カリフォルニア州 Department of Health Care Services は、Atlassian Cloud Enterprise によって最新化し、数百万ドルのコスト減を実現

政府機関はその意義ある使命を果たす上で、さまざまな障害や機会に遭遇

サイロ化や時代遅れのテクノロジーは、行政の先進的思考者や積極的な実践者にとっても妨げになっています。DHCS（California Department of Health Care Services）も同じ課題に直面していました。各部門はそれぞれの目標に向けて取り組んでいましたが、ツールやプロセスが異なるため、ほとんどの人が、バラバラな方向に進んでいるように感じていました。

DHCS モダナイゼーション・ファクトリー & エンジニアリング責任者の Ryan Mosley とアトラシアンのエンタープライズ・アドボケートである Elisa Aviles-Bodoin は、これらの課題を機会ととらえ、カリフォルニア州のために優れたソリューションを探し始めました。つまり、Atlassian Cloud のツールを利用した標準化によって、カリフォルニアのすべての人に質の高い医療への公平なアクセスを提供し、健康を向上させるという目的に向けた進歩を促進するものです。

最新化と標準化により、1 つのプロジェクトだけで 220 万ドルの節約を実現

DHCS は何年もの間、SharePoint の古いバージョンをはじめ、さまざまなツールとともに、Jira Software Cloud と Confluence Cloud の一部を使用してきました。アジャイル手法を採用し、アトラシアンのライセンスを追加してから、その使用量は有機的に増加し始めました。

アトラシアンのツールを採用する人が増えるにつれ、DHCS のモダナイゼーション・チームは、従業員の作業が迅速化し、さらにコラボレーションが進み、お互いや州全体の住民に対してより良いサービスを提供できる新たな方法が見つかったことに気付きました。従業員がアトラシアンをどう使用していたか、プラットフォーム上での標準化により組織全体でのポートフォリオ管理がどう改善したかを Ryan がリーダーに示すと、全員がその使用に賛同しました。

Ryan は次のように述べています。「モダナイゼーション・チーム内外のさまざまなセクションやプログラムに使用範囲が広がり始めています。モダナイゼーション・チームのコミュニケーションと提供により、ディレクターズ・オフィスに新たなレベルの透明性とリアルタイムの情報がもたらされ、「アトラシアンで標準化する」ことをより意識するようになりました」

この採用の一環として、Ryan のチームは DHCS Enterprise アーキテクトの Joe Chavez、Jira 管理者 Christine Corona、アトラシアンのエンタープライズ・アドボケート、Elisa Aviles-Bodoin と協力して、シンプルな変更管理戦略を策定しました。「変更管理には、そのためのリソースの余裕はないため、アーリー・アダプターを巻き込んでツールの普及を図りました。また、アトラシアン コミュニティ・ミーティングを開催し、人々が直面している課題についても話し合っています」と Ryan は説明します。

同じ最新のプラットフォームで作業する部門が増えていくにつれ、チームのコラボレーションが容易になり、作業がスピードアップし、大幅なコスト削減につながりました。Ryan は次のようにも述べています。「1 つのプロジェクトの立ち上げから実施まで 18 か月かかっていました。アトラシアンを採用し、ツールの有用な使い方を学んだ後のプロジェクトでは、6 か月に短縮されました。Jira とすべての開発ツールであらゆるものを追跡することによって、チームを編成し、製品を提供するためのコストを 280 万ドルから 60 万ドルに削減できました」

使用量が増えるにつれ、DHCS モダナイゼーション・チームはスケーラビリティ、一元的な管理とガバナンス、エンタープライズグレードのセキュリティ、専用サポートに向け、Atlassian Cloud 製品で標準化することを選択しました。Confluence と Jira Software Cloud Premium から始め、2021 年には Enterprise プランにアップグレードしました。ユーザーはすでに 4,000 に達し、DHCS は Atlassian Cloud Enterprise を利用している最大の行政機関の 1 つとなりました。

リソースを解放し、最も重要な仕事に集中

数千ものユーザーが利用できる、一元的なクラウドベースの信頼できる情報源とコラボレーション・プラットフォームにより、DHCS 各部門での重点分野で改善が見られました。ディレクターズ・オフィスのリーダーは、ポートフォリオ・レベルで進捗やプログラムを追跡することもできます。特に IT 部門では、セキュリティとプライバシー、メンテナンスと運用、ガバナンス、ポートフォリオ管理という主要なイニシアチブの進展に期待しています。

1. セキュリティとプライバシー

Jira Software を使うと、チームは機関のセキュリティ・レベルと、システムやデータに潜むあらゆるリスクをより包括的に把握できます。DHCS では Atlassian Cloud を利用するようになったため、サーバーのメンテナンスに悩む必要がなくなりました。テクニカル・プロダクト・マネージャー兼 DevOps エバンジェリスト、Jeff Garrett は次のように述べています。「これまでは、サーバーのインフラを維持する必要がありました。それは面倒なものでした。Atlassian Cloud Enterprise を利用していれば、もうその必要はありません。また、アアプリケーションの追加や削除も簡単になりました」

2. メンテナンスと運用

IT 部門は、（Xray Test Management アプリを使用した）追跡とテストに Jira Software を使用するだけでなく、クラウドでの一元管理と監視への移行を歓迎しています。

3. Enterprise ガバナンス

DHCS は、Atlassian Cloud Enterprise を使用して、ガバナンスを一元化し、改善してきました。Ryan は「これらのツールは、ガバナンスに関する会話を円滑に進めるのに役立ちます。私たちの業務内容を可視化し、私たちの成長と成熟を可能にしてくれます」と述べています。

アトラシアンのツールとの相互の統合、そして Slack のような IT の他の生産性ツールとの統合によって効率がさらに向上し、ナレッジ管理が改善され、拡張が容易になりました。

Joe は次のように説明します。「私たちは、ものごとを Jira の課題だけに留めないようにします。バグを修正したら、その情報を Confluence に抽出して他の人に公開します。Confluence と Jira の変更を Slack にも公開しているため、誰かとチャットしている最中でもチケットを簡単に検索できます。また、1 人から 5 人のチームが Confluence スペースを使って各自の作業を書き留めて、新しいチーム メンバーと共有するような小さなプロジェクトから拡張できたプロジェクトも多数あります」Ryan は次のように付け加えています。「つまり、全員が次のミーティングまで待つのではなく、必要なときに必要なものを見つられるので、ミーティングを確実に減らすことができたのです」

ミーティングや管理に割く時間が減れば、IT 部門は最も得意とする作業、つまり機関がカリフォルニア市民により良いサービスを提供するためのテクノロジーを実現することに集中できます。

Bridging IT and business for successful portfolio management

Beyond IT, business and program teams are enjoying Atlassian tools just as much – proof that Modernization’s early adopter strategy is working. “The business teams, like Communications, are really happy with the fact that we could stand up a work management template project so quickly, and they can be on their way,” Christine explains. Ryan adds, “Jira helps us have repeatable processes. The Contracts Team uses Jira to track procurements, so now I can see when a procurement is going to be finalized and when resources are going to hit the ground.”

These improvements in visibility have been invaluable when it comes to portfolio management. “The big win with Atlassian is communicating business needs and engineering execution, and bridging the two,” Ryan says. “It helps us narrow our focus into what’s most important to the business. From the portfolio view, we can see the timeline to deliver a technical initiative, then drill all the way down to the dev teams that are delivering on those goals, as well as see from the bottom up. From the portfolio management standpoint, it's really helped that communication from the program to the technical level.”

From elevating security and speed, to making information easier to find, use, and share, DHCS is seeing vast improvements for teams of all types and all tiers.

Improving the health of the agency and the citizens it serves

Optimizing DHCS’s platforms and processes with Atlassian Cloud Enterprise has not only helped improve visibility, collaboration, and delivery at the individual and team levels, but also increased speed and savings for the agency.

Now that Jira Software and Confluence Cloud are DHCS’ single source of truth, the agency is planning to expand their Atlassian platform to include Opsgenie for alerting and on-call management, Statuspage for incident management, and Jira Align to link strategy to execution so they can enhance service delivery to the state’s residents: the heart of their work.

“Bringing the business and technology together to deliver on our initiatives is the core of success,” Ryan says. “Adding to our Atlassian tool set will contribute to our evolution here at DHCS and make sure we’re all moving in the same direction and focused on the most important initiatives. It’s only going to help our organization become more efficient at delivering those services to Californians.”