 000 dollars par an tout en améliorant la collaboration entre les équipes et la productivité en passant à Atlassian Cloud Enterprise

Garder une longueur d'avance

Le marketplace et la plateforme de gaming en ligne de Roblox sont entrés en bourse pour une valeur de plus de 40 milliards de dollars, comptent plus de 67 millions d'utilisateurs actifs par jour et sont utilisés par plus de la moitié des enfants américains de moins de 16 ans. Mais beaucoup de personnes n'en ont jamais entendu parler. La plupart de ceux qui connaissent Roblox la considèrent peut-être comme une entreprise de gaming pour enfants. Mais selon Joe Cotant, Senior Technical Program Manager, « Elle est bien plus que cela ».

La mission de Roblox ? Aider un milliard de personnes à faire preuve d'optimisme et de civilité. Bien que la plateforme ait rapidement gagné en popularité auprès des enfants, la moitié de sa base d'utilisateurs est âgée de plus de 13 ans, et le segment qui croît le plus rapidement est celui des 17 à 24 ans. Après avoir observé une croissance rapide pendant et après la pandémie de COVID-19, remarqué la transition du secteur vers la technologie cloud et assisté à des démos de l'expérience utilisateur exceptionnelle des outils Atlassian Cloud, Joe affirme que c'était « le moment idéal » pour évoluer. « Roblox est à la pointe du gaming et du métavers. Nous pouvons également être un leader en matière de collaboration et de productivité », explique-t-il. C'est ainsi qu'a commencé le parcours de migration depuis Atlassian Data Center vers Atlassian Cloud.

Des ressources limitées ? Pas de problème, le partenariat rend la migration possible.

Lorsque Joe a présenté une migration vers Atlassian Cloud à la direction de Roblox, il a été agréablement surpris de voir à quelle vitesse cette dernière l'a approuvée. « Nos dirigeants ont vu les avantages. Le suivi de nos OKR [objectifs et résultats clés] dans Jira et le transfert d'autres données et processus vers la plateforme Atlassian ont suscité un vif intérêt », se souvient-il.

Joe étant le seul employé à plein temps à gérer les outils Atlassian à l'époque, il a contacté Modus Create, l'Atlassian Solution Partner de Roblox, pour obtenir de l'aide en matière de conseils stratégiques, de résolution des problèmes, de support technique et de gestion des changements. Ensemble, ils ont évalué les environnements Atlassian Data Center de l'entreprise et ont élaboré un plan de migration. Après avoir comparé plusieurs stratégies, l'équipe a décidé que son instance Confluence était suffisamment simple à extraire et déplacer vers le cloud, mais que Jira serait plus complexe et nécessiterait une approche progressive.

L'année suivante, Joe, Modus Create et Atlassian ont collaboré pour préparer la migration. Joe et Mike Rathwell, conseiller émérite et son homologue chez Modus Create, ont régulièrement rencontré Evan Golden, leur Atlassian Cloud Migration Manager. Evan a facilité les contacts avec les experts techniques d'Atlassian afin de résoudre les problèmes, de comprendre les changements apportés à la plateforme cloud et d'échanger des documents de formation, ce que Joe a trouvé crucial pour l'adoption et la satisfaction.

Tout au long du processus, Joe a impliqué les employés de l'entreprise pour comprendre leurs cas d'usage, leur montrer les avantages des outils cloud et établir des relations avec des champions susceptibles de les aider à les adopter. « Nous n'étions que quelques-uns sur quelque 3 000 employés à l'époque. Le fait de pouvoir impliquer ces évangélistes d'Atlassian qui faisaient partie des différentes équipes nous a vraiment aidés à obtenir cette couverture à l'échelle de l'organisation », explique-t-il.

Les membres de l'équipe de migration ont également mis un point d'honneur à communiquer rapidement et fréquemment entre eux et avec les utilisateurs de Roblox par le biais de Slack, d'e-mails et de notifications dans les outils Atlassian. Comme l'explique Joe : « La communication excessive, les contacts avec les champions de la migration vers le cloud et le partage de documents ont facilité le processus de migration pour tout le monde. »

Au cours des dernières étapes de la migration, Roblox, Atlassian et Modus ont reconnu que la collaboration était le principal facteur qui leur a permis d'avancer. « Ce qui a fait le succès de cette migration, c'est le lien qui unissait nos équipes. C'était vraiment un partenariat. Il existait une excellente relation entre Atlassian, Modus et Roblox. Nous avons été très francs, transparents et ouverts les uns envers les autres, même lorsque nous n'étions pas très satisfaits de la façon dont les choses se passaient », explique Joe. « Et rien de tout cela ne serait possible sans Modus. Mike a adopté une approche objective des décisions et c'était quelqu'un qui m'a permis de partager des idées. »

Les migrations vers le cloud peuvent être intimidantes, en particulier pour les entreprises aux ressources limitées comme Roblox. Mais grâce à un partenariat, c'est possible et tout aussi efficace.

Adopter l'écosystème pour gagner en efficacité, réaliser des économies et améliorer l'expérience

Roblox dispose désormais d'une solide plateforme de collaboration basée sur le cloud pour optimiser son travail, notamment Jira pour le développement produit, Confluence pour la documentation, Trello pour la gestion de projets non techniques, Atlassian Guard Premium pour la détection des menaces et Jira Service Management pour l'assistance de certaines équipes (avec des plans d'expansion). « Nous avons réussi à éliminer d'autres outils redondants ou répétitifs, ce qui est formidable, et à vraiment adopter et reconnaître l'ensemble de la boîte à outils comme un écosystème, et non comme des outils individuels », explique Joe Cotant.

Les utilisateurs proviennent de différents services, des équipes techniques (par exemple, d'ingénierie et produit) aux équipes métier (par exemple, financière, RH et juridique). Les employés sont particulièrement enthousiasmés par l'interface Atlassian Cloud et par l'extension de Jira Service Management (JSM). Comme l'explique Mike : « JSM est bien plus efficace dans la version Cloud que dans Data Center. Des personnes nous ont demandé des projets JSM dès que nous avons activé le nouveau portail. »

Par exemple, l'équipe RH de Roblox utilise principalement Zendesk pour le support. Cependant, l'équipe souhaitait collecter plus d'informations en amont lors du traitement des demandes de télétravail des employés. Elle a donc travaillé avec Joe et Mike pour créer des formulaires plus dynamiques dans Jira Service Management. Désormais, l'équipe RH peut recueillir toutes les informations nécessaires lors de l'admission, limitant ainsi le besoin d'échanges. L'outil dirige ensuite automatiquement la demande vers la personne compétente pour approbation. Selon Joe : « L'équipe RH est très satisfaite de la solution JSM que nous avons aidé à créer pour elle, et nous l'avons depuis étendue à d'autres cas d'usage. Nous pensons que notre utilisation de JSM ne fera que s'étendre au fil du temps, et il est prévu de migrer des équipes supplémentaires depuis Zendesk vers JSM. »

Outre JSM, les équipes métier adorent Jira, qui a éliminé le besoin d'utiliser d'autres outils tels que Google Forms, Wrike, Notion et des apps personnalisées. « Jira a évité ce qui était autrefois le premier choix, à savoir créer une app interne, pour faire ce que fait déjà Jira », explique Mike Rathwell. Et Joe Cotant d'ajouter : « Les deux équipes (chargées de la création marketing et des relations avec les développeurs) que nous avons déjà migrées depuis Wrike vers Jira économiseront 150 000 dollars par an. La migration de Notion en cours permettra de réaliser des centaines de milliers de dollars d'économies annuelles supplémentaires. »

Joe et Mike travaillent actuellement sur la migration de Notion vers JWM, en mettant en place des centres de services pour plus d'une dizaine d'autres équipes au sein de l'entreprise (y compris celles chargées des informations et statistiques sur les personnes et des applications d'entreprise) et en intégrant un agent virtuel pour gagner encore en efficacité. Selon Joe : « Ce qui me tient le plus à cœur, c'est d'étendre l'utilisation de notre écosystème Atlassian au sein de Roblox. »

« Même ceux que je n'arrivais pas à convaincre auparavant utilisent maintenant Roblox et ne veulent pas y renoncer ! »

Il est clair que Roblox a maîtrisé le « jeu » de la migration et qu'il permet, grâce à ses outils Atlassian Cloud, d'obtenir des résultats et d'engranger des fans.

Bien que l'équipe en charge de la migration ait pu constater l'amélioration du fonctionnement de Roblox, Mike affirme qu'il est tout aussi intéressant de voir les mentalités changer. « L'impact le plus important et gratifiant est l'évolution de la perception des outils. Ils constatent que cela leur facilite la vie. Ils peuvent consacrer plus de temps pour apporter de la valeur ajoutée, pas à travailler trop longtemps sur une même tâche. Ils peuvent trouver les bonnes informations au bon moment », explique-t-il. « Même ceux que je n'arrivais pas à convaincre auparavant utilisent maintenant Roblox et ne veulent pas y renoncer ! »

Joe ajoute : « au fil du temps, nous avons réussi à convaincre les clients en supprimant les obstacles manuels et en utilisant des extensions et des intégrations intéressantes... Nous avons pu constater en personne que les utilisateurs peuvent réduire la charge opérationnelle liée à certains processus, puis se concentrer sur des tâches qui auront réellement un impact sur les résultats, comme cela est le cas pour le déploiement de nouvelles fonctions sur notre propre plateforme. »

Le travail sur une plateforme intégrée a également permis d'optimiser de nombreux processus internes inefficaces et fastidieux de Roblox et de découvrir de nouvelles (et meilleures) méthodes de collaboration. « Avant, notre équipe considérait les produits Atlassian comme des outils indépendants les uns des autres, et non comme une gamme de produits. Mais nous pouvons désormais utiliser dans Confluence et Jira des outils tels que les macros Jira et les Liens intelligents, ce qui facilite considérablement la collaboration croisée », explique Joe Cotant. « Ces types d'intégrations ont vraiment joué un rôle crucial dans la collaboration, la productivité et l'accessibilité. »

En termes d'accessibilité, Joe a remarqué que les membres de l'équipe trouvaient ce qu'ils cherchaient plus rapidement et plus facilement, non seulement grâce à la fonction de recherche avancée d'Atlassian Cloud, mais aussi grâce au tri effectué lors du processus de migration. « Nous avons pu combler notre dette technologique et nettoyer une grande partie de notre documentation pendant la migration. Une fois la migration sur le cloud terminée, les utilisateurs étaient ravis de pouvoir bénéficier d'une expérience de recherche unifiée et omniprésente au sein de la plateforme Atlassian Cloud, qui permettrait d'effectuer des recherches sur tous les produits de l'écosystème. Tout cela a vraiment permis de réduire le nombre d'heures passées à rechercher du contenu et à s'occuper du support client. »

Depuis le début de sa carrière au sein de l'entreprise, Joe a découvert que Roblox est « bien plus » qu'une simple plateforme de jeu pour enfants. À présent, les équipes de l'entreprise se rendent compte que leurs outils Atlassian peuvent également les aider à accomplir bien plus.