Le département des services de soins de santé de la Californie s'est modernisé et a économisé des millions grâce à Atlassian Cloud Enterprise

Une agence établie fait face à des obstacles — et à des opportunités — dans le cadre de sa mission significative

Les silos et les technologies désuètes entravent même les penseurs gouvernementaux les plus avancés et les personnes les plus ambitieuses. Un défi que le département des services de soins de santé de la Californie (DHCS) a éprouvé de première main. Chaque division poursuivait ses objectifs, mais avec des outils et des processus disparates, beaucoup avaient l'impression de suivre des directions différentes.

Constatant l'opportunité de relever ces défis, Ryan Mosley, Chef de la modernisation des usines et de l'ingénierie du DHCS, et Elisa Aviles-Bodoin, Atlassian Enterprise Advocate, ont commencé à explorer une solution idéale pour le Golden State : la standardisation avec les outils d'Atlassian Cloud pour accélérer l'avancement vers leur objectif de fournir un accès équitable à des soins de santé de qualité menant à une Californie en bonne santé pour tous.

La modernisation et la standardisation permettent d'économiser 2,2 millions de dollars sur un seul projet

Le DHCS utilisait Jira Software Cloud et Confluence Cloud à la légère depuis des années, ainsi que de nombreux autres outils, dont une version obsolète de SharePoint. Lorsque l'agence a commencé à adopter des méthodologies Agile et a ajouté de nouvelles licences Atlassian, l'utilisation a commencé à croître de façon organique.

Au fur et à mesure que de plus en plus de personnes adoptaient les outils Atlassian, l'équipe de modernisation du DHCS a constaté que les employés travaillaient plus rapidement, collaboraient davantage et découvraient de nouvelles méthodes pour mieux répondre aux besoins de leurs collègues et des habitants de l'État. Quand Ryan a montré aux dirigeants comment les employés utilisaient Atlassian et comment l'équipe pouvait améliorer la gestion des portefeuilles pour l'ensemble de l'organisation en normalisant la plateforme, ils étaient tous d'accord.

« L'utilisation a commencé à s'étendre à de nombreuses sections et programmes au sein et en dehors de l'équipe de modernisation », explique Ryan. « Une fois que la communication et la diffusion de l'équipe de modernisation ont apporté de nouveaux niveaux de transparence et des informations en temps réel au bureau du directeur, c'est devenu une décision plus consciente [de standardiser sur Atlassian]. »

Pour favoriser l'adoption, l'équipe de Ryan a collaboré avec Joe Chavez, architecte d'entreprise du DHCS, Christine Corona, administratrice Jira, et Elisa Aviles-Bodoin, Atlassian Enterprise Advocate, sur une stratégie simple de gestion des changements. « Nous ne disposons pas de ressources permanentes pour soutenir la gestion des changements. Nous avons donc fait appel à des utilisateurs précoces et nous les avons laissés faire connaître les outils. Nous organisons également des réunions de la communauté Atlassian au cours desquelles nous discutons des défis auxquels les utilisateurs sont confrontés », explique Ryan.

Au fur et à mesure que de plus en plus de divisions ont commencé à travailler sur la même plateforme moderne, les équipes ont découvert qu'il était plus facile de collaborer et de travailler plus rapidement, ce qui a permis de réaliser d'importantes économies. « Il a fallu 18 mois pour mettre en place un projet. Après avoir adopté Atlassian et appris à utiliser les outils de manière plus efficace, le suivant a pris six mois. En suivant tout dans Jira et dans tous nos outils de développement, nous avons réduit les coûts liés à la mise en place de l'équipe et à la livraison du produit de 2,8 millions de dollars à 600 000 dollars », explique Ryan.

Face à l'augmentation de l'utilisation, l'équipe de modernisation du DHCS a choisi de passer aux produits Atlassian Cloud pour des raisons d'évolutivité, d'administration et de gouvernance centralisées, de sécurité au niveau entreprise et d'assistance dédiée. Après avoir commencé avec Confluence et Jira Software Cloud Premium, le DHCS est passé à une offre Enterprise en 2021. Le nombre d'utilisateurs est déjà passé à 4 000, ce qui fait du DHCS l'une des plus grandes agences gouvernementales d'Atlassian Cloud Enterprise.

Libérer des ressources pour se concentrer sur le travail qui compte le plus

Avec une source de référence centralisée basée sur le cloud et une plateforme de collaboration pour des milliers d'utilisateurs, les divisions du DHCS ont constaté des améliorations dans leurs domaines d'intervention. Les responsables du bureau du directeur peuvent également suivre l'avancement et les programmes au niveau du portefeuille. Le service informatique est particulièrement enthousiasmé par les avancées réalisées dans ses principales initiatives : sécurité et confidentialité, maintenance et exploitation, gouvernance et gestion de portefeuille.

1. Sécurité et confidentialité

Grâce à Jira Software, les équipes ont une vision plus complète des niveaux de sécurité de l'agence et des risques liés aux systèmes et aux données. Maintenant que le DHCS est sur l'Atlassian Cloud, ils n'ont plus à se soucier de la maintenance des serveurs. « J'ai dû gérer mon infrastructure Server par le passé. Ce n'est pas agréable », explique Jeff Garrett, Technical Product Manager et évangéliste DevOps. « Le fait d'utiliser Atlassian Cloud Enterprise signifie que nous n'avons plus à le faire. De plus, nous pouvons ajouter et supprimer des applications rapidement. »

2. Maintenance et exploitation

Le service informatique a apprécié le passage à une gestion et une surveillance centralisées dans le cloud, ainsi que l'utilisation de Jira Software pour le suivi et les tests (à l'aide de l'application Xray Test Management).

3. Gouvernance d'entreprise

Le DHCS a centralisé et amélioré la gouvernance grâce à Atlassian Cloud Enterprise. « Ces outils nous aident à faciliter le débat sur la gouvernance. Ils renforcent la visibilité de ce que nous faisons et nous permettent de grandir et de mûrir », explique Ryan.

L'intégration des outils Atlassian entre eux et d'autres outils de productivité informatiques, tels que Slack, a permis de gagner en efficacité, d'améliorer la gestion des connaissances et de faciliter la mise à l'échelle.

« Nous essayons de ne pas enterrer les choses à l'intérieur des problèmes Jira. Si nous corrigeons un bug, nous extrayons ces informations dans Confluence et les diffusons aux autres utilisateurs. Nous publions également les changements apportés par Confluence et Jira sur Slack, ce qui facilite encore la recherche de tickets lorsque je discute avec quelqu'un », explique Joe. « Ils ont également pu développer un certain nombre de petits projets, par exemple le fait qu'une équipe d'une à cinq personnes utilise un espace Confluence pour noter ce qu'ils font et le partager avec les nouveaux membres de l'équipe. » Ryan ajoute : « Dans l'ensemble, les gens peuvent trouver ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, au lieu d'attendre le prochain rendez-vous. Cela nous a certainement aidés à éliminer les réunions. »

Le fait de passer moins de temps aux réunions et à la gestion permet au service informatique de se concentrer sur ce qu'il fait de mieux : mettre en place des technologies qui aident l'agence à mieux servir les citoyens de Californie.

Faire le lien entre les équipes informatiques et métier pour une gestion de portefeuille efficace

Au-delà des équipes informatiques, les équipes métier et de programmation apprécient tout autant les outils Atlassian, ce qui prouve que la stratégie d'adoption précoce de la modernisation fonctionne. « Les équipes métier, comme celle chargée de la communication, sont très satisfaites que nous ayons mis en place un projet de modèle de gestion du travail si rapidement, et sont contentes d'aller de l'avant », explique Christine. Et Ryan d'ajouter : « Jira nous aide à établir des processus reproductibles. L'équipe chargée des contrats utilise Jira pour suivre les achats. Maintenant, je peux donc voir quand un achat va être finalisé et quand les ressources seront disponibles. »

Ces améliorations de la visibilité ont été inestimables en matière de gestion de portefeuille. « La grande réussite d'Atlassian est de communiquer les besoins métier et l'exécution de l'ingénierie, et de faire le lien entre les deux », explique Ryan. « Cela nous aide à nous concentrer sur ce qui est le plus important pour l'entreprise. Du point de vue du portefeuille, nous pouvons voir le calendrier de mise en œuvre d'une initiative technique, puis déterminer les équipes de développement qui atteignent ces objectifs, et observer ce qui se passe à tous les niveaux. Du point de vue de la gestion de portefeuille, cela a vraiment facilité la communication du programme au niveau technique. »

Qu'il s'agisse de renforcer la sécurité et la rapidité ou de faciliter la recherche, l'utilisation et le partage des informations, DHCS constate de grandes améliorations pour les équipes de tous types et de tous niveaux.

Améliorer la santé de l'agence et des citoyens pris en charge

L'optimisation des plateformes et des processus du DHCS avec Atlassian Cloud Enterprise a non seulement permis d'améliorer la visibilité, la collaboration et la prestation au niveau individuel et en équipe, mais aussi d'accroître la rapidité et les économies pour l'agence.

Maintenant que Jira Software et Confluence Cloud constituent la source de référence unique du DHCS, l'agence prévoit d'étendre sa plateforme Atlassian pour inclure Opsgenie pour gérer les alertes et les astreintes, Statuspage pour gérer les incidents et Jira Align pour relier la stratégie à l'exécution afin d'améliorer la prestation des services aux habitants de l'État : le cœur de son travail.

« La clé du succès est de réunir l'entreprise et la technologie pour mener à bien nos initiatives », déclare Ryan. « L'ajout à notre ensemble d'outils Atlassian contribuera à notre évolution au sein du DHCS et nous permettra d'avancer tous dans la même direction et de nous concentrer sur les initiatives les plus importantes. Cela aidera notre organisation à fournir ces services plus efficacement aux Californiens. »