Umfassender Leitfaden für Projektmanagement
Schließe mehr Projekte erfolgreich (und mit weniger Stress) ab
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Was ist Projektmanagement? Unter Projektmanagement versteht man die Koordination von Prozessen, Tools, Teammitgliedern und Fähigkeiten, um Projekte abzuwickeln, die deine Ziele übertreffen.
Du und dein Team bereiten sich darauf vor, ein Großprojekt zu meistern. Das Ganze ist vergleichbar mit einer Domino-Kettenreaktion: Es ist fantastisch, wenn alles funktioniert und alle Steine der Reihe nach umfallen, und enttäuschend, wenn ein einzelner Stein an die falsche Stelle gesetzt wurde und den Lauf unterbricht.
Diese Art von Projekten kann beängstigend und aufregend zugleich sein und vielleicht bist du versucht, möglichst bald damit loszulegen. Drückst du die Daumen und hoffst, dass schon alles gut gehen wird? Oder hoffst du, dass dir übernatürliche Kräfte unter die Arme greifen?
Das wäre schon toll (sag Bescheid, ob es funktioniert hat!). Tatsächlich liegt das Erfolgsgeheimnis bei großen und anspruchsvollen Projekten aber in einem effektiven Projektmanagement.
7 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement
Selbst wenn du alle oben genannten Schritte befolgst, ist effektives Projektmanagement kein unumstößliches Szenario. Es gibt ein paar andere Best Practices, die du implementieren könntest, damit dein Projekt so reibungslos wie möglich abläuft.
Veranstalte ein Meeting zum Projektstart
In deinem Meeting zum Projektstart legst du deine Ziele und individuellen Zeitpläne fest und bringst alle Beteiligten auf den aktuellen Stand. Unsere Tagesordnungsvorlage für Teambesprechungen kann helfen!
Auch wenn dein Team noch so aufgeregt ist und gleich starten möchte, solltest du dieses Meeting nicht überspringen. Denn damit kannst du proaktiv alle Unklarheiten aus dem Weg räumen und dein Team auf Kurs bringen.
Berücksichtige Aufgaben- und Ressourcenabhängigkeiten
Weißt du noch, als wir bei bestimmten Projekten über den Dominoeffekt gesprochen haben? Dieser gilt insbesondere für große, funktionsübergreifende Projekte. Doris kann vielleicht erst mit der Erstellung von Grafiken beginnen, wenn Joachim den Inhalt entworfen hat (das ist eine Aufgabenabhängigkeit). Oder vielleicht kann Charlotte keine Software verwenden, während David die gemeinsame Lizenz nutzt (das ist eine Ressourcenabhängigkeit).
Deine Projektaufgaben finden nicht isoliert statt, daher ist es wichtig, dass du die Abhängigkeiten mit einer Gantt-Diagrammvorlage einplanst.
Wenn alle Aufgaben und Ressourcen miteinander verbunden sind, musst du verstehen, wie sie zusammenwirken. Andernfalls könnte es passieren, dass du hilflos dabei zusehen musst, wie alle deine Dominosteine umfallen.
Identifiziere deinen kritischen Pfad
Die Identifizierung deines kritischen Pfads ist eine großartige Möglichkeit, um Zeitplanüberschreitungen zu verhindern. Kritischer Pfad klingt etwas abenteuerlich, damit ist aber eigentlich nur die längste Reihe an Projektaktivitäten gemeint, die voneinander abhängig sind. Wenn dabei Schwierigkeiten oder Verzögerungen auftreten, weißt du, dass der Terminplan für dein komplettes Projekt ins Wanken gerät.
Wenn du deinen kritischen Pfad kennst, weißt du auch, wo du noch Spielraum im Zeitplan hast und an welcher Stelle du diesen möglichst genau einhalten musst.
Lege realistische Zeitpläne fest
Häufig unterschätzen wir den Zeitaufwand für die Erledigung von Aufgaben. Und das kann gravierende Auswirkungen auf deinen Projektzeitplan haben.
Überprüfe dich selbst und komme immer wieder auf Zeitpläne für frühere Projekte zurück. Sieh in deiner Zeiterfassungssoftware nach (sofern du eine hast), wie lange typische Aufgaben dauern, und bitte dein Team darum, ihre Zeitpläne zu überprüfen.
Verwende Projektmanagementsoftware
Wenn deine Teammitglieder endlose E-Mail-Threads oder Ordner durchforsten müssen, um alles Nötige zu finden, wird dein Projekt mit Sicherheit hinterherhinken.
Deshalb ist es nützlich, wenn du Projektmanagementsoftware (wie Jira) verwendest, um dein Projekt zu organisieren, und eine Wissensmanagementsoftware (wie Confluence), um deine Dokumentation zu speichern. Das erhöht die Sichtbarkeit aller Projektschritte und -aufgaben, zentralisiert die Kommunikation und stellt für dein Projektteam eine zentrale Informationsquelle bereit.
Lege klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest
Damit dein Team optimale Ergebnisse erzielen kann, müssen alle Mitarbeiter genau wissen, warum sie beteiligt sind, was ihre Rolle ist und welchen Beitrag sie leisten sollen.
Das vermittelt den Mitgliedern deines Projektteams nicht nur ein Gefühl der Sinnhaftigkeit und Verantwortung, sondern verhindert auch, dass ihr euch gegenseitig im Weg steht. Dieser Ansatz erlaubt dir, auf eure Stärken zu setzen. Ein RACI-Framework ist eine beliebte Methode, um Rollen und Zuständigkeiten zuzuweisen. Das Akronym RACI steht für "Responsible" (zuständig), "Accountable" (verantwortlich), "Consulted" (konsultiert) und "Informed" (informiert). In Confluence wird dieses Framework etwas optimiert und DACI genannt. Das "D" steht dabei für "Driver" (Antrieb) steht.
Setze auf Teamarbeit
Das Projektmanagement kann stressig sein, aber du musst nicht alles alleine erledigen. Dein Team wird einen guten Überblick über deinen Projektplan haben und beurteilen können, ob dein Zeitplan realistisch ist oder ob du Abhängigkeiten vergessen hast. Team-Brainstorming ist eine großartige Möglichkeit, Ideen auszutauschen und auszuarbeiten. Hier sind einige Tipps für die Durchführung einer effektiven Brainstorming-Sitzung.
Selbst wenn du Teil eines Hybrid- oder Remote-Teams bist, lass sich bei der Projektplanung nicht zu Alleingängen hinreißen. Beteilige dein Team, um mit ihm einen vernünftigeren Plan auszuarbeiten und sein Verantwortungsgefühl für das Projekt zu steigern. Unsere Brainstorming-Vorlage kann helfen!
Wichtige Mitglieder eines Projektteams
Jedes Projekt beginnt damit, Rollen und Zuständigkeiten zu identifizieren. Sind die Rollen von Anfang an bekannt, können Projektfristen erfolgreich eingehalten werden. Zu den potenziellen Projektrollen gehören:
- Projektmanager: Die Person, die das gesamte Projekt überwacht und für den Erfolg des Projekts verantwortlich ist.
- Projektträger: Ein Senior Manager, der sich für das Projekt einsetzt und eng mit dem Projektmanager zusammenarbeitet.
- Teammitglied: Personen, die aktiv an den Projektaufgaben arbeiten.
- Anbieter: Personen, die Waren oder Services für ein Projekt bereitstellen.
- Stakeholder: Personen, die ein Interesse an dem Projekt haben. Diese können wie folgt unterteilt werden:
- Primäre Stakeholder: Personen, die tatsächlich mitarbeiten und aktiv am Projekt beteiligt sind.
- Sekundäre Stakeholder: Personen, die eventuell an Meetings teilnehmen und eine kleine Rolle spielen, aber nicht an Projektentscheidungen beteiligt sind.
- Interessierte Stakeholder: Personen, die laufend über das Projekt informiert werden, aber weder eine aktive Rolle spielen noch viel Einfluss haben.
- Kunde: Person, die das endgültige Projekt erhält, sofern es sich um ein kundenorientiertes und nicht um ein internes Projekt handelt.
Worauf du bei der Bewertung von Projektmanagementsoftware achten solltest
Die Wahl der richtigen Projektmanagementsoftware kann schwierig sein. Damit dein Team das Beste aus seinem Projektmanagement-Tool herausholt, sollte die Lösung Folgendes ermöglichen:
- Geteilte Kalender zum Verfolgen von Projektmeilensteinen und Fristen erstellen
- Dateien und Dokumente für einfachen Zugriff und Zusammenarbeit teilen
- Aufgabenlisten erstellen und Teammitgliedern Aufgaben zuweisen
- Projektfortschritt verfolgen und Berichte erstellen
- Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern ermöglichen und optimieren
- Projektdauer und Budget schätzen
- Teammitgliedern ermöglichen, Aufgaben zu kommentieren und Feedback zu geben
- Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen generieren
- Projektvorlagen zum Optimieren der Projekterstellung einrichten
- Ressourcen und Workloads verwalten
- Vorgänge und Risiken verfolgen
- Änderungsanträge verwalten
- Detaillierte Berichte erstellen
- Projektperformance überwachen
Vorteile von Confluence für das Projektmanagement
Confluence zeichnet sich als kollaborative Wissensdatenbank aus und verbessert das Projektmanagement mit Tausenden von Vorlagen, Spielen und Integrationen für maximale Flexibilität und Skalierbarkeit.
Tools konsolidieren und Arbeit zentralisieren
Confluence kombiniert Wissens-, Aufgaben- und Projektmanagement mit Teamzusammenarbeit. Du kannst ein Trello-Board für Projektmanagement im Kanban-Stil einbetten, wie Sprout Social. Oder integriere Confluence mit Jira für Agile-Projektmanagement, wie Castlight Health. Jira macht es dir einfach, Projekte zu planen, nachzuverfolgen und zu verwalten, während Confluence die Transparenz erhöht und projektbezogene Gespräche und Ressourcen zentralisiert.
Mit dem Team- und Unternehmenswachstum skalieren
Confluence wurde entwickelt, um Projektmanagement für technische Teams und Business-Teams sowie für kleine Unternehmen, Remote-Teams und Großunternehmen zu ermöglichen. Skaliere mit einer unbegrenzten Anzahl von Instanzen, um organisatorische Autonomie zu gewährleisten, Daten aus Sicherheitsgründen zu trennen oder Umgebungen anzupassen. Confluence verfügt auch über die Sicherheit, Compliance, Leistung und Zuverlässigkeit, die zur Unterstützung großer Unternehmen erforderlich sind, einschließlich garantierter SLA-Verfügbarkeiten, Datenresidenz in den USA, der EU, Australien oder Deutschland sowie Zertifizierungen nach DSGVO, SOC2 und mehr.
Arbeit und Informationen sichern und schützen
Wenn Teamkollegen kündigen, geht dann ihre Arbeit verloren? Confluence verhindert den Verlust von Projektarbeit, auch wenn Teamkollegen das Unternehmen verlassen. Du kannst Berechtigungen erstellen, Kontrollen festlegen und Administratorrollen zuweisen.
Leistung analysieren und optimieren
Was sich nicht messen lässt, kann nicht verwaltet werden. In Kombination mit Jira kannst du Fortschritte verfolgen, Aktivitäten überwachen und Berichte erstellen, um Projektabläufe und Workflows zu optimieren.
Projektmanagement ist die Grundlage für produktive Teams. Aber nicht alle Projektmanagement-Lösungen sind gleich. Finde heraus, warum mehr als 85.000 Unternehmen Confluence verwenden.
Projektmanagementvorlagen
Vorlage: Kundentyp
Mit der Kundentyp-Vorlage kannst du detaillierte Profile von Zielkunden für Marketing und Produktentwicklung erstellen – komplett mit Kundentypnamen, Zielen, Herausforderungen und Informationsquellen.
Vorlage für Customer Journey Mapping
Verwende diese Vorlage, um die Erfahrungen deiner Kunden mit deinem Produkt, einschließlich ihrer Emotionen und Probleme, zu verstehen.
Vorlage: Brainstorming mit Unterbrechung
Diese Confluence-Vorlage wird deinem Team helfen, neue Ideen zu entwickeln.
DACI-Vorlage
Mit dieser DACI-Vorlage kannst du die Rollen aller Teammitglieder bei der Entscheidungsfindung festlegen, um schneller die richtige Entscheidung treffen zu können.
Vorlage: Projektposter
Wenn Project Briefs und Projektaufträge nicht dein Ding sind, probiere stattdessen diese Vorlage für ein Projektposter aus.
Wichtige Vorteile von Projektmanagement
1. Bessere Zusammenarbeit
Wir wissen, dass wir mit anderen zusammenarbeiten müssen, um unsere Ziele zu erreichen, doch eine effektive Zusammenarbeit ist für die meisten von uns nicht einfach. Es gibt unterschiedliche Kommunikationsstile, unterschiedliche Organisationskonzepte und so viele andere Faktoren, die die Zusammenarbeit schwierig machen.
Projektmanagementsoftware gibt Teams einen besseren Überblick darüber, woran ihre Kollegen arbeiten, welche Fristen festgelegt wurden, wie ihre individuellen Aufgaben in den gesamten Projektprozess passen und vieles mehr. All dies trägt zum größten Nutzen der Projektmanagementsoftware bei: eine bessere und einfachere Projektzusammenarbeit.
2. Zentralisierte Kommunikation
Dein Team hat mit der Kommunikation in unübersichtlichen E-Mail-Schriftwechseln, direkten Chatnachrichten und Kommentaren, die in der ganzen Geschäftigkeit untergehen, zu kämpfen.
Das sind schlechte Neuigkeiten (und ist eine große Zeitverschwendung) für deine Projekte. Wenn Teammitglieder an zu vielen Orten nach Informationen suchen müssen, kommt es zu Missverständnissen, werden Fristen verpasst und Aufgaben vergessen – die Verwirrung wird immer größer.
In Projektmanagementsoftware findet die gesamte Kommunikation – von Zeitplänen und Statusupdates bis hin zu Feedback und Fragen – an einem einzigen Ort statt, der für jeden leicht zugänglich ist. So werden Silos beseitigt, damit jeder nicht nur sein Wissen teilen, sondern auch effektiv verwalten kann, wie und wo es geteilt wird.
3. Optimiertes Aufgabenmanagement
Damit deine Projekte erfolgreich umgesetzt werden können, müssen deine Teammitglieder wissen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind und wann sie sie erledigt haben müssen.
Unklare Zuständigkeiten und Anweisungen von Managern haben einen großen Anteil daran und die Arbeit mit zahlreichen Apps und Tools führt zu noch mehr Chaos.
Wenn einem Teammitglied in einem Tool eine Aufgabe zugewiesen wird, es jedoch mehr Zeit auf einer anderen Plattform verbringt, wird es diese wichtige Benachrichtigung verpassen. Wenn du deine Projekte in einer einzigen Software verwaltest, schließt du diese Lücken und kannst auch die größten und komplexesten Projekte in kleine Schritte und Aufgaben unterteilen.
Diese Aufgaben lassen sich dann den richtigen Teammitgliedern mit einer Frist zuweisen. Alle Aufgaben sind zentral an einem Ort zusammengefasst und die jeweiligen Mitarbeiter werden über ihre neuen Aufgaben informiert.
4. Eine zentrale Informationsquelle
Deine Projektmanagementsoftware dient als Repository für projektbezogene Informationen. Dokumente, Assets, Updates, Zeitleisten, Besprechungsnotizen und alles andere sollten in deiner Software aufbewahrt werden. (Wir haben für dich eine praktische Vorlage für Besprechungsnotizen, damit du den Überblick behältst!) Auf diese Weise ist alles zugänglich, geordnet und durchsuchbar. Deine Teammitglieder können benötigte Informationen schnell finden, ohne viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen zu verschwenden.
5. Steigerung der Effizienz
Zähle alle diese Vorteile zusammen und du erhältst den größten Nutzen von allen: Dein Team kommt schneller voran. Viel schneller.
Mit einer Projektmanagementsoftware kann dein Team besser kommunizieren. Deine Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Aufgaben sie als Nächstes erledigen sollten. Sie können die benötigten Informationen leicht finden.
Sie arbeiten wie eine gut geölte Maschine zusammen und verlieren erheblich weniger Zeit. Die Projektmanagement-Vorlage von Jira bildet bewährte Workflows ab, sodass Teams schnell loslegen können, anstatt jedes Mal, wenn sie ein neues Projekt erstellen müssen, ganz von vorne zu beginnen.
Arbeit zieht sich nicht mehr in die Länge, weil dein Team über die benötigten Ressourcen verfügt, um hochwertige Ergebnisse in einem beeindruckenden Tempo abzuliefern.
6. Fortschrittsverfolgung
Du möchtest nicht einfach nur ein Projekt abwickeln, sondern ein Projekt abliefern, das dein Budget nicht überschreitet, den Zeitplan einhält und die ursprünglichen Ziele erfüllt.
Diese wichtigen Elemente werden leicht aus den Augen verloren, wenn du bis zum Hals in Projektarbeit steckst. Doch solltest du diese Einschränkungen und Erwartungen genau im Blick behalten. Sonst wirst du mit nicht eingehaltenen Zeitplänen, Budgetüberschreitungen und vergeudeten Arbeitsstunden zu kämpfen haben, wenn Teammitglieder ihre Arbeit von vorne beginnen müssen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Projektmanagementsoftware organisiert deine Aufgaben so, dass Ausgaben, Fristen und andere projektbezogene Aktivitäten einfacher verfolgt werden können. Darüber hinaus kannst du Berichte erstellen, um den Fortschritt in den einzelnen Projektphasen zu überwachen, anstatt zu spät zu erkennen, dass du das Ziel nicht erreicht hast.
Vorteile des Projektmanagements mit Jira
Jira hilft Teams dabei, hochwertige Produkte erfolgreich zu planen, nachzuverfolgen und bereitzustellen, unterstützt durch spezielle Projektmanagement-Apps für Jira.
Zentralisierte Berichterstellung
Jira führt all deine Projektdaten zusammen, sodass du mühelos den Abschluss von Tasks verfolgen, Engpässe identifizieren und mit Zuversicht Entscheidungen treffen kannst.
Updates in Echtzeit
Jeder bleibt über die sofortigen Updates von Jira auf dem Laufenden, wodurch schnelle Reaktionen und eine konsistente Projektabstimmung gewährleistet sind.
Automatisierung ohne Code
Durch einfache Automatisierung ohne Code erleichtert dir Jira die Arbeit: So sparst du Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren.
Projekte mit Zuversicht verwalten
Mit Jira kannst du Teams aller Größen zum Erfolg führen und Ziele souverän erreichen.
Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen für gemeinnützige Organisationen und kleine Unternehmen.
