プロジェクト管理完全ガイド
より多くのプロジェクトを (より少ないストレスで) ゴール ラインを通過させる
プロジェクト管理とは何でしょうか? プロジェクト管理とは、プロジェクトで目標を超える成果を提供できるように、プロセス、ツール、チーム メンバー、スキルを調整することです。
あなたとそのチームは、大規模なプロジェクトを成功させる準備を整えます。長い連鎖のドミノ倒しに似ています。成功すれば爽快ですが、たった 1 つのピースがわずかにずれていただけで失敗して、結果落胆する光景には見覚えがあるでしょう。
このようなタイプのプロジェクトは、非常に難しいと同時にエキサイティングでもあり、できるだけ早く着手したいという衝動に駆られるかもしれません。何もかも奇跡的にうまくいくように、幸運を祈りますか? ランプをこすったら願いをかなえてくれる、ランプの魔人ジーニーが出てくることを期待しますか?
もし効き目があったらどのようにしたかぜひ教えてください。しかし現実的には、怪物のようなプロジェクトが成功する秘訣は効果的なプロジェクト管理です。
プロジェクト管理を成功させるための 7 つのヒント
ここまでに説明したすべてのステップに従っておけば、後は自動的に効果的なプロジェクト管理が実現する。そんなわけではありません。プロジェクトをできるだけ円滑に実行するために役立つ、いくつかのおすすめベスト プラクティスがあります。
プロジェクト キックオフ ミーティングの開催
プロジェクト キックオフ ミーティングでは、目標を確立してタイムラインを分解し、プロジェクトの全体像に関して全員の認識を合わせます。チーム ミーティング議題テンプレートが役立ちます。
チームが実作業に着手することにどれだけ意気込んでいても、この会合を割愛しないでください。これにより混乱を予防して、共有された目標に向けてチームを団結させます。
タスクとリソースの依存関係の考慮
先ほど、プロジェクトを不安定なドミノに例えて説明しました。このことは、特に、大規模な部門横断型のプロジェクトに当てはまります。ジョエルがコンテンツの草案を作成するまで、デイジーはグラフィックの作成を開始できないかもしれません (タスクの依存関係)。または、デレクが共有ライセンスを使用している間、チュアがソフトウェアを使用できないかもしれません (リソースの依存関係)。
プロジェクト・タスクが前提条件なしに発生することはないため、ガント・チャート・テンプレートを利用して、これらの依存関係を考慮することが重要です。
すべてのタスクとリソースにはつながりがあるため、それらが互いにどのような関係にあるかを理解する必要があります。それなしには、並べたドミノが倒れる様子を恐怖の中で見守ることになります。
クリティカル パスの特定
クリティカル パスを特定することは、スケジュールに対する遅延を防止するための優れた方法です。聞きなれないと感じる方もあるかもしれませんが、要するにクリティカル パスとは、依存関係のあるプロジェクト アクティビティの連鎖のうち最も長いものです。そのパスで障害や遅延が発生すると、プロジェクト全体が遅延するリスクがあることが分かります。
クリティカル パスを見つけることで、スケジュールのどの部分に余裕があってどの部分はタイムラインにできるだけ沿って進行する必要があるかを把握できます。
現実的なタイムラインの設定
一般的に、タスクを完了するのにかかる時間を過小評価してしまい、プロジェクトのタイムラインをゆがめる可能性があります。
以前のプロジェクトのタイムラインを参照して確かめるように心がけてください。タイム トラッキング ソフトウェアがある場合はそれを活用して、一般的なタスクにかかる時間を確認してチームにスケジュールをチェックするように依頼します。
プロジェクト管理ソフトウェアの使用
チーム メンバーが必要なものを見つけるために果てしないメール スレッドやフォルダを探索する必要があるという状況は、プロジェクトの進行の妨げとなります。
プロジェクト管理ソフトウェア (Jira など) を使用してドキュメントを保存し、ナレッジ マネジメント ソフトウェア (Confluence など) でプロジェクトを整理することが役立つのはこのためです。すべてのプロジェクト ステップとタスクの可視性を高めてコミュニケーションを一箇所にまとめ、プロジェクト チームに信頼できる唯一の情報源を提供します。
明確な役割と責任の確立
チームから最良のアウトプットを得るには、自分が関与している理由をメンバーが正確に知る必要があります。メンバーはどのような役割を担い、どのような貢献を期待されていますか?
これにより、プロジェクト チーム メンバーに目的意識と説明責任が浸透するだけでなく、担当領域の重複を防いで全員の強みを活かせます。RACI フレームワークは、役割と責任を割り当てるための人気のある方法です。RACI という頭字語は、Responsible (実行責任)、Accountable (説明責任)、Consulted (相談先)、Informed (情報提供先) の略です。Confluence ではこのフレームワークをわずかに調整して DACI と呼びます。「D」は「Driver (推進者)」の略です。
コラボレーティブなプロセス
プロジェクトの管理には、多くのストレスが伴うことがあります。ただ、すべてを 1 人で行う必要はありません。タイムラインが現実的であるかどうか、考慮されていない依存関係があるかどうかなど、プロジェクト計画についての多くの優れたインサイトをチームが持っていることがあります。チーム ブレーンストーミングは、アイデアを共有し、議論するのに最適な方法です。効果的なブレーンストーミング セッションを行うためのヒントをいくつかご紹介します。
ハイブリッド チームやリモート チームの一員であっても、プロジェクトを単独で計画したいという誘惑を抑えましょう。チームを巻き込むことでより合理的な計画を策定し、プロジェクトに対するメンバーの当事者意識を高められます。アトラシアンのブレーンストーミング テンプレートが役立ちます。
プロジェクト チームの主要メンバー
すべてのプロジェクトは、役割と責任を特定することから始める必要があります。自分の役割を前もって知ることで、全員が成功に向けて準備を整え、プロジェクトの締め切りに間に合うように順調に進むことができます。プロジェクトの役割には次のようなものがあります。
- プロジェクト マネージャー: プロジェクト全体を監督して、プロジェクトの成功の責任を担います。
- プロジェクト スポンサー: プロジェクトを統括して、プロジェクト マネージャーと緊密に協力するシニア マネージャー。
- チーム メンバー: プロジェクトのタスクに実際に取り組みます。
- サプライヤー: プロジェクトに物品またはサービスを提供します。
- 関係者: プロジェクトに関心のある人。次のように分けられます。
- 主要な関係者: 実際に作業を行って、プロジェクトに積極的に関与する人。
- 二次的な関係者: ミーティングに出席して小さい役割を果たす可能性があるものの、プロジェクトの主要な意思決定者ではない人。
- 関心のある関係者: プロジェクトに関与しているが、積極的な役割を果たさないか大きい影響力を持たない人。
- クライアント: 最終的なプロジェクトを受け入れる人 (社内ではなく、クライアント向けプロジェクトの場合)。
プロジェクト管理ソフトウェアの評価時に確認すべきこと
適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するのは難しい場合があります。チームがプロジェクト管理ツールを最大限に活用するには、次の機能を提供するソリューションを探すことをお勧めします。
- 共有カレンダーを作成し、プロジェクトのマイルストーンと期限を追跡する
- ファイルやドキュメントを共有し、簡単にアクセスしてコラボレーションできる
- タスク リストを作成し、チーム メンバーにタスクを割り当てる
- プロジェクトの進捗を追跡し、レポートを生成する
- チーム メンバーと関係者間のコミュニケーションを促進し、合理化する
- プロジェクトの期間と予算を見積もる
- チーム メンバーがタスクにコメントしたり、フィードバックを提供したりできる
- 自動化されたリマインダーと通知を生成する
- プロジェクト テンプレートを設定して、プロジェクトの作成を合理化する
- リソースと作業負荷を管理する
- 課題とリスクを追跡する
- 変更リクエストを管理する
- 詳細なレポートを作成する
- プロジェクトのパフォーマンスを監視する
プロジェクト管理に Confluence を使用する理由
Confluence は、協調的ナレッジ ハブとして他とは一線を画し、何千ものテンプレート、プレイ、統合によって、プロジェクト管理を強化し、最大限の柔軟性と拡張性を実現できます。
ツールを統合して作業を一元化する
Confluence では、知識、タスク、プロジェクト管理をチーム コラボレーションと組み合わせることができます。Trello ボードを、Sprout Social などのカンバン形式のプロジェクト管理に埋め込みます。または、Confluence と Jira を統合して、Castlight Health のようにアジャイル型のプロジェクト管理アプローチを実現できます。Jira を使用するとプロジェクトの計画、追跡、管理が簡単になり、Confluence を使用すると透明性が向上してプロジェクト関連の会話やリソースを一箇所にまとめられます。
チームや会社の成長に合わせて拡張する
Confluence は、技術チームやビジネス チームだけでなく、中小企業、リモート チーム、エンタープライズ規模の企業のプロジェクト管理を可能にするように設計されています。インスタンスを無制限に拡張して組織の自律性を提供したり、セキュリティ上の理由からデータを分離したり、環境をカスタマイズしたりします。Confluence は、SLA の稼働時間の保証、米国、EU、オーストラリア、ドイツでのデータ レジデンシー、GDPR、SOC 2 などによる認定など、企業をサポートするために必要なセキュリティ、コンプライアンス、パフォーマンス、信頼性も備えています。
作業と知識を安全に保護する
チームメイトが会社を辞めるとどうなりますか? 彼らのしていた作業もなくなりますか? Confluence は、チームメイトが会社を辞めたとしても、プロジェクト作業が失われるのを防ぎます。権限を作成したり、コントロールを設定したり、管理者ロールを割り当てたりできます。
パフォーマンスを分析して最適化する
測定できないものは管理できませんよね? Jira と組み合わせると、進捗を追跡し、アクティビティを監視し、レポートを生成して、プロジェクトのプロセスとワークフローを最適化できます。
プロジェクト管理は、チームの生産性を高める原動力です。しかし、すべてのプロジェクト管理ソリューションが同じように作られているわけではありません。85,000 社を超える企業が Confluence を使用している理由をご覧ください。
プロジェクト管理テンプレート
ペルソナテンプレート
ペルソナ・テンプレートでは、マーケティングや製品開発のために、ペルソナ名、目標、課題、情報源を含めた、ターゲット顧客の詳細なプロファイルを作成できます。
カスタマー ジャーニー マッピング テンプレート
このテンプレートを使用して、お客様の感情や問題点など、製品に関するカスタマー・エクスペリエンスを把握します。
破壊的ブレーンストーミング テンプレート
この Confluence テンプレートは、チームが斬新なアイデアを生み出すのに役立ちます。
DACI テンプレート
DACI テンプレートを使用すれば、意思決定プロセスにおける各自の役割を明確にし、迅速かつ適切に判断することができます。
プロジェクトポスターのテンプレート
プロジェクト概要とプロジェクト計画書が適切でないと思われる場合は、プロジェクト・ポスターにこのテンプレートを試してください。
プロジェクト管理の主なメリット
1. コラボレーションを改善する
目標達成のために他の人との連携が必要なことは分かりますが、ほとんどの人にとって効果的なコラボレーションは簡単ではありません。コミュニケーションの方法や組織へアプローチする方法はさまざまなため、コラボレーションが困難になる要因は他にも多数あります。
プロジェクト管理ソフトウェアは、同僚が取り組んでいるものは何か、何の締め切りが設定されているか、個々のタスクがプロジェクト全体のプロセスにどう適合しているかなどの可視性を高めます。このすべてが、プロジェクト管理ソフトウェアの最大のメリットとなって、プロジェクトでのコラボレーションを向上させて容易にするのです。
2. コミュニケーションの一元化
整理されていないメール スレッド、ダイレクト インスタント メッセージ送信、コメントなどがあちこちに散らかっている状態で、コミュニケーションが難しくなっています。
これはプロジェクトにとっては良いものではなく、時間の浪費につながります。チーム メンバーが情報をチェックしなければならない場所が多すぎると、連絡が錯綜して締め切りが破られ、タスクが忘れられてさまざまな混乱が生じます。
タイムラインやステータスの更新から、フィードバックや質問まで。プロジェクト管理ソフトウェアなら、すべてのコミュニケーションを 1 か所にまとめて誰でも簡単にアクセスできます。これによってサイロが解消されるため、全員が知識を共有するだけでなく、その共有方法や共有場所を効率的に管理できます。
3. タスク管理を合理化する
プロジェクトを成功させるには、チーム メンバーがそれぞれ担当しているタスクやそれを完了する期限を把握している必要があります。
不明瞭な責任範囲やマネージャからの指示がその大半を占めており、多すぎるアプリやツールの使用もわずかではあるもののその原因となっています。
あるツールでチーム メンバーにタスクが割り当てられても普段使用しているプラットフォームが別のものであれば、重要な通知が見落とされるでしょう。1 つのソフトウェアでプロジェクトを管理すれば、そのような穴を塞いで、取り組んでいる最大のプロジェクトを詳細なステップやアクション アイテムに細分化できます。
そこから、タスクを適切なチーム メンバーに締め切りと併せて割り当てられるため、タスクが 1 か所に集約されて新しいタスク割り当てがメンバーに通知されるようになります。
4. 信頼できる唯一の情報源を作成する
プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト関連の情報のリポジトリになるものです。ドキュメント、アセット、アップデート、タイムライン、会議メモ、あらゆるものがソフトウェアに保存される必要があります (進捗を把握できる会議メモの簡単なテンプレートをご覧ください)。これによって、情報はアクセスしやすく整理され、検索可能になるため、チーム メンバーが膨大な時間を無駄にせずに必要とする正しい情報を見つけられるようになります。
5. 効率を向上する
上記のすべてのメリットをまとめて、最高のメリットを最大限に活用しましょう。そうすることによって、チームは業務を円滑かつ非常に迅速に進められます。
プロジェクト管理ソフトウェアの導入によって、チームのコミュケーションが円滑になります。何が期待されているのかを、次に何を始めればよいかを理解して、必要な情報も簡単に見つけられます。
十分に手入れされた機械のような優れた連携によって、無駄な時間が大幅に削減されます。Jira のプロジェクト管理テンプレートなら、チームが新しいプロジェクトを作成するたびに一から始めるのではなく、試行錯誤を重ねたワークフローで迅速に始めることができます。
今、チームには必要なリソースが揃っていて質の高い成果を速いペースで出していけるため、業務がずれ込むことはなくなりました。
6. 進捗を追跡する
プロジェクトは実行できればよいというものではありません。予算内に収めてタイムラインに従い、本来の目標を達成するプロジェクトを実行する必要があります。
プロジェクト内の作業だけに注目していると、このような重要な要素を簡単に見失います。そして、これはよく起こるものです。このような制限や想定に注意していないと、プロジェクトを再び軌道に乗せるためにチーム メンバーの再作業が必要になり、スケジュールの遅れや予算超過、無駄な労力が生じることがあります。
プロジェクト管理ソフトウェアなら作業が整理されるため、経費や締め切りなどの追跡が簡単になります。また、レポートを生成して進行に応じて進捗状況を監視して、後から手遅れになったことに気付くような事態を避けられます。
Jira をプロジェクト管理に使用する理由
Jira は、チームが専用の Jira 用プロジェクト管理アプリでサポートされる最高品質の製品を計画、追跡、提供するのに役立ちます。
レポートの一元化
Jira では、すべてのプロジェクト・データをまとめ、タスクの完了を簡単に追跡し、ボトルネックを特定し、信頼できる意思決定を行えます。
リアルタイムのアップデート
Jira の即時更新によって常に全員が情報を共有し、迅速な対応と一貫したプロジェクトの調整を実現します。
コード不要の自動化
Jira ではコード不要のシンプルな自動化によって手間を省き、繰り返しタスクにかかる時間を短縮して、チームが重要なことに集中できるようにします。
信頼できるプロジェクト管理
Jira であらゆる規模のチームを成功へと導き、確実に目標を達成します。
